加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

金 艷

云南省送變電工程公司，云南昆明 650216

近年來(lái)，隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及和深入，企業(yè)信息化進(jìn)程也不斷加快。隨著時(shí)間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來(lái)越深刻地認(rèn)識(shí)到，利用現(xiàn)代化的新理念、新技術(shù)、新方法管理檔案的重要性。就現(xiàn)階段而言，工程檔案信息化的建設(shè)由于工程檔案分類(lèi)、形成渠道、管理都較為復(fù)雜等原因受到了一定程度的制約，在此，筆者就工程檔案管理的信息化建設(shè)，依據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 工程檔案管理軟件是信息化的基礎(chǔ)

2 高素質(zhì)的檔案管理人員是工程檔案信息化建設(shè)的保證

所謂工程檔案管理軟件是指符合國(guó)家科技檔案管理規(guī)范，適用于各類(lèi)企業(yè)用于對(duì)工程檔案信息和實(shí)體進(jìn)行輔助管理的工程類(lèi)計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

目前市場(chǎng)上的檔案管理軟件很多，但軟件的質(zhì)量卻良莠不齊，要找到既符合檔案管理要求又符合特定的工程檔案性質(zhì)的軟件卻不容易，不少軟件在功能設(shè)置方面存在缺陷，造成應(yīng)具備的功能短缺。工程檔案軟件的這些缺點(diǎn)，給檔案人員實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息化管理帶來(lái)了種種不便，甚至?xí)苯佑绊懙焦こ虣n案的質(zhì)量。因此，配置合適的檔案管理軟件是信息化的基礎(chǔ)。

工程檔案管理軟件應(yīng)具備以下主要功能：

1）軟件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的完整性、靈活性

工程檔案信息管理要對(duì)所需的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)。內(nèi)容主要包括以工程為單位的案卷目錄、文件條目的錄入；案卷組卷、案卷立卷、案卷分類(lèi)管理；文件內(nèi)容的錄入等方面。工程檔案分類(lèi)復(fù)雜多樣，隨著工程施工、管理技術(shù)的不斷發(fā)展，文件內(nèi)容、形式也日趨多樣化，其管理要求不同于一般的檔案管理，要求功能細(xì)化程度很高，因此數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有較好的靈活性、擴(kuò)張性。

2）軟件錄入系統(tǒng)操作設(shè)置簡(jiǎn)便、易學(xué)

由于工程檔案分類(lèi)復(fù)雜多樣，數(shù)據(jù)采集分散，來(lái)源廣泛，無(wú)法由軟件自動(dòng)識(shí)別歸納，只能依靠手工逐條錄入，數(shù)據(jù)量很大。同一工程可能由多家單位同時(shí)組卷、立卷，一些檔案制作人員往往需要即時(shí)學(xué)習(xí)軟件操作，而且工程檔案要求在工程施工過(guò)程中就及時(shí)整理、制作、立卷，工程檔案的管理實(shí)際上就是工程管理的一個(gè)重要組成部分，在時(shí)間、質(zhì)量上都有著較高的要求。因此，工程檔案軟件系統(tǒng)應(yīng)具備快捷方便的錄入鍵面，其操作盡量簡(jiǎn)便、易學(xué)，設(shè)置統(tǒng)一，讓檔案制作、管理人員可以輕松上手，以保證工程檔案制作的高效、準(zhǔn)確。

3）檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

應(yīng)用檔案管理軟件，可以加強(qiáng)案卷質(zhì)量的監(jiān)督，明確管理移交流程，可以隨時(shí)統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，打印各種報(bào)表，掌握檔案借閱信息，開(kāi)展網(wǎng)上借閱，提高檔案利用效率，幫助檔案管理人員從容面對(duì)繁雜的日常檔案管理工作。高質(zhì)量的工程檔案管理軟件不僅可以提高檔案制作歸檔的速度和質(zhì)量，更重要的是可以與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)連接，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享的基礎(chǔ)。

