高職院校教學(xué)秘書工作探析

孫惠娟

（南京化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院社會(huì)科學(xué)部，江蘇南京210048）

高職院校教學(xué)秘書工作探析

孫惠娟

（南京化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院社會(huì)科學(xué)部，江蘇南京210048）

教學(xué)秘書是高職院校最直接的教學(xué)管理人員，是教務(wù)管理部門與系之間的橋梁和紐帶。教學(xué)秘書在穩(wěn)定教學(xué)秩序、規(guī)范教學(xué)管理中擔(dān)當(dāng)著不可或缺的角色。重視教學(xué)秘書工作，對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)工作的有序進(jìn)行、促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展起著重要作用。

高職院校教學(xué)秘書工作職責(zé)成長(zhǎng)推手

高職院校的教學(xué)秘書作為教學(xué)管理隊(duì)伍中的基層管理人員，既是學(xué)校的服務(wù)者，又是學(xué)校的管理者。教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中發(fā)揮著重要的作用，是聯(lián)系教與學(xué)的橋梁和紐帶，是師生之間的“潤滑劑”，是系主任的好助手。下面我就實(shí)際工作談一談教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)，以及如何更好地做好教學(xué)秘書工作。

一、高職院校教學(xué)秘書主要的工作職責(zé)

（一）負(fù)責(zé)階段性常規(guī)教學(xué)管理工作

教學(xué)秘書要將教務(wù)處等教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)定及相關(guān)決定或精神等，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給系主任、教研室里每位教師及全系學(xué)生，使教學(xué)工作正常有序。比如，期末考試通知，教師組卷，監(jiān)考安排，全校調(diào)、停課的通知，學(xué)生選課通知，英語四、六級(jí)考試和計(jì)算機(jī)考試通知等常規(guī)性的工作都必須及時(shí)準(zhǔn)確地通知教師和學(xué)生，否則將影響正常的教學(xué)秩序。

（二）對(duì)上級(jí)的信息的反饋

系主任工作繁忙，教師教學(xué)工作任務(wù)繁重，兩者平日接觸不多。教務(wù)處與教師、學(xué)生有一定的“距離”。領(lǐng)導(dǎo)與普通教師、教務(wù)處與學(xué)生之間的信息傳遞與交流的任務(wù)，都要由教學(xué)秘書完成。比如，廣大教師和學(xué)生對(duì)于學(xué)校的某些政策有一些自己的看法及意見，學(xué)生對(duì)課程和上課安排的有關(guān)想法，院督導(dǎo)成員、教師等在期中教學(xué)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題等，教學(xué)秘書都要負(fù)責(zé)將這些信息加以收集、整理，及時(shí)反饋給教務(wù)處，為師生解決實(shí)際問題。

（三）負(fù)責(zé)教學(xué)資料的管理與使用

凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料均屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案主要有三種。

1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表等信息。這類資料，保證了系主任和院教學(xué)督導(dǎo)人員隨機(jī)聽課等教學(xué)檢查工作，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源，也是迎接相關(guān)評(píng)估檢查的重要材料，必須做好教學(xué)資料的收集、整理、存檔工作，為系領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)管理提供基本依據(jù)。

2.學(xué)生記分冊(cè)、作業(yè)本、學(xué)生成績(jī)表等。這類資料，可以作為教師教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生學(xué)習(xí)過程的原始記錄，并且方便學(xué)生在期末考試后，一旦發(fā)現(xiàn)網(wǎng)上登錄的成績(jī)與實(shí)際成績(jī)有出入，就可以申請(qǐng)查詢記分冊(cè)等紙質(zhì)資料，以便進(jìn)行成績(jī)的重新評(píng)定。

3.每年的試卷、系里的日常教務(wù)資料等。這類資料，既方便了教師和學(xué)生查找相關(guān)信息，又為教師年終總結(jié)留下了可供查對(duì)的事實(shí)性材料。

（四）負(fù)責(zé)考務(wù)和學(xué)生成績(jī)管理工作

從學(xué)期期初補(bǔ)考，學(xué)期中的各類等級(jí)考試直至學(xué)期末的期終考試，學(xué)?？紕?wù)工作貫穿了整個(gè)學(xué)期的教學(xué)過程。因此，做好考務(wù)工作對(duì)保證考試正常進(jìn)行顯得尤為重要。教學(xué)秘書一方面要負(fù)責(zé)通知教師組卷、油印試卷、封裝試卷及合理地安排監(jiān)考教師等校內(nèi)考務(wù)工作，另一方面要協(xié)助教務(wù)處組織英語和計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名和發(fā)放等級(jí)證書工作。校內(nèi)考試結(jié)束后一周內(nèi)，教學(xué)秘書將學(xué)生的成績(jī)輸入成績(jī)管理系統(tǒng)，最后將學(xué)生成績(jī)表、試卷進(jìn)行存檔。

