高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的思考與探討

趙林

（濟(jì)南大學(xué) 機(jī)械工程學(xué)院，山東 濟(jì)南 250022）

高校教學(xué)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的思考與探討

趙林

（濟(jì)南大學(xué) 機(jī)械工程學(xué)院，山東 濟(jì)南 250022）

信息技術(shù)在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為提升教學(xué)管理工作效率和質(zhì)量的重要手段。本文從高等院校教學(xué)管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀著手，對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上，通過提高思想認(rèn)識(shí)、規(guī)范教學(xué)管理，提高高校信息系統(tǒng)建設(shè)的效率和效果。

教學(xué)管理；信息系統(tǒng)；規(guī)范化

教學(xué)工作是整個(gè)高校工作的核心。高效的教學(xué)管理工作是維持正常的教學(xué)秩序、改進(jìn)教學(xué)環(huán)境和提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。近幾年來，隨著高校教學(xué)管理體制的不斷革新，教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)形式更加多樣化，提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效率成為當(dāng)前教學(xué)管理工作改革中重要而緊迫的任務(wù)。

一、信息技術(shù)在高校教學(xué)管理中的應(yīng)用

信息化是利用信息技術(shù)，開發(fā)信息資源，促進(jìn)知識(shí)共享的發(fā)展過程。高校教學(xué)管理信息化就是利用信息管理的理論和方法，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，充分發(fā)掘、合理配置和組織教學(xué)資源，進(jìn)行教學(xué)管理活動(dòng)，從而高效率地達(dá)到既定的教學(xué)目標(biāo)。[1]實(shí)踐表明，信息技術(shù)與高校教學(xué)管理工作的結(jié)合，已經(jīng)成為提升教學(xué)管理質(zhì)量，提高教學(xué)管理效率的重要手段。

信息技術(shù)在教學(xué)管理中最早應(yīng)用于單個(gè)事務(wù)的處理，比如成績處理、學(xué)籍管理等。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，基于校園網(wǎng)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用更加普遍，管理的范圍也涵蓋了高校教學(xué)管理工作的方方面面。目前，我國絕大部分高校都建立了校園網(wǎng)，并開發(fā)建設(shè)了相應(yīng)的教學(xué)管理系統(tǒng)。

二、高校教學(xué)管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題

1．教學(xué)管理軟件系統(tǒng)存在適用性較差的問題

各個(gè)高校的辦學(xué)特點(diǎn)、教學(xué)模式不盡相同，教學(xué)管理方式方法和工作流程呈現(xiàn)多元化的特點(diǎn)。但是，現(xiàn)有的教學(xué)管理軟件通常側(cè)重于應(yīng)用功能模塊的開發(fā)與實(shí)現(xiàn)，忽視了各個(gè)高校教學(xué)管理流程的特點(diǎn)，造成教學(xué)管理軟件很難滿足學(xué)校個(gè)性化的需求。在實(shí)際應(yīng)用中也往往出現(xiàn)軟件流程與教學(xué)管理流程不統(tǒng)一的現(xiàn)象，影響日常教學(xué)管理工作的效率。

2．系統(tǒng)集成度不強(qiáng)，“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在

與企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)程相比，雖然信息技術(shù)在高校各項(xiàng)工作中的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，但鮮有類似ERP系統(tǒng)的集成管理系統(tǒng)。現(xiàn)有高校除教務(wù)管理系統(tǒng)外，一般分別建有人事管理系統(tǒng)、學(xué)生工作管理系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)、設(shè)備和資產(chǎn)管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)等，而這些系統(tǒng)往往是重要教學(xué)信息資源的來源。比如，人事系統(tǒng)中的教師信息，學(xué)生工作系統(tǒng)中的學(xué)生信息，設(shè)備資產(chǎn)管理中的教室信息以及實(shí)驗(yàn)信息等?，F(xiàn)階段，高校眾多系統(tǒng)缺乏有效互連共享，造成了現(xiàn)有高校教學(xué)信息的“孤島”，影響到教務(wù)系統(tǒng)使用的效率和質(zhì)量。

3．教學(xué)管理系統(tǒng)擴(kuò)展性差，不利于二次開發(fā)

隨著教學(xué)管理體制的改革，教學(xué)管理重心下移，高校中二級(jí)學(xué)院承擔(dān)了越來越多的具體教學(xué)管理工作?，F(xiàn)有系統(tǒng)通常不提供擴(kuò)展接口，不支持在原系統(tǒng)上的二次開發(fā)，無法滿足院級(jí)教學(xué)管理的個(gè)性化需求，也無法充分利用二級(jí)學(xué)院現(xiàn)有的信息資源，造成工作重復(fù)和浪費(fèi)。

