火電工程竣工檔案管理工作實踐

陶潔萍

（浙江省火電建設公司，杭州 310016）

隨著火電機組達標工作的開展，火電工程竣工檔案被推至基建達標投產(chǎn)考核工作的前列，因此愈來愈受到工程相關方的重視?？⒐n案主要由施工管理資料、質(zhì)量保證資料、技術記錄、質(zhì)量驗收評定資料等文件和圖表組成，資料收集管理與工程建設同步進行。中國電力建設企業(yè)協(xié)會制定的《火電工程達標投產(chǎn)考核標準》對大中型火電機組竣工檔案提出了非常高的要求。經(jīng)過北侖發(fā)電廠二期擴建工程、半山發(fā)電廠燃氣機組、蕭山發(fā)電廠燃氣機組等項目的竣工檔案管理，筆者就如何貫徹這一標準總結出了一些經(jīng)驗。

1 事前正確定位，力求達成共識

火電機組竣工檔案隨建設項目的開始而建立，又隨項目的竣工投產(chǎn)及交付使用而告終，與工程項目建設進程同步,既是電力工程建設全過程的綜合反映，也是后續(xù)工程建設的寶貴資源。因此無論是建設單位，還是監(jiān)理、施工單位，宗旨是一致的，即希望本工程的竣工檔案不僅能夠順利通過機組達標投產(chǎn)的考核，而且在全國同類機組中達標考核質(zhì)量領先。這就需要建設、監(jiān)理、施工單位在工程建設初期相互溝通，理解標準要求并逐條細化，根據(jù)工程的特點，找出最佳的檔案編制方案，形成具體的實施細則，并及時發(fā)放到相關參建單位，使各項施工記錄在工程一開始就有統(tǒng)一標準，最后移交的竣工檔案符合達標投產(chǎn)的要求，避免日后不必要的返工。

2 加強過程控制，及時進行整改

工程檔案的形成貫穿整個工程建設始終，因此，加強過程控制是提高工程檔案內(nèi)在質(zhì)量的重要途徑。檔案資料編制人員應及時了解工程建設動態(tài)，參與工程建設項目的單項驗收、評審活動。按檔案工作的要求對工程資料把好質(zhì)量關，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求，有計劃、有步驟地開展工程檔案收集工作。

在火電機組的竣工檔案管理中推行了文件包管理制度，取得了顯著的成效。工程開始時確定單位工程的劃分，根據(jù)工程劃分一覽表，明確落實文件包的名稱。制定文件管理制度，將文件包的具體內(nèi)容規(guī)范化、格式化，確定各文件包相對應的責任人（技術人員）。文件包的總目錄即此單位工程竣工檔案的案卷目錄，文件包的卷內(nèi)目錄是每個文件的題名，文件包內(nèi)文件的排放按7大類進行，即工程概況、施工記錄、檢驗記錄、驗評記錄、不合格項及處理記錄、設計變更、重要文件，類別前后順序可按建設單位具體要求編排。文件包框架制定完成后，還需進行過程跟蹤監(jiān)督檢查，即由項目總工程師牽頭，組織工程技術、質(zhì)量、檔案等相關專業(yè)人員，進行定期或不定期檢查，每次檢查結束以書面報告的形式提出需整改的問題，在項目局域網(wǎng)內(nèi)公布，要求相關人員在規(guī)定時間內(nèi)整改，完成后再進行復查，獎優(yōu)罰劣，促使各專業(yè)施工單位取長補短，將弊端消除在萌芽狀態(tài)。

3 科學分類，合理組卷

2002年版的《火電企業(yè)檔案分類表（6-9大類）（修訂本）》從根本上解決了施工單位的資料按單位工程形成、管理及編制的方式與建設單位分類表的矛盾，有利于施工單位利用文件包的形式進行管理，便于過程控制、跟蹤管理、責任到人，保證了案卷內(nèi)容的有機聯(lián)系，有利于提高案卷質(zhì)量。

在執(zhí)行過程中，組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。在按單位工程組卷的同時，對以下幾種資料根據(jù)其形成特征及日后提供利用的特點進行了比較合理的分類，并單獨組卷：

