高校檔案資源信息化建設(shè)

李楊

（黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)辦公室，黑龍江 大慶 163319）

隨著檔案資源信息化成為最重要的一種發(fā)展動力，人們對信息化及其信息服務(wù)的依賴也達到了前所未有的高度，信息資源共享性的特點加快了社會向多元化發(fā)展的進程，傳統(tǒng)的高校紙質(zhì)檔案工作模式必將漸漸被社會所拋棄，只有朝數(shù)字化方向發(fā)展才能順應(yīng)時代的潮流，實現(xiàn)其價值的最大化。

1 高校檔案資源信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前高校檔案資源信息化建設(shè)雖然有統(tǒng)一的規(guī)范和標準,但人們對檔案信息資源的信息價值和作用缺乏認同感,無法達到高校檔案信息資源共建共享。由于高校檔案管理部門自身管理觀念陳舊,致使檔案工作者對檔案工作的認識程度不高,成為制約高校檔案資源信息化建設(shè)的重要因素。從事檔案管理的人員仍然存在著“為保管而保管,重保管輕利用”的思想,缺乏檔案信息資源共建共享的創(chuàng)新觀念,檔案信息資源的優(yōu)化整合與開發(fā)利用工作落后于信息社會發(fā)展的需要,導(dǎo)致檔案信息資源建設(shè)難以適應(yīng)高校檔案信息利用需求。

高校檔案館(室)按照《高校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的要求，建立了門類比較齊全、結(jié)構(gòu)比較合理、管理比較科學(xué)、設(shè)施比較完善、服務(wù)比較有效的檔案工作體系，為檔案信息化建設(shè)打下了堅實基礎(chǔ)。許多高校檔案館(室)在檔案信息化建設(shè)方面已投人了一定的經(jīng)費，如配備了計算機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、輸人輸出設(shè)備和其他硬件、軟件，建成了檔案網(wǎng)絡(luò)等等。

2 高校檔案信息化建設(shè)的制約因素

數(shù)字檔案打破了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案的概念，即有形化向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，高校檔案工作者須實現(xiàn)思想上的轉(zhuǎn)變與工作方式的更新。由原先的檔案實體管理模式擴展為檔案信息處理模式，在加大了檔案工作量的同時工作效率也須加快，須樹立良好的數(shù)字檔案工作理念，滿足高校教育事業(yè)迅猛發(fā)展過程中對檔案的利用需求。另外高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要高校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，逐步將檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)納入議事日程，在人才物力等方面提供方便，實現(xiàn)高校檔案信息的高效率回報。

3 高校檔案數(shù)字化建設(shè)基本思路

高校檔案數(shù)字化建設(shè)就是構(gòu)建數(shù)字化的檔案運行機制,建立數(shù)字化檔案工作體系,它是借助各種現(xiàn)代高新技術(shù),實現(xiàn)各種檔案資源數(shù)字化存儲、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制的一個綜合過程,其工作內(nèi)容涉及到高校檔案工作多方面,根據(jù)目前高校檔案工作發(fā)展水平,結(jié)合數(shù)字化檔案形成的規(guī)律、特點,其數(shù)字化建設(shè)應(yīng)從以下幾方面入手：

建設(shè)計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是檔案數(shù)字化工作的必備“硬件”環(huán)境高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)是高校數(shù)字化檔案建設(shè)必備的技術(shù)環(huán)境,數(shù)字化檔案檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在,其對內(nèi)的業(yè)務(wù)組織和對外的服務(wù)都是以網(wǎng)絡(luò)為載體,只有充分地具有和利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境技術(shù)才能真正完成和發(fā)展高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作。高校檔案數(shù)字化建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境主要通過學(xué)校檔案館范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動化集成管理,面向檔案館內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié),使全館業(yè)務(wù)管理在自動化的基礎(chǔ)上形成一個整體,并向來館利用者提供檢索和查詢等項聯(lián)機服務(wù)。通過校園網(wǎng)面向?qū)W校各教學(xué)、科研、管理和服務(wù)部門,提供用戶在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對館藏檔案進行網(wǎng)上利用等服務(wù)。

健全的檔案數(shù)字化工作體系是數(shù)字化建設(shè)的必要“軟件”條件。高校檔案進行數(shù)字化建設(shè)必須在檔案工作各個基本環(huán)節(jié)建立數(shù)字化工作流程以及制定數(shù)字化工作規(guī)章制度。首先,在收集環(huán)節(jié),通過計算機網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字化文件和檔案的一體化管理歸檔收集模式。各單位文書處理人員應(yīng)在完成本單位形成的電子文件后,通過校園網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館,完成文件歸檔;其次,在管理環(huán)節(jié),做好數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面管理工作。由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲器以及光、磁盤存儲,極小空間可存放大量的數(shù)字文件。數(shù)字化建設(shè)工作主要做好降低數(shù)字檔案對設(shè)備的依賴性,現(xiàn)階段高校數(shù)字化檔案的保管應(yīng)采取將記錄向人讀介質(zhì)輸出,暫時以原格式保存記錄,保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,防止信息丟失、被非法更改,注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題;再次,在利用環(huán)節(jié)通過校園網(wǎng)開展電子檢索服務(wù)。通過網(wǎng)絡(luò)在各高校之間互傳、互換信息,聯(lián)機建