基層健康教育工作檔案的收集與管理

許 蓉

（玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南 玉溪 653100）

基層健康教育工作檔案的收集與管理

許 蓉

（玉溪市紅塔區(qū)疾病預(yù)防控制中心，云南 玉溪 653100）

隨著基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn)，基層健康教育工作檔案的收集與管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，必須以《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2009年版）》為原則，理清思路，科學(xué)分類，規(guī)范管理，發(fā)揮檔案信息資源的基礎(chǔ)性功能，才能更好地完成基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作。

檔案收集管理；健康教育

健康教育是以傳播、教育、干預(yù)為手段，以幫助個(gè)體和群體改變不健康行為和建立健康行為為目標(biāo)，以促進(jìn)健康為目的所進(jìn)行的系列活動(dòng)及其過程[1]。每一個(gè)健康教育項(xiàng)目與活動(dòng)，都要經(jīng)歷規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和評價(jià)這幾個(gè)階段，在整個(gè)過程中，將形成大量不同載體的檔案，其中有文書檔案、專業(yè)檔案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，這些檔案不僅體現(xiàn)了上級(jí)文件精神和基層以往工作意圖，而且對這些精神和意圖的貫徹實(shí)施提供了證明，它不僅如實(shí)地記錄了健康教育工作的進(jìn)程，還總結(jié)積累下大量的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對發(fā)揚(yáng)成績、吸取教訓(xùn)、改進(jìn)工作起到了巨大的指導(dǎo)作用。但健康教育檔案的收集、整理工作正是基層健康教育工作的薄弱環(huán)節(jié)，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院，特別是衛(wèi)生所的健康教育檔案分類不清、項(xiàng)目不全、內(nèi)容貧乏，不能如實(shí)反映日常工作的整個(gè)過程，更不能體現(xiàn)自己工作的特色和內(nèi)涵?；竟残l(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn)，對基層健康教育檔案的收集、整理工作提出了更高要求，因此，基層健康教育專兼職人員更要時(shí)刻關(guān)注工作進(jìn)展情況，隨時(shí)收集工作過程中形成的一切資料，本著方便實(shí)用的原則，采取平時(shí)收集和年終收集相結(jié)合的方法，及時(shí)將匯集的材料編排入檔案，建立有條不紊、簡便易行的檢索程序，才有利于基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的深入發(fā)展。

1 基層健康教育工作檔案的分類

圍繞《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2009年版）》要求，筆者根據(jù)多年的工作實(shí)踐，認(rèn)為以下幾類資料是今后在基本公共衛(wèi)生服務(wù)工作中必須立檔的。

健康教育機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備等基礎(chǔ)資料；健康教育年度工作計(jì)劃、總結(jié)；健康教育媒體材料的流通情況； 健康教育宣傳欄的更換記錄；公眾健康咨詢活動(dòng)資料；健康知識(shí)講座資料；調(diào)查研究、科研設(shè)計(jì)、效果評價(jià)的原始資料、總結(jié)、報(bào)告、論著等；各種專業(yè)會(huì)議、培訓(xùn)、交流的業(yè)務(wù)資料。

2 基層健康教育工作檔案的收集整理

《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2009年版）》對基層提供健康教育媒體材料、宣傳欄更換、開展公眾咨詢活動(dòng)、舉辦健康知識(shí)講座等工作的考核指標(biāo)有明確規(guī)定：一是發(fā)放健康教育印刷資料的種類和數(shù)量。二是播放健康教育音像資料的種類、次數(shù)和時(shí)間。三是健康教育宣傳欄設(shè)置和內(nèi)容更新情況。四是舉辦健康教育講座和健康教育咨詢活動(dòng)的次數(shù)和參加人數(shù)[2]。

針對以上指標(biāo)，以往只做不留痕跡的衛(wèi)生宣傳工作模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)衛(wèi)生改革的需要，只有在健康教育工作資料檔案的收集、管理上下足功夫，把健康教育檔案管理工作做實(shí)、做細(xì)，才有利于基層健康教育工作的良性發(fā)展。

