淺談企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中供應(yīng)商信息平臺(tái)的建立

河北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 徐文 郭建梅

石家莊寶石電真空玻璃有限公司 穆建宏

企業(yè)采購(gòu)行為決定了各類社會(huì)資源的利用效率，決定了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，決定了企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的地位。在企業(yè)采購(gòu)管理業(yè)務(wù)工作中，供應(yīng)商管理是最重要、最關(guān)鍵的工作之一，供應(yīng)商決定了企業(yè)采購(gòu)物品的質(zhì)量、價(jià)格和性能。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，建立一套完整的專業(yè)化的供應(yīng)商信息資源庫(kù)要經(jīng)過(guò)多年的經(jīng)營(yíng)與運(yùn)作，供應(yīng)商信息的收集、整理與利用要通過(guò)采購(gòu)部門利用各種途徑收集到的供應(yīng)商成百上千份資料，這些資料是企業(yè)的“固定資產(chǎn)”之一，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善整理與歸檔。供應(yīng)商資料的整理與歸檔應(yīng)能夠?yàn)槠髽I(yè)生產(chǎn)與發(fā)展提供一個(gè)信息平臺(tái)，這個(gè)信息平臺(tái)的建立前提就是要有系統(tǒng)地、規(guī)范化的、不斷更新的動(dòng)態(tài)化信息資源作保證。因此，如何擁有豐裕的、穩(wěn)定的供應(yīng)商資源，保證企業(yè)能夠即時(shí)獲取生產(chǎn)物料，降低生產(chǎn)過(guò)程中的倉(cāng)儲(chǔ)及運(yùn)輸?shù)确窃鲋淡h(huán)節(jié)的成本，成為企業(yè)管理工作中的重要研究課題。

來(lái)自哈佛大學(xué)的一項(xiàng)研究表明，市場(chǎng)信息將和資金、技術(shù)、人才并稱為企業(yè)的四大競(jìng)爭(zhēng)力。供應(yīng)商信息平臺(tái)的建立將成為企業(yè)發(fā)展的重要“能源”。

1 供應(yīng)商信息收集的廣泛性與信息評(píng)審的客觀性相統(tǒng)一

供應(yīng)商信息的收集與評(píng)審是信息平臺(tái)建立的基礎(chǔ)。供應(yīng)商信息的收集與評(píng)審要遵循完整性、目標(biāo)性、時(shí)效性和實(shí)用性的原則。

信息收集可以分為兩大類：一類是系統(tǒng)化的收集，一類是臨時(shí)性的收集。系統(tǒng)化的信息收集一般是針對(duì)企業(yè)采購(gòu)中經(jīng)常采購(gòu)的物資產(chǎn)品及相關(guān)的信息收集。通常應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)部門建立一套各部門共享的信息資源庫(kù)，以提高信息利用、監(jiān)督效率。對(duì)于有諸如制售假冒偽劣商品、走私販私、偷稅漏稅、逃避債務(wù)、違約毀約等違背誠(chéng)信原則行為的供應(yīng)商，設(shè)定為黑色目標(biāo)，拒絕其進(jìn)入企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)。而對(duì)已經(jīng)進(jìn)入企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)的供應(yīng)商，根據(jù)其在參與企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目過(guò)程中的表現(xiàn)和履約記錄進(jìn)行信用考核與評(píng)分，評(píng)定信用等級(jí)，這樣可以使采購(gòu)部門降低收集供應(yīng)商信息的成本，提高效率，同時(shí)也可以使收集的供應(yīng)商信息更加規(guī)范、有效和可信。系統(tǒng)收集信息的途徑有很多，包括公開的共享資源庫(kù)的利用和采購(gòu)機(jī)構(gòu)的各種采購(gòu)活動(dòng)中獲取的信息等，這些是信息來(lái)源的重要途徑。臨時(shí)性信息收集是針對(duì)某一次采購(gòu)而言的，是對(duì)系統(tǒng)性收集不足的地方進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)查，一般比較具體和詳細(xì)。無(wú)論采用哪一種方法，收集的信息都應(yīng)當(dāng)是全面的，真實(shí)的，準(zhǔn)確而及時(shí)的情報(bào)，是企業(yè)做出正確決策并超越競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的最銳利的武器之一。

