信息時(shí)代下的檔案管理

楊秀菊，施元春

云南省腫瘤醫(yī)院、昆明醫(yī)學(xué)院第三附屬醫(yī)院，云南昆明 650118

信息時(shí)代下的檔案管理

楊秀菊，施元春

云南省腫瘤醫(yī)院、昆明醫(yī)學(xué)院第三附屬醫(yī)院，云南昆明 650118

信息時(shí)代的到來對我們的生活各個(gè)方面都產(chǎn)生了深刻的影響，檔案管理也隨著時(shí)代的發(fā)展，產(chǎn)生了電子檔案等形式，并且傳統(tǒng)的檔案管理模式及其檔案管理思想也在不斷的發(fā)生著變化。

信息時(shí)代；檔案管理；電子檔案

隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域應(yīng)用非常廣泛，并且產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，這對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，并且也出現(xiàn)了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對于檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)上了，必須在管理模式和管理思想方面進(jìn)行比較全的更新，才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

1 檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.1 檔案接收和保管上的轉(zhuǎn)變

信息時(shí)代的發(fā)展，電腦在檔案管理中起著非常重要的作用，改變了傳統(tǒng)依靠人工手抄模式記錄的模式，隨著電子檔案的出現(xiàn)，這種電子檔案對于管理人員提出了更高的要求，如何接受和保管好檔案，這也需要管理人員改變過去的管理方式，如果檔案人員不介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。管理者必須這參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

1.2 檔案載體的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理基本都是紙質(zhì)或者有形的實(shí)物作為檔案管理的載體，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了電子圖紙，這就要求我們在對待檔案這個(gè)傳統(tǒng)的形式上要進(jìn)行改變，通過利用好電腦進(jìn)行更加方便、省時(shí)、省力的管理模式

2 信息時(shí)代檔案工作面臨的問題

2.1 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)，一旦被修改很難辨別真假，并且沒有任何的痕跡，這對電子檔案提出了一個(gè)很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，作者很難留下自己的筆跡，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。

2.2 保密性問題

電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，不法分子通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)對原始檔案進(jìn)行竊取和串改，這對于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅，直接危害著電子檔案的安全。

2.3 長久性問題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損，一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，例如如出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失，這對檔案管理來說是一個(gè)具有很大的挑戰(zhàn)性。

3 信息化的優(yōu)越性

信息化的發(fā)展對檔案管理的影響是非常重大的，這既符合時(shí)代的發(fā)展又對檔案管理來說是個(gè)非常好的發(fā)展契機(jī)。

3.1 減輕工作強(qiáng)度

信息化的發(fā)展，不但提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也減輕了工作人員的工作強(qiáng)度。信息化的發(fā)展為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，工作效率明顯提高，而且?guī)椭臅鴻n案管理人員工作方式的轉(zhuǎn)變，由原來的手工直接建檔到現(xiàn)在的電腦化建檔。由于信息化電腦的利用，檔案管理工作人員就可將過去的集中立卷，改為平時(shí)隨時(shí)整理立卷。由過去的集中變?yōu)榉稚⒘n，減輕了工作強(qiáng)度，提高了工作效率。

3.2 有利于檔案的修改和維護(hù)

傳統(tǒng)的檔案管理整理完畢后就會(huì)加以封存，對于有錯(cuò)誤的修改和維護(hù)檔案只能對封存的檔案進(jìn)行拆封，這對于檔案管理來說是非常不利的，就加大了工作人員的工作量又對檔案的保管來說是非常不利的，電子檔案的管理改為微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，修改時(shí)只需按一下鍵盤，檔案目錄就萬事大吉了，微機(jī)管理省時(shí)省力，可以給工作人員以充分的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)水平。

4 規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

4.1 加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)

對于電子檔案管理方面，我國也正在抓緊制定對公文類電子文件和電子檔案的一些規(guī)章制度，從收集、積累、整理、歸檔、保管、移交、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出比較詳細(xì)合理的規(guī)章制度。各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。對于制定電子檔案規(guī)章制度時(shí)應(yīng)該注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任，歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確，注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。

4.2 提前介人電子文件的運(yùn)作和管理

對于電子檔案管理與普通的檔案管理工作有很大的相似性，但是也存在不同之處，檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進(jìn)行的，一些國家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中，我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，其設(shè)計(jì)中對策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，對電子文件連續(xù)管理的角度統(tǒng)一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，制定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)來制定和實(shí)施。

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G271

A

1674-6708（2010）30-0041-02

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