（五）教師年度工作量的計(jì)算

在教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書應(yīng)該全面服務(wù)于教學(xué)和科研。在一年一度結(jié)束的時(shí)候，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)系里教師的授課工作量和科研工作量的計(jì)算。授課工作量包括理論課時(shí)和實(shí)踐課時(shí)兩個(gè)方面，因此在核定、計(jì)算工作量時(shí)，必須以期初的教學(xué)安排為依據(jù)?？蒲泄ぷ髁堪ń處煹恼撐?、課題，以及一些獲獎(jiǎng)成果，這些都涉及教師的切身利益。因此，教學(xué)秘書必須細(xì)心、謹(jǐn)慎地計(jì)算好每一位老師的工作量，讓每位教師都得到合理、滿意的工作回報(bào)。

二、高職院校教學(xué)秘書必要的成長(zhǎng)推手

如何使高職院校教學(xué)秘書更好更快地成長(zhǎng)，我認(rèn)為有以下幾個(gè)方面。

（一）從教學(xué)秘書對(duì)自我提高的要求來看

1.要有良好的政治素質(zhì)和思想品德素質(zhì)。良好的政治素質(zhì)是做好管理工作的基體保證，良好的思想品德素質(zhì)是做好教學(xué)秘書的關(guān)鍵。教學(xué)秘書作為管理者，首先要愛崗敬業(yè)，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)和提高自己的政治素養(yǎng)。其次要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，用自己的言行來熏陶、引導(dǎo)、感染和教育學(xué)生。最后要實(shí)事求是，按原則辦事，使學(xué)校管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。在工作中，本著為教師、學(xué)生服務(wù)的宗旨，不計(jì)較個(gè)人得失，兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實(shí)實(shí)地工作。

2.要有較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)。首先，教學(xué)秘書從事具體的教學(xué)事務(wù)，工作量大，事務(wù)繁瑣，頭緒多，時(shí)間節(jié)點(diǎn)嚴(yán)格，一不小心就會(huì)造成教學(xué)事故。這就要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，發(fā)揮吃苦耐勞的精神，加班加點(diǎn)趕在時(shí)間節(jié)點(diǎn)前完成工作。其次，教學(xué)秘書在工作中要時(shí)刻保持熱情、旺盛的精力、樂觀的態(tài)度，發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，更好地為全校師生服務(wù)。

3.要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)、協(xié)作和溝通能力。在教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書是教務(wù)管理部門與各個(gè)院系之間的紐帶，是教學(xué)主任的參謀長(zhǎng)，是教師和學(xué)生溝通的橋梁，處在教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐地位，起著不可替代的協(xié)調(diào)作用。在處理日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書必須處理好幾個(gè)關(guān)系。第一，與教務(wù)處的關(guān)系。要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校教學(xué)管理制度，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的規(guī)范化，與教務(wù)處各個(gè)科員都要建立融洽的關(guān)系。第二，與系領(lǐng)導(dǎo)以及教研室主任的關(guān)系。要把教務(wù)處的教學(xué)安排與本系實(shí)際相結(jié)合，當(dāng)好系主任的助手，把各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)及時(shí)地落實(shí)給各位教研室主任。第三，與系里老師和學(xué)生的關(guān)系。教學(xué)秘書要把教務(wù)處的精神和主任的教學(xué)要求及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給各位老師，把學(xué)生對(duì)老師的教學(xué)疑問反饋給任課教師，為教學(xué)創(chuàng)造一個(gè)和諧的師生關(guān)系環(huán)境。

4.要有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)。良好的業(yè)務(wù)和文化素質(zhì)是教學(xué)秘書履行職責(zé)的基本要求。這就要求教學(xué)秘書不斷在工作中吸取經(jīng)驗(yàn)，完善自我，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一名合格的教學(xué)秘書必須具有較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和良好的口頭表達(dá)能力，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地進(jìn)行書面語言寫作，簡(jiǎn)明、扼要地完整地表達(dá)思想。同時(shí)，教學(xué)秘書在處理日常人際關(guān)系時(shí)，也應(yīng)當(dāng)注意自己的外表形象，表現(xiàn)出教學(xué)秘書人員應(yīng)有的修養(yǎng)和風(fēng)度，他們也是系對(duì)外形象宣傳的窗口。