供應(yīng)商信息評(píng)審是指由企業(yè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商企業(yè)進(jìn)行技術(shù)、資金、信譽(yù)、管理等多方面信息的評(píng)估審查，審查標(biāo)準(zhǔn)要具有客觀性。既要關(guān)注供應(yīng)商企業(yè)的過(guò)去狀況，更要關(guān)注該企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀；評(píng)估過(guò)程中，不但要關(guān)注供應(yīng)產(chǎn)品的信息，更要關(guān)注企業(yè)文化理念的發(fā)展與建設(shè)。這些項(xiàng)目都將影響采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商之間的戰(zhàn)略合作關(guān)系能否持久發(fā)展。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈化，對(duì)供應(yīng)商信息評(píng)審還應(yīng)擴(kuò)大到能夠反映供應(yīng)商活動(dòng)的時(shí)間運(yùn)營(yíng)的信息上去，包括對(duì)供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、交貨量、價(jià)格、服務(wù)水平等方面。對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)而言，對(duì)供應(yīng)商信的評(píng)審會(huì)應(yīng)擴(kuò)展到供應(yīng)商的支持服務(wù)、供應(yīng)商參與本企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)的表現(xiàn)等方面，即把評(píng)審指標(biāo)從訂單、交單實(shí)現(xiàn)過(guò)程延伸到產(chǎn)品的開發(fā)過(guò)程。這樣的評(píng)審才有利于采購(gòu)企業(yè)與供應(yīng)商企業(yè)建立長(zhǎng)久的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。

2 供應(yīng)商信息分類的科學(xué)性與信息保管的規(guī)范性相統(tǒng)一

供應(yīng)商信息的科學(xué)整理與保管是信息平臺(tái)發(fā)揮效用的前提。在廣泛收集信息的基礎(chǔ)上還應(yīng)當(dāng)對(duì)信息進(jìn)行整理、分析，歸納、總結(jié)出對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策起重要作用的信息，這樣的信息可稱為信息的信息，相對(duì)具有宏觀性，在利用上具有相對(duì)的深度和廣度。歷次詢價(jià)所獲取的供應(yīng)商信息不具有可比性，管理者決策時(shí)還是無(wú)法判斷本次采購(gòu)成本是高是低。要改進(jìn)采購(gòu)管理模式，就一定要改進(jìn)采購(gòu)信息的管理模式，要對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行充分的分析與整理，并對(duì)整理結(jié)果進(jìn)行妥善保管和利用，為決策者的決策行為提供有效幫助。對(duì)供應(yīng)商信息分類保管涵蓋三項(xiàng)工作內(nèi)容：信息分類、信息編碼處理、信息保管。

首先，對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行科學(xué)分類，分類標(biāo)準(zhǔn)要具有統(tǒng)一性和實(shí)用性，便于操作與更新，特別是要符合企業(yè)性質(zhì)。分類標(biāo)準(zhǔn)可繁、可簡(jiǎn)，但一定要涵蓋以下內(nèi)容：第一類信息為供應(yīng)商企業(yè)資信情況。包括企業(yè)概況、獲取的國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織9001產(chǎn)品認(rèn)證情況、市場(chǎng)定位情況、行業(yè)資質(zhì)及管理質(zhì)量和工作能力狀況、公司最近三年的年度報(bào)告等信息匯總；第二類信息為供應(yīng)商產(chǎn)品情況。包括產(chǎn)品的開發(fā)設(shè)計(jì)生產(chǎn)能力、技術(shù)設(shè)備狀況、質(zhì)量體系與外部標(biāo)準(zhǔn)比較、轉(zhuǎn)包的程度和質(zhì)量控制及有效性評(píng)價(jià)、產(chǎn)品的可得到性和交付的時(shí)間與方式、行管產(chǎn)品帶來(lái)的附加值等；第三類信息為供應(yīng)商企業(yè)的外部相關(guān)信息。包括企業(yè)的主要競(jìng)爭(zhēng)者概況、企業(yè)資源來(lái)源概況、企業(yè)的地理位置或供應(yīng)地點(diǎn)、是否為經(jīng)濟(jì)集團(tuán)成員等情況。其次，對(duì)采集的信息進(jìn)行編碼處理。信息編號(hào)要做到惟一性、合理性、可擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性、適用性和規(guī)范性。惟一性是指在一個(gè)分類編碼標(biāo)準(zhǔn)中，每一個(gè)編碼對(duì)象僅有一個(gè)代碼，一個(gè)代碼惟一地表示一個(gè)編碼對(duì)象；合理性是指代碼結(jié)構(gòu)要與分類體系相適應(yīng)，要符合企業(yè)管理信息的特征和發(fā)展需要；可擴(kuò)充性是指編號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)暮髠淙萘浚员氵m應(yīng)供應(yīng)商信息不斷擴(kuò)充的需要；簡(jiǎn)單性是指編號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)盡量簡(jiǎn)單，長(zhǎng)短適度，以便節(jié)省機(jī)器存貯空間和減少代碼的差錯(cuò)率，提高機(jī)器處理的效率；適用性是指編碼要盡可能反映編碼對(duì)象的特點(diǎn)，有助記憶，便于填寫；規(guī)范性則是指在一個(gè)信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)中，編碼的類型、結(jié)構(gòu)以及編寫格式必須統(tǒng)一。第三，對(duì)分類整理的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保管。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)企業(yè)的主要管理工具，對(duì)供應(yīng)商信息的管理同樣依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)管理。在對(duì)信息保管過(guò)程中，為防范數(shù)據(jù)的丟失與破壞，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理要具有安全性和可操作性。信息保管是檔案資料整理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是檔案信息資源利用的起點(diǎn)。

