醫(yī)院藥品采購規(guī)范化管理的探討

曲秀君 張君 徐德麗

藥品是醫(yī)院為了保證醫(yī)療活動正常開展而儲存的必不可少的特殊商品,是醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分,藥品質(zhì)量的優(yōu)劣,直接關(guān)系到患者的身體健康乃至生命安全。也影響到醫(yī)院的經(jīng)濟效益及健康發(fā)展。而加強藥品的采購管理,規(guī)范藥品的采購行為,是保證藥品質(zhì)量安全有效的前提?，F(xiàn)就醫(yī)院藥品采購的規(guī)范化管理作一初步探討。

1 藥品采購管理組織規(guī)范化

醫(yī)院根據(jù)《藥品管理法》、《醫(yī)療機構(gòu)藥事管理規(guī)定》等法律法規(guī)建立健全藥品采購管理的各項規(guī)章制度,成立藥品采購管理組織,由分管院長負責,成員包括藥劑科、紀檢、財務(wù)科、審計科及臨床科室主任等,負責藥品采購計劃、新藥引進、供貨公司評價、藥品品種、價格,采購合同及付款等環(huán)節(jié)的審核、監(jiān)督。制定了新藥引進、藥品采購、儲存、出庫、藥品調(diào)劑及臨床科室的藥品管理使用工作制度及操作規(guī)程。明確各崗位職責、權(quán)限,強化各流程的監(jiān)督和制約,使各項管理制度合法、適用,全面系統(tǒng),保證藥品工作安全有序。

2 采購程序規(guī)范化

2.1 供貨方的規(guī)范化管理 醫(yī)院根據(jù)藥品供應(yīng)情況及醫(yī)療需求,按照藥品集中招標采購工作制度等有關(guān)規(guī)定,建立合格供方管理制度、首營企業(yè)及首營品種審核制度供貨公司的業(yè)績考核制度等,確立藥品采購主渠道,合理選擇供貨方。藥劑科將供方的資料匯總整理,上報藥品招標采購辦公室,對供貨方進行選擇、評價。評價、選擇的準則為:①藥廠及經(jīng)銷商的生產(chǎn)、經(jīng)營資質(zhì)齊全,提供公司的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)或經(jīng)營許可證,GMP或GSP證書,授權(quán)委托書、身份證復(fù)印件等相關(guān)資質(zhì)證明。②對供方的質(zhì)量管理體系進行評價。所提供藥品符合國家標準對供方提供藥品的歷史情況、質(zhì)量狀況、及其他使用者的經(jīng)驗,自身的顧客滿意度水平、發(fā)生重大質(zhì)量問題時的情況等信息進行評價。③對供方的履約能力、財務(wù)經(jīng)營狀況、價格及售后服務(wù)和支持能力如遇有藥品近期發(fā)生不良反應(yīng)等情況時供方的應(yīng)變能力等條件進行評價[1]。經(jīng)過評價、選擇后,確立合格供方,并簽訂相應(yīng)的采購合同。建立合格供方檔案,藥劑科留存?zhèn)洳?。建立《合格供方名錄》并由院長審批后生效,由藥劑科負責合格供方的動態(tài)管理,每年對合格供方供貨業(yè)績進行評價,將供貨不能滿足規(guī)定要求的,報院長審批后,取消合格供方。根據(jù)供貨需求及合格供方選擇評價方法增補新的合格供方。通過對合格供方的規(guī)范化管理,及保證藥品采購過程的及時有效,保證臨床使用藥品質(zhì)量,也使醫(yī)院的藥品采購管理合理規(guī)范。

2.2 采購藥品規(guī)范化

2.2.1 建立藥品采購審批制度 醫(yī)院藥品采購由藥劑科專職采購員進行采購,其他任何部門和個人不得行使采購權(quán)。普通藥品的采購授權(quán)由藥庫保管根據(jù)各部門申請及庫存情況,每周制定采購計劃,交采購人員報藥劑科主任審核分管院長審批后,根據(jù)醫(yī)院的采購政策進行采購。新藥的采購按照《新藥引進管理制度》,由臨床科室主任根據(jù)業(yè)務(wù)的開展情況填寫新藥申請表,報藥劑科統(tǒng)一匯集整理,報醫(yī)院藥事管理委員會討論通過,由藥劑科組織采購,臨床急需、特殊需要藥品由臨床科室主任填寫急、特需藥品申請單,報藥劑科主任審核、分管院長審批后采購員方可采購。特殊管理的藥品采購,包括麻醉、精神、毒性藥品,易制毒藥品、疫苗的采購等按照相關(guān)管理制度采購。