4．教學(xué)管理系統(tǒng)的變更頻繁，系統(tǒng)間的兼容性較差

許多高校在教學(xué)信息化建設(shè)中缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，信息系統(tǒng)的選擇和研發(fā)當(dāng)中欠缺對(duì)兼容性的考慮。這種系統(tǒng)建設(shè)當(dāng)中的跳躍和不連續(xù)，容易造成教學(xué)管理工作流程的混亂；在系統(tǒng)更替的過程中，兼容性差容易造成教學(xué)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤和丟失。我校前后就更換過三套教學(xué)管理系統(tǒng)，在每次系統(tǒng)更替的過程中，都會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或數(shù)據(jù)混亂，往往需要一段時(shí)間的數(shù)據(jù)校對(duì)工作，才能保證新系統(tǒng)的正常運(yùn)行，有時(shí)還需要新舊系統(tǒng)并行使用。即便如此，在日后的使用當(dāng)中，也會(huì)給教學(xué)管理工作帶來諸多不便。

三、問題存在的原因

1．現(xiàn)階段存在的問題是管理信息系統(tǒng)發(fā)展的必然規(guī)律

1973年，美國學(xué)者諾蘭（Nolan）通過對(duì)發(fā)達(dá)國家中計(jì)算機(jī)在組織當(dāng)中應(yīng)用情況進(jìn)行研究和總結(jié)，提出了信息系統(tǒng)發(fā)展的理論，也就是諾蘭階段模型。該模型指出：計(jì)算機(jī)在一個(gè)組織管理當(dāng)中應(yīng)用，一般要經(jīng)歷初裝、蔓延、控制、集成、數(shù)據(jù)管理和成熟六個(gè)階段，并且每個(gè)階段一般無法跨越發(fā)展。[2]

初裝，意味著計(jì)算機(jī)剛剛進(jìn)入組織當(dāng)中，一般僅有個(gè)別部門或個(gè)人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事物處理；蔓延，由于看到了計(jì)算機(jī)的應(yīng)用效果，計(jì)算機(jī)在組織內(nèi)部應(yīng)用更加廣泛，管理程序從少數(shù)部門擴(kuò)散到多數(shù)部門，這個(gè)階段由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各部門各自為政，也帶來了許多新問題（如數(shù)據(jù)冗余、不一致、難以共享等）；控制，為了解決系統(tǒng)建設(shè)出現(xiàn)的問題，組織開始控制計(jì)算機(jī)應(yīng)用數(shù)量，一般會(huì)成立一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組，并采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)；集成階段是在控制的基礎(chǔ)上，對(duì)子系統(tǒng)中的硬件進(jìn)行重新聯(lián)接，建立集中式的數(shù)據(jù)庫及能夠充分利用和管理各種信息的系統(tǒng)。

縱觀國內(nèi)高校，信息系統(tǒng)的建設(shè)多數(shù)處于控制或蔓延階段，數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)難以共享是信息化建設(shè)在這個(gè)階段必然要存在的問題。

2．現(xiàn)階段存在問題反映了高校信息化建設(shè)當(dāng)中在管理理念、管理模式和管理方法上的不足

（1）缺乏必要的管理信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃

信息系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，也是組織戰(zhàn)略規(guī)劃的一部分。國內(nèi)外的大型企業(yè)，往往將管理信息系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃作為組織戰(zhàn)略的一個(gè)重要部分，按照其發(fā)展的客觀規(guī)律進(jìn)行規(guī)劃。目前，我國高校多將系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用工作放在操作層上，強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的應(yīng)用改革，而沒有將其與學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略結(jié)合在一起。因而造成了教學(xué)管理系統(tǒng)的開發(fā)、變更缺乏延續(xù)性，給系統(tǒng)的更迭帶來諸多不便。

（2）傳統(tǒng)教學(xué)管理體制的不足

在傳統(tǒng)教學(xué)管理體制下，以教務(wù)處為主的教學(xué)管理職能部門作為教學(xué)管理的指揮中心和管理中心，陷入繁雜的日常事務(wù)性工作之中，無暇顧及教學(xué)信息的建設(shè)，沒有暢通的信息渠道，缺乏信息反饋機(jī)制。而教學(xué)基層單位缺乏教學(xué)管理的自主權(quán)和信息處理能力，始終處于被動(dòng)地位，嚴(yán)重影響了教學(xué)管理信息化的實(shí)施與建設(shè)，以致教學(xué)管理效率低下。