2.1 提供健康教育媒體材料

健康教育媒體材料泛指健康教育活動(dòng)中所使用的輔助材料，如傳單、報(bào)刊、小冊子、墻報(bào)、折頁、標(biāo)語、宣傳畫等印刷平面材料和錄像片、錄音帶、光盤等聲像材料等[1]。健康教育媒體材料的來源除了自制，還有上級(jí)下發(fā)、外地交流等。

以往，基層健康教育工作人員對這一塊工作的做法往往局限于發(fā)放印刷品、播放音像資料，而不做任何登記管理，由于缺乏有效監(jiān)管，有的甚至將印刷品當(dāng)廢紙?zhí)幚?，造成人為浪費(fèi)。基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，要求基層在各種媒體材料流入后，必須認(rèn)真做好流通登記，對材料的流入時(shí)間、流入單位以及材料名稱、內(nèi)容、形式、數(shù)量及其去向或用途等進(jìn)行詳細(xì)登記，并留樣保存。使用過程中，做好發(fā)放記錄，集中發(fā)放的要讓領(lǐng)取單位簽名，并留下對方聯(lián)系方式，便于日后對資料使用情況做進(jìn)一步的跟蹤調(diào)查。播放音像資料時(shí)，做好播放內(nèi)容、日期、次數(shù)、累計(jì)時(shí)間、責(zé)任人，收看人群及人數(shù)等的記錄也很有必要。

2.2 設(shè)置健康教育宣傳欄

一直以來，考核基層健康教育宣傳欄是否更換只需出示宣傳欄的文字材料即可，這為檔案的造假提供了可能，為杜絕健康教育宣傳欄檔案資料造假成為普遍現(xiàn)象，在版面制作過程中必須在版面上留日期，同時(shí)以照片資料為依據(jù)。所以，為基層配備相機(jī)等設(shè)備勢在必行。

2.3 開展公眾健康咨詢活動(dòng)

利用各種健康主題日或針對轄區(qū)重點(diǎn)健康問題，開展健康咨詢活動(dòng)并發(fā)放宣傳資料是基層開展健康教育工作的主要方式，但很多基層單位僅限于參與，沒有收集活動(dòng)資料的意識(shí)，最終導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)數(shù)字任意編造，甚至同一活動(dòng)在不同文字資料上的統(tǒng)計(jì)數(shù)字都不同。即使有的基層單位能提供活動(dòng)相關(guān)資料，但由于資料不全，不能體現(xiàn)資料的真實(shí)性，從而使健康教育檔案資料失去了其基礎(chǔ)性功能。因此，活動(dòng)后認(rèn)真填寫《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2009年版）》附表《健康教育活動(dòng)記錄表》，把活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、形式、主辦單位、合作伙伴、參與人數(shù)、宣傳品發(fā)放種類及數(shù)量、活動(dòng)主題、宣教人、活動(dòng)小結(jié)、活動(dòng)評價(jià)一一填寫清楚，并將活動(dòng)所產(chǎn)生的相關(guān)書面材料或圖片材料、印刷材料、影音材料、居民簽到表及其他材料盡可能多地搜集起來，因?yàn)橹挥袕谋姸嗟臄?shù)量中經(jīng)過鑒別、比較才能篩選出質(zhì)量高的文件，所謂量中求質(zhì)，就是這個(gè)道理。

2.4 舉辦健康知識(shí)講座

隨著人民生活水平的不斷提高，定期舉辦面對面的健康知識(shí)講座，已逐漸成為人們喜愛的健康教育服務(wù)手段之一。但由于基層健康教育師資的匱乏，使這一項(xiàng)工作無法在鄉(xiāng)鎮(zhèn)乃至村一級(jí)深入開展，只有通過基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，大力培養(yǎng)基層健康教育師資力量，把工作開展起來后，再按上述收集公眾健康咨詢活動(dòng)檔案資料的方法，把健康知識(shí)講座檔案建立起來，為今后的工作方式方法及效果評估提供理論和實(shí)踐方面的指導(dǎo)，使基層健康教育工作得到長足發(fā)展。