2.2.2 制定科學(xué)的采購計劃,保持合理庫存 藥品采購在保證藥品及時供應(yīng)的同時,要加速藥品周轉(zhuǎn)率,合理控制庫存。降低藥品采購成本,提高藥品占用資金的使用率。我們探索制定合理的采購模式,制定科學(xué)的采購計劃。藥庫參照相對零庫存的采購模式[2]及常用的 ABC管理模式[3],在制定采購計劃時充分考慮用藥的季節(jié)性以及藥品的有效期等諸多因素,根據(jù)我院基本用藥目錄及有關(guān)招標采購規(guī)定,每周制定采購計劃,一般按照一月用量采購,對于一些有效期比較短、用量較為波動,采用少購勤購的原則,特需藥采購為一次采購量,新藥采購根據(jù)臨床申請少量采購,并做好用藥調(diào)查,及時與臨床科室溝通,掌握新藥的臨床使用情況。對用量使用正常的新藥進入醫(yī)院藥品基本用藥目錄常規(guī)采購。對半年用量很少的新藥上報藥事管理委員會淘汰使用,不再采購。

3 采購藥品帳物管理規(guī)范

3.1 藥品驗收入庫管理 對購進藥品嚴格執(zhí)行入庫驗收制度,由藥庫保管員及采購員根據(jù)藥品隨貨通行單及發(fā)票核對通用名、劑型、規(guī)格、批號、批準文號、數(shù)量等,特別注意核對效期、數(shù)量、產(chǎn)地等,對進口藥品保存《進口藥品檢驗報告書》及《進口藥品通關(guān)單》,對需冷藏的藥品檢查是否符合運輸?shù)臉藴?。對實行批簽發(fā)的生物制品核對《生物制品批簽發(fā)合格證》及《生物制品檢驗報告書》,驗收合格后填寫相關(guān)驗收記錄,簽字確認,交由藥品會計入庫。

3.2 藥品出庫管理 藥庫保管根據(jù)各領(lǐng)藥科室提交的申請單,藥庫發(fā)藥人員按領(lǐng)藥單上的數(shù)量發(fā)放藥品,發(fā)藥時遵循先產(chǎn)先出、近期先出的原則。出庫單一式三份,領(lǐng)藥科室和藥庫各保存一份,領(lǐng)藥人員與發(fā)藥人員各自簽字后存檔。一份交會計上報財務(wù)科。

3.3 藥品儲存管理 藥品入庫驗收后,藥庫保管員根據(jù)藥品的性狀、儲存條件進行分類存放、養(yǎng)護和發(fā)放。藥庫標識明確,按照藥品的質(zhì)量狀況標識為待驗區(qū)、退貨區(qū)、不合格區(qū)、合格區(qū)、發(fā)貨區(qū)。按“先產(chǎn)先出,先進先出、易變先出、近期先出”的原則發(fā)放藥品[4]。藥庫每季度盤點一次,并有財務(wù)科人員參加監(jiān)督核對。

3.4 藥品采購記錄管理 采購記錄是證明藥品采購的合法性、真實性、完整性及準確性的前提。包括采購計劃單、入庫單、出庫單、科室申請單、藥品驗收記錄、采購合同、合格供方檔案、藥品的價格文件、相關(guān)藥品的變更資料等由專人負責整理歸檔保存?zhèn)洳閇5],記錄必須真實、完整,不得隨意涂改,并有相關(guān)授權(quán)人員簽字確認。

3.5 藥品付款管理 由審計科對采購藥品發(fā)票、入庫單、采購計劃、采購合同等相關(guān)憑證進行審核,確認是否有相關(guān)人員的審批、簽字,入庫單的藥品與計劃是否一致,是否按照相應(yīng)的合同條款執(zhí)行,審核無誤后,交由財務(wù)科進行相應(yīng)的付款處理。

總之,健全藥品采購管理制度,規(guī)范藥品采購流程,對藥品采購的各環(huán)節(jié)加強控制監(jiān)督管理,才能保證藥品采購工作的規(guī)范有序,保證藥品質(zhì)量,維護患者和醫(yī)院的共同利益。

[1]張文麗,嵇云.醫(yī)院藥品采購質(zhì)量管理中供方評價方法.解放軍醫(yī)院管理雜志,2002,9(4):375-376.

[2]毛晨梅,蔣云,王誠,等.醫(yī)院藥品相對零庫存在藥品采購中的應(yīng)用.抗感染藥學(xué),2009,6(1):69.

[3]李滔,胡欣.醫(yī)院藥房庫存藥品 ABC法分類管理.首都醫(yī)藥,2004,11(16):4.

[4]劉初陽.IS09000在藥品采購與藥庫管理中的應(yīng)用.醫(yī)學(xué)信息,2005,18(2):95.

[5]楊銘.規(guī)范醫(yī)院招標藥品采購-審計引發(fā)的思考.海峽藥學(xué),2008,20(1):105.