5.要有健康的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)輔助性工作，教學(xué)秘書必須具備健康的心理素質(zhì)，樹立“全心全意為師生服務(wù)”的思想。健康的心理素質(zhì)主要表現(xiàn)在：首先，性格要堅(jiān)韌頑強(qiáng)。要有較強(qiáng)的心理承受能力，能夠承受失敗和困難，具有百折不撓的精神。其次，保持良好的情緒狀態(tài)。秘書工作大都是與人打交道，在工作中要協(xié)調(diào)好各種人際關(guān)系，嚴(yán)于律己，寬以待人。因此，教學(xué)秘書對(duì)人對(duì)事要豁達(dá)大度，在堅(jiān)持原則的前提下采取寬容、忍讓的態(tài)度，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)熱情、細(xì)致周到，對(duì)同事熱情關(guān)心、樂于助人，對(duì)學(xué)生要耐心、貼心。

6.要有勇于創(chuàng)新的能力。作為一名高素質(zhì)的教學(xué)秘書，不應(yīng)只是一個(gè)“傳話筒”，應(yīng)該具有開拓創(chuàng)新能力。創(chuàng)新是一個(gè)學(xué)校的靈魂。有創(chuàng)新才有發(fā)展，教學(xué)秘書不是進(jìn)行機(jī)械、繁雜的工作，也不是簡(jiǎn)單意義上的“勤雜工”，而是必須具有創(chuàng)新意識(shí)，緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢(shì)、新路子，樹立全新的意識(shí)和理念，在日常工作中不斷總結(jié)、不斷創(chuàng)新，在工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力。同時(shí)，要善于利用現(xiàn)代化的管理手段，不斷創(chuàng)新工作方法，充分利用OFFICE現(xiàn)代辦公軟件、教務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等工具，以便提高工作效率。

（二）從學(xué)校對(duì)教學(xué)秘書工作的關(guān)注度來看

學(xué)校應(yīng)改變觀念，重視教學(xué)秘書工作。

1.學(xué)校應(yīng)改善教學(xué)秘書的待遇。教學(xué)秘書平時(shí)工作任務(wù)重、責(zé)任大、難度高，付出的勞動(dòng)得不到應(yīng)有的尊重和理解，取得的成績(jī)得不到領(lǐng)導(dǎo)和同事客觀、公正的評(píng)價(jià)和認(rèn)可，從而造成教學(xué)秘書積極性下降，情緒波動(dòng)大，不安心教學(xué)秘書工作，離崗、轉(zhuǎn)崗人員比較多，導(dǎo)致教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定。有的大多數(shù)高職院校教學(xué)秘書是兼職教師，上課之余還需要處理系里的教學(xué)事務(wù)，不能夠?qū)Ｐ挠诮虒W(xué)管理工作。因此，學(xué)校應(yīng)該配備專職的教學(xué)秘書，提高他們的待遇，從而可以激發(fā)他們的工作熱情，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，有利于教學(xué)管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

2.學(xué)校應(yīng)經(jīng)常組織教學(xué)秘書開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)。由教務(wù)處牽頭，把教學(xué)秘書召集在一起，開展教學(xué)事務(wù)上的交流，對(duì)教學(xué)管理中出現(xiàn)的一些典型事例進(jìn)行研討。在彼此的交流中，可以發(fā)現(xiàn)他人的長(zhǎng)處，以達(dá)到取長(zhǎng)補(bǔ)短之目的，提高管理水平。

另外，學(xué)校還應(yīng)該為教學(xué)秘書提供到其他院校參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，開闊教學(xué)秘書工作視野，提高工作效率。

3.學(xué)校應(yīng)給予教學(xué)秘書工作上的關(guān)心和幫助。教學(xué)秘書的工作任務(wù)重而且繁雜，對(duì)工作中出現(xiàn)的失誤，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予理解和寬容，幫助他們分析情況，克服困難，度過難關(guān)。

三、結(jié)語

隨著高職院校二級(jí)管理體制的不斷推進(jìn)，作為一名合格的教學(xué)秘書，應(yīng)該明確自己的崗位職責(zé)，樹立“四心”的觀念——對(duì)待工作要細(xì)心，對(duì)待學(xué)生要熱心，對(duì)待同事要愛心，對(duì)待自己要有平常心，堅(jiān)持“以人為本”的理念，通過溝通、協(xié)調(diào)學(xué)校、領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生的關(guān)系，全面地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，在全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮出積極的作用，使高職院校的教學(xué)管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。

［1］薛寶穎.對(duì)高校教學(xué)秘書工作的認(rèn)識(shí)與思考［J］.河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào):農(nóng)林教育版，2009.

［2］胡玉玲.教學(xué)秘書工作探討.考試周刊，2009.

［3］王鴻奎.高校教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)初步體會(huì).現(xiàn)代服務(wù)，2008.

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