工程檔案在工程建設(shè)中的重要性

康保娟

（中交天津港灣工程研究院有限公司，天津 300222）

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，極大地促進(jìn)了港口、公路、橋梁等交通項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)建設(shè)，同時(shí)也加劇了施工企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。如何更好地發(fā)揮工程檔案的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供全方位服務(wù)與支持，使企業(yè)在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，本文在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，就工程檔案在工程建設(shè)中的重要性談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 工程檔案在城市、交通建設(shè)中的重要性

工程檔案是這樣定義的：在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案[1]。它包括設(shè)計(jì)圖紙、科技檔案、文書(shū)檔案、聲像檔案等等。工程檔案能真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況，可以為改建項(xiàng)目、擴(kuò)建項(xiàng)目、城市規(guī)范建設(shè)、科學(xué)技術(shù)研究等活動(dòng)提供參考依據(jù)。

（1）工程檔案為維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益服務(wù)

改革開(kāi)放以來(lái)，城市建設(shè)發(fā)展很快，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等逐步進(jìn)入到法制軌道上來(lái)，企業(yè)形成的工程檔案在工程建設(shè)中愈發(fā)重要。在企業(yè)活動(dòng)中，總是以證據(jù)說(shuō)話，所謂“空口無(wú)憑，立字為證”。例如，幾年前天津港研院承擔(dān)的某港口變電站檢測(cè)項(xiàng)目，在工程出現(xiàn)沉降問(wèn)題后，業(yè)主要求施工、檢測(cè)單位查找原因，通過(guò)調(diào)取原項(xiàng)目檔案，查閱當(dāng)時(shí)工程原始資料，找出問(wèn)題所在，排除了天津港研院的責(zé)任，維護(hù)了企業(yè)名譽(yù)，挽回了經(jīng)濟(jì)損失。如果沒(méi)有工程檔案，或者工程檔案不準(zhǔn)確、不完整，對(duì)工程檔案不充分利用，那么企業(yè)將蒙受巨大的損失。事實(shí)證明，工程檔案在城市基礎(chǔ)建設(shè)中所發(fā)揮的作用是巨大的、多方面的。

（2）工程檔案是進(jìn)行城市、交通規(guī)劃等工作的基礎(chǔ)

城市、交通規(guī)劃建設(shè)是根據(jù)城市的現(xiàn)狀、條件和基礎(chǔ)、特色等動(dòng)態(tài)變化因素，進(jìn)行全面地、綜合地、科學(xué)地、長(zhǎng)遠(yuǎn)地預(yù)測(cè)和設(shè)想，通過(guò)論證，編制規(guī)劃方案后付諸實(shí)施。假如沒(méi)有工程檔案，特別是沒(méi)有勘察工程的檔案作為依據(jù)，城市規(guī)劃將無(wú)從下手。

（3）工程檔案是積累企業(yè)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行企業(yè)建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段

工程檔案是企業(yè)在港口、道路、橋梁等城市活動(dòng)的產(chǎn)物，城市建設(shè)活動(dòng)的成果主要是兩個(gè)方面：一是工程實(shí)體，二是工程檔案。工程檔案就是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)成果的直接記錄和實(shí)際反映，它真實(shí)地記述了企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果，記載了工程科技人員的工程技術(shù)、工程經(jīng)驗(yàn)。工程檔案作為企業(yè)建設(shè)成果的直接載體成為積累、儲(chǔ)備工程技術(shù)和工程經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。

（4）工程檔案是城市、交通建筑物維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。如在碼頭升級(jí)改造設(shè)計(jì)的前期檢測(cè)工作中，需要調(diào)閱碼頭原始設(shè)計(jì)及勘察測(cè)量檔案，了解碼頭竣工時(shí)原始觀測(cè)點(diǎn)的高程值、坐標(biāo)值及碼頭歷年的修復(fù)資料，若由于歷史原因及碼頭主管單位變遷等造成檔案無(wú)從查找、檔案遺失或未保存完整檔案，勢(shì)必影響對(duì)碼頭變形的分析判斷，進(jìn)而影響對(duì)碼頭現(xiàn)狀作出正確的檢測(cè)評(píng)估結(jié)論。因此只有以工程檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的城市、交通建設(shè)和管理，克服盲目性。工程檔案還可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是國(guó)家的重要技術(shù)。通過(guò)利用服務(wù)可轉(zhuǎn)化為物化勞動(dòng)，直接創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，這在工程建設(shè)中是不可忽視的經(jīng)濟(jì)資源。合理利用工程檔案，就可以對(duì)擬建工程進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，保證工程建設(shè)的合理設(shè)計(jì)、施工，充分利用工程經(jīng)費(fèi)，為國(guó)家、企業(yè)節(jié)約大量的資金、人力、物力，促進(jìn)城市建設(shè)的發(fā)展。沒(méi)有工程檔案，各項(xiàng)工程建設(shè)就會(huì)造成混亂，維護(hù)、改建、擴(kuò)建等就難以進(jìn)行，因此工程檔案是城市及交通建筑、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的基礎(chǔ)和重要依據(jù)[2]。