（3）教學(xué)管理流程的分析與設(shè)計(jì)的不足

對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)是建立一個(gè)高效的管理信息系統(tǒng)的前提。只有建立在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行充分分析的基礎(chǔ)上，開發(fā)的信息系統(tǒng)才能適合客戶實(shí)際工作的需要。因此，無論是自主研發(fā)還是外購教學(xué)管理信息系統(tǒng)，軟件業(yè)務(wù)流程是否與教學(xué)管理工作過程相符，是評(píng)估信息系統(tǒng)優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際應(yīng)用中，對(duì)軟件業(yè)務(wù)流程符合性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致開發(fā)出的系統(tǒng)不能夠適應(yīng)實(shí)際工作的需求，影響了教學(xué)管理的效率。

四、提高教學(xué)管理信息化建設(shè)水平的探討

通過分析可以看出，解決高校教學(xué)管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題，提高教學(xué)管理軟件的應(yīng)用效率和質(zhì)量，重在提高認(rèn)識(shí)程度，建立科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)管理流程。

1．提高認(rèn)識(shí)程度，將教學(xué)管理信息化建設(shè)工作上升到戰(zhàn)略角度

首先，提高思想認(rèn)識(shí)，不要將信息系統(tǒng)的建設(shè)僅僅認(rèn)為是技術(shù)工作、基層工作，而將其視為“一把手”工程，要從學(xué)校發(fā)展建設(shè)的戰(zhàn)略角度去重新認(rèn)識(shí)信息系統(tǒng)建設(shè)問題。其次，建立專門的信息化建設(shè)管理結(jié)構(gòu)。必須改變教務(wù)管理部門建設(shè)教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)工管理部門開發(fā)學(xué)工管理系統(tǒng)，人力資源部門研發(fā)人事管理系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)中心管理校園網(wǎng)絡(luò)等各自為政的做法，在校級(jí)層面上設(shè)置信息化建設(shè)管理機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一規(guī)劃學(xué)校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)資源管理和信息系統(tǒng)開發(fā)。第三，做好高校信息化建設(shè)長遠(yuǎn)規(guī)劃。為了與高校專業(yè)建設(shè)、學(xué)科發(fā)展和教學(xué)工作長期發(fā)展規(guī)劃相協(xié)調(diào)，做好校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)據(jù)庫開發(fā)、管理軟件建設(shè)的長期開發(fā)，使得系統(tǒng)在開發(fā)語言、系統(tǒng)架構(gòu)和數(shù)據(jù)庫上具有連續(xù)性。

2．規(guī)范教學(xué)管理過程，是提高信息系統(tǒng)建設(shè)水平的關(guān)鍵

信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理和信息資源的共享。為了實(shí)現(xiàn)這些功能，就必須使信息采集、處理和存儲(chǔ)格式的規(guī)范、統(tǒng)一。

教學(xué)管理過程的規(guī)范包含兩層含義：工作過程的規(guī)范和信息資源的規(guī)范。工作過程的規(guī)范，首先要求日常工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序、步驟處理事情，杜絕有令不行、朝令夕改；其次，要求以教學(xué)工作為核心，對(duì)學(xué)校的工作流程進(jìn)行整合優(yōu)化，使得不同部門、機(jī)構(gòu)和學(xué)院間的工作銜接、信息傳遞更加順暢、合理。信息資源的規(guī)范首先要求在日常工作中注意采集有用數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)按照統(tǒng)一的格式要求進(jìn)行存儲(chǔ)、加工。其次，為了保證信息資源規(guī)范性，學(xué)?？梢越⒅行臄?shù)據(jù)庫，進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的一致性，消除數(shù)據(jù)冗余，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

綜上所述，在高校教學(xué)管理中，只有采用現(xiàn)代化的管理方法與手段，提高意識(shí)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范的流程管理，才能逐步使教學(xué)管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的軌道，大大提高教學(xué)管理信息化建設(shè)工作的質(zhì)量和效率。

[1]譚海軍.高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的方法與措施初探[J].中國教育信息化,2006(5):7-9.

[2]黃梯云.管理信息系統(tǒng)(第三版)[M].北京:高等教育出版社,2005.

（編輯：金冉）

G647

A

1673-8454（2010）23-0007-02