3 為加強(qiáng)基層健康教育檔案管理工作的建議

3.1 健全制度

建立健全檔案管理和各項(xiàng)規(guī)章制度是做好檔案工作的前提。要制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)章制度，如：檔案室安全制度、查閱制度、入檔文件要求、材料收集制度等。有條件的基層健康教育機(jī)構(gòu)要建立電子檔案，探索現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理。要逐步形成一套自己的檔案管理操作程序，健全完善檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，制定一整套規(guī)范合理的管理制度，使檔案工作建立在科學(xué)規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2 全員收集

歸檔文件要齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。為了使材料收集齊全又分散工作量， 可以實(shí)行全員參與、責(zé)任到人的方法，使檔案工作與每個(gè)人都有聯(lián)系，做到分工明確人人有責(zé)，及時(shí)移交定時(shí)歸檔。

3.3 分類歸檔

分類歸檔是基層健康教育檔案管理中最重要的環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)基層檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化的關(guān)鍵?；鶎咏】到逃龣C(jī)構(gòu)的各類檔案都應(yīng)逐件登記、編制目錄、分類保存；文書檔案需要科學(xué)分類歸檔管理，結(jié)合基層健康教育工作實(shí)際并遵循檔案分類科學(xué)、實(shí)用、清晰、明了的原則。

3.4 妥善保存

檔案資料收集整理歸檔后還要妥善保存。首先要保證所有存檔文件不丟失，并注意防火、防盜、防浸水；其次應(yīng)嚴(yán)格借閱制度，及時(shí)歸還放入原卷，同時(shí)機(jī)密文件要注意保密，不得隨便外借，嚴(yán)守檔案管理的有關(guān)規(guī)定。積極研究計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的存儲(chǔ)、加工、管理開發(fā)、利用等新技術(shù)，以適應(yīng)基層健康教育檔案管理工作的需要。

3.5 充分利用

檔案反映了基層健康教育機(jī)構(gòu)許多豐富的有價(jià)值的信息，檔案是過去經(jīng)驗(yàn)的積累，記錄了基層健康教育發(fā)展的歷史，更重要的是隨著衛(wèi)生改革形勢的發(fā)展，有些方法過時(shí)了，有些方法仍然有成效，我們可以通過翻閱檔案，針對當(dāng)前形勢，揚(yáng)長避短、與時(shí)俱進(jìn)，把健康教育工作搞得更加有聲有色。

4 基層健康教育檔案管理發(fā)展的思考

4.1 檔案管理意識(shí)要由被動(dòng)變主動(dòng)

檔案管理者的思想觀念要轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)水平要不斷提高。首先要使基層健康教育工作者了解檔案工作的重要性，使大家對檔案管理有一定的了解和認(rèn)識(shí)；其次要善于利用各種有利時(shí)機(jī)收集檔案材料。

4.2 檔案管理手段要由舊變新

首先檔案人員要具備過硬的、扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，使管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)從單一型、封閉型轉(zhuǎn)化為綜合型、開放型；第二，檔案人員應(yīng)掌握現(xiàn)代化管理工具，熟練掌握電腦操作，以方便快捷的方法，增強(qiáng)信息交往能力，從而提高工作效率。

4.3 管理層次由淺變深

為了更好地利用和挖掘基層健康教育檔案資源，在收集整理檔案過程中，應(yīng)對檔案中相關(guān)聯(lián)性的資料進(jìn)行分析、分類。用科學(xué)的方法開發(fā)健康教育檔案的更多功能，協(xié)助基層健康教育工作人員挖掘檔案資料中蘊(yùn)含的知識(shí)資源，使其能夠及時(shí)獲取信息，并從信息中獲取、提煉和開發(fā)出有參考價(jià)值的東西。

[1] 田本淳.健康教育與健康促進(jìn)實(shí)用方法[M].北京:北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社,2005:1.

[2] 衛(wèi)生部.《國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范（2009年版）》[Z].2009

R197.32

B

1003-2800（2010）06-0564-02

2010-07-15

許 蓉（1973-），女，云南玉溪人，大專，健康教育技師，主要從事基層健康教育工作。

鄒 鈺）

● 海上述林 ●