2 做好工程檔案管理工作，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性

（1）建立健全規(guī)章制度是做好工程檔案工作的重要保障

建立健全一套合理的工程檔案工作規(guī)章制度，是一項(xiàng)原則性、科學(xué)性、系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，同時(shí)也是工程檔案質(zhì)量的重要保障?！皼](méi)有規(guī)矩，就不成方圓”，只有健全的規(guī)章制度，才能使工程檔案的收集工作有章可循，才能按照統(tǒng)一的規(guī)范協(xié)調(diào)一致地發(fā)展。工程項(xiàng)目開(kāi)工之前，應(yīng)在工程部門(mén)建立檔案責(zé)任制，明確收集、整理、移交所主辦的工程檔案材料的職責(zé)，并按規(guī)定管理工程檔案，確保檔案既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理工作要求。

（2）堅(jiān)持工程檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行

工程檔案是隨著工程建設(shè)的發(fā)展逐步形成的。這些檔案一旦形成，它的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)就已經(jīng)是客觀存在的了，要保證這種客觀性，就要在工程的提出、論證初始時(shí)，對(duì)工程檔案工作進(jìn)行通盤(pán)考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)和檔案工作規(guī)律，堅(jiān)持檔案與工程建設(shè)同步進(jìn)行，使應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)歸檔，工作中還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

①要確保各項(xiàng)記錄的真實(shí)性

真實(shí)性是做好工程項(xiàng)目技術(shù)資料的靈魂，不真實(shí)的資料會(huì)將人們引入誤區(qū)，堅(jiān)決杜絕對(duì)原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法。如混凝土、砂漿強(qiáng)度是采用抽樣方法進(jìn)行抽取試塊檢驗(yàn)評(píng)定的，取樣的科學(xué)性和真實(shí)性非常重要，絕對(duì)不允許對(duì)制作試塊的樣料“專(zhuān)門(mén)加工”，否則，一旦工程出了質(zhì)量問(wèn)題，不僅不能作為原始技術(shù)資料使用，反而造成工程技術(shù)資料混亂，以致對(duì)工程誤判。所以，在工程過(guò)程中要始終根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，真實(shí)填寫(xiě)各種記錄，保證與工程同步，確保各種技術(shù)數(shù)據(jù)真實(shí)。

②要確保各項(xiàng)記錄的有效性和完整性

工程施工過(guò)程中形成的各項(xiàng)原始記錄要及時(shí)收集，發(fā)現(xiàn)簽字、蓋章不全的記錄要及時(shí)找相關(guān)人員、部門(mén)簽字、蓋章，保證各項(xiàng)記錄的有效性和完整性。將收集到的資料及時(shí)分類(lèi)，切忌拖拉積壓，做到收集速度快，工程資料齊全，質(zhì)量高，盡力避免試驗(yàn)記錄等原始材料的散失。還要注意影像資料的搜集與整理工作，保證影像資料能夠真實(shí)、客觀地反映現(xiàn)場(chǎng)施工的質(zhì)量情況。只有注重對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)產(chǎn)生的文字影像記錄的嚴(yán)格要求，才能真正確保各項(xiàng)記錄的有效性和完整性[3]。

（3）加強(qiáng)電子文檔管理，確保其數(shù)據(jù)安全

工程電子文件是在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件[4]。工程電子文件是工程檔案的一部分。為加強(qiáng)工程電子文件的歸檔與管理，保障文件的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用，在工程電子文件的形成過(guò)程中，應(yīng)按照各類(lèi)電子文件的通用格式[4]進(jìn)行編輯整理。對(duì)電子版文件和記錄的管理要采取積極的安全防范措施，有效地保證工程電子文件的真實(shí)性、安全性、可靠性。

（4）與工程技術(shù)人員的配合是做好工程檔案工作的基礎(chǔ)[5]

工程檔案貫穿于工程的全過(guò)程，工程技術(shù)人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案資料產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，是各參建單位共同努力的結(jié)果。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)，宣傳檔案工作在工程建設(shè)中的重要作用，在日常工作中有意識(shí)地做好工程檔案材料的收集，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員與工程技術(shù)人員通力合作，來(lái)共同做好工程的檔案工作。

3 結(jié)語(yǔ)

堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，加強(qiáng)電子文檔管理，做好工程檔案管理工作，保證工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期持之以恒的工作，加強(qiáng)工程檔案工作是為了規(guī)范管理，同時(shí)也是防患于未然。它所涉及的專(zhuān)業(yè)知識(shí)信息量大、范圍廣、工作量大，這要求工程技術(shù)人員不僅懂工程建設(shè)技術(shù)，也要了解一些檔案知識(shí)，在今后利用檔案過(guò)程中，真正地體現(xiàn)工程檔案在工程建設(shè)中的重要性。

隨著我國(guó)港口建設(shè)不斷滿足參與經(jīng)濟(jì)全球化的要求，滿足國(guó)家實(shí)施重大區(qū)域發(fā)展的需要，工程檔案將貫徹于港口建設(shè)中的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、改建、擴(kuò)建、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，將為提高港口工程的管理水平，發(fā)揮出不可替代的巨大作用。

[1] GB/T 50328-2001，建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].

[2] 馬燕.城建檔案的作用[J].天津檔案，2006，（5）.

[3] 趙玉香.淺談國(guó)家重大橋梁建設(shè)項(xiàng)目檔案的編制工作[C]//中國(guó)交通建設(shè)股份有限公司辦公廳.中國(guó)交通建設(shè)股份有限公司檔案工作論文集.2009：84-85.

[4] CJJ/T117-2007，建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范[S].

[5] 黎雁翎.做好重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理工作[J].天津檔案，2006，（7）.