3 供應(yīng)商信息利用便捷化與信息管理動(dòng)態(tài)化相統(tǒng)一

企業(yè)信息平臺(tái)對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的拉動(dòng)作用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是作為管理要素參與管理活動(dòng)，可有效提高經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)管理的水平，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的高效配置；二是作為生產(chǎn)要素進(jìn)入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過(guò)程，獲取經(jīng)濟(jì)收益。近年來(lái)世界各國(guó)信息資源產(chǎn)業(yè)迅猛發(fā)展，全球年增長(zhǎng)率高達(dá)33%，成為一大經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。如美國(guó)年產(chǎn)值達(dá)7000億美元，年增長(zhǎng)率40%，成為第一大出口產(chǎn)業(yè)；歐盟年產(chǎn)值4300億歐元，已超過(guò)電信和IT制造業(yè)；日本內(nèi)容產(chǎn)業(yè)年產(chǎn)值1600億美元，超過(guò)鋼鐵業(yè)的兩倍，相當(dāng)于汽車業(yè)的一半。

企業(yè)利用檔案信息資源要從三個(gè)方面下功夫：一是要認(rèn)識(shí)到信息資源的重要性，要學(xué)會(huì)主動(dòng)地、積極地運(yùn)用這些資源，將信息資料變現(xiàn)為企業(yè)生產(chǎn)價(jià)值；二是信息資源要具有可用性，即資源必須是即時(shí)、有效的資源，過(guò)期信息不但沒有參考價(jià)值甚至?xí)箾Q策者做出錯(cuò)誤的決定而危害企業(yè)的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，市場(chǎng)行情、企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作都處于不斷變化之中。企業(yè)采購(gòu)部門要經(jīng)常對(duì)供應(yīng)商信息作以調(diào)整和更新，以最新信息滿足生產(chǎn)需要。三是信息資源的利用要具有便捷性。可以想象得出，凡在的手續(xù)，繁瑣的檢索工具，耗時(shí)耗力的信息查找是任何人都不能接受的。因此，信息資源的查找與利用必須做到簡(jiǎn)單易行，信息平臺(tái)要能夠滿足任何崗位的需求，這是信息平臺(tái)建立的核心價(jià)值體現(xiàn)。

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)充分開發(fā)利用供應(yīng)商信息，準(zhǔn)確制定采購(gòu)計(jì)劃，可以使企業(yè)采購(gòu)管理真正走上高效率，低成本之路。供應(yīng)商信息的充分利用，是企業(yè)購(gòu)進(jìn)適合的物料，滿足企業(yè)個(gè)性產(chǎn)品的生產(chǎn)和服務(wù)需求，打造企業(yè)自身品牌和特色的基石。使企業(yè)做得比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更出色，形成現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，成功的關(guān)鍵便在于此。

[1]杭言勇.國(guó)際采購(gòu)實(shí)務(wù).大連理工大學(xué)出版社,2007(1).

[2]王元月.跟我學(xué)做采購(gòu)主管.北京工業(yè)大學(xué)出版社,2004,8(1).

[3]謝愛麗,朱玉榮.做優(yōu)秀的采購(gòu)員.采購(gòu)作業(yè)行動(dòng)手冊(cè).廣東省出版集團(tuán),廣東經(jīng)濟(jì)出版社,2004,5(1).