工程檔案信息化管理工作是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，工程檔案管理人員作為工程檔案管理工作的主體，對(duì)企業(yè)工程檔案管理質(zhì)量起著決定性作用，人員素質(zhì)的高低直接影響工程檔案信息化的進(jìn)度。這就要求我們企業(yè)不斷適應(yīng)新的變化，具備一批對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理工作者。因此，企業(yè)要有計(jì)劃地開(kāi)展工程檔案管理人員的思想、與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，努力培訓(xùn)一批知識(shí)全面、有創(chuàng)新精神的復(fù)合型人才從事工程檔案信息的管理、開(kāi)發(fā)工作。

2.1 加強(qiáng)工程檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)理論和工程專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)

檔案人員首先應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)懂得工程檔案的管理的原則、熟悉工程檔案的分類(lèi)方法。工程檔案的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)決定了從事工程檔案管理的人員必須具備一定的工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)。因此，為了保證企業(yè)工程檔案制作管理水平，企業(yè)必須及時(shí)開(kāi)展多種形式的教育培訓(xùn)，不斷提高工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

2.2 加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)

工程檔案管理信息化的建設(shè)對(duì)檔案管理人員信息化技術(shù)的水平提出了較高的要求。只有工程檔案管理人員掌握了計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，掌握了工程檔案管理應(yīng)用軟件的各種功能，并且可根據(jù)工程檔案管理的特點(diǎn)對(duì)檔案軟件功能提出改進(jìn)意見(jiàn)，整個(gè)工程檔案管理系統(tǒng)才能真正發(fā)揮作用，才能保證企業(yè)工程檔案信息化建設(shè)持續(xù)進(jìn)步。因此，對(duì)處于信息化建設(shè)階段的工程檔案管理人員來(lái)說(shuō)，企業(yè)對(duì)他們的現(xiàn)代化信息技術(shù)培訓(xùn)就顯得尤為重要。

3 工程檔案信息化管理的根本目的是為企業(yè)提供高質(zhì)量的檔案利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)

對(duì)各類(lèi)檔案的管理，歸根結(jié)底是為了提供有效的利用，讓檔案可以最大化的為社會(huì)活動(dòng)、科學(xué)研究、企業(yè)生產(chǎn)管理提供有力的支持和借鑒，工程檔案的管理更是如此。

3.1 利用檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

由于各單位在制作檔案時(shí)使用的檔案管理軟件各不相同，因此無(wú)法將這些信息匯總利用，造成各單位要將相同的信息重復(fù)錄入，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。若在同一工程的檔案制作中采用統(tǒng)一軟件，各單位分別錄入的信息就可以匯總，這樣一來(lái)就極大地減輕了各參建單位檔案管理的工作量，但這也給檔案管理軟件提出了較高的要求，既要滿(mǎn)足信息傳遞的需要， 更重要的是軟件的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性、實(shí)用性、靈活性。

3.2 高質(zhì)量的工程檔案信息化管理為企業(yè)生產(chǎn)提供更為方便、快捷的信息利用

現(xiàn)階段各企業(yè)的工程檔案管理還停留在檔案條目信息的管理上，檔案管理軟件大多也只是用于輔助檔案人員日常管理工作，而對(duì)于工程檔案利用的要求卻幾乎未能涉及，要實(shí)現(xiàn)真正意義上的工程檔案信息化管理，就必須根據(jù)企業(yè)對(duì)工程檔案的個(gè)性需求，在檔案管理軟件和檔案管理技術(shù)人員達(dá)到要求的基礎(chǔ)上建立工程檔案全息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵文件內(nèi)容網(wǎng)上查詢(xún)借閱，節(jié)約檔案管理成本，提高檔案利用效率。在此，我們并不認(rèn)為必須將工程檔案的所有內(nèi)容全部錄入到文件級(jí)，而是強(qiáng)調(diào)依據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和需求建立數(shù)據(jù)庫(kù)，讓工程檔案高效、快捷地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)和管理。

[1]檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及其對(duì)提高數(shù)字化檔案利用效果的在用.中國(guó)檔案，2006(11).