（1）金屬檢驗報告按專業(yè)及檢驗項目單獨編制目錄，裝訂成冊。

（2）焊接、熱處理分鍋爐、汽機、電氣控制三大項，并按單位工程竣工資料的模式組卷。

（3）原材料出廠證件按原材料種類及出廠證件的編號順序單獨編制目錄，裝訂成冊。在單位工程資料中增加“原材料使用跟蹤臺帳”，使原材料使用情況跟蹤到部位。

（4）土建材料試驗報告按專業(yè)及檢驗項目單獨編制目錄，裝訂成冊。

（5）沉降觀測記錄按工程建設周期單獨成卷。

4 合理安排時間，按時移交

中國電力建設企業(yè)協(xié)會制定的 《電力工程達標投產(chǎn)管理辦法》規(guī)定：在機組投產(chǎn)后45天內(nèi)將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）移交建設單位。技術資料移交工作量相對較大，合理安排時間是保證竣工資料按期移交的關鍵。

在幾個工程的實踐中，初期即確立管理規(guī)范和流程安排，要求文件包各責任人按文件包組卷順序?qū)⒐こ淌┕ぶ挟a(chǎn)生的技術資料及時放進對應的文件包中，并在施工過程中進行檢查、整改。在單位工程施工結束的前幾周，發(fā)竣工資料系統(tǒng)檢查通知，內(nèi)部由工程部、質(zhì)量控制部與檔案管理人員集中檢查3～5天，完成后發(fā)整改通知單，有問題的文件包由責任人負責整改，整改時間為5天。監(jiān)理、建設單位的專業(yè)人員審查時間為7～10天，對審查出的問題進行整改的時間為5天；整改完成后再次由監(jiān)理、業(yè)主單位的專業(yè)人員復查，時間為2天。檔案室最終整理、裝訂、掃描到正式移交約為20天。通過以上的時間安排，避免了因某個環(huán)節(jié)的延遲而影響整體移交工作，同時使參與工作的各相關人員都有緊迫感。

5 抓住工作重點，避免重復勞動

DL/T 5229-2005《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》要求：竣工圖的編制單位由項目建設單位委托，宜由原施工圖設計單位負責編制本單位設計范圍內(nèi)的竣工圖。為了能使竣工圖更加完善并符合檔案信息數(shù)字化的需求，必須加強施工過程中設計修改、變更的管理工作。無論是設計、監(jiān)理還是施工單位，都必須規(guī)范設計修改單或設計變更單的過程控制。

施工過程中應急處理產(chǎn)生的聯(lián)系單，凡涉及圖紙修改、材料及設備變更的，最終均應轉(zhuǎn)化為設計修改通知單。施工單位在施工過程中應嚴格杜絕“無單自行修改”的現(xiàn)象。目前許多工程在竣工圖編制工作中采取折中的辦法，即由施工單位編制竣工草圖，再由設計單位根據(jù)竣工草圖編制最終的竣工圖，這種做法弊多利少。首先，這是重復勞動，盡管不是在同一個單位，但就這項工作而言，耗費了雙倍的工作量及工作時間。其次，竣工圖的責任單位應按標準準確定位，貫徹始終，不宜人為分散，否則在竣工圖修改定稿過程中一旦出現(xiàn)問題，會互相扯皮推諉，影響辦事效率。再次，無論是機組達標考核對竣工圖移交進度的要求，還是機組投運后業(yè)主方對竣工圖的迫切需求，如果設計院等施工單位完成竣工草圖的繪制后，再理編成正式的竣工圖，在時間上無法滿足機組投產(chǎn)后45天內(nèi)移交竣工資料的要求。

6 結語

工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。隨著現(xiàn)代化辦公程度的提高、工程管理軟件的應用，檔案資料的編制已從過去繁重的手工編制勞動中解脫出來。利用現(xiàn)代化設備，能編制出標準、規(guī)范的竣工檔案，做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同時移交。在案卷外觀美觀整齊的同時必須注重內(nèi)在質(zhì)量，對各章節(jié)內(nèi)容需嚴格審核，“完整、準確、系統(tǒng)”是工程檔案的“精髓”。在工作中應抓住重點，盡量減少重復勞動，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

[1] 陳秀菊.電力科技檔案管理手冊（第二版）[M].北京：中國電力出版社，2006.

[2] 王黎平.建設項目檔案工作實務[M].北京：中國檔案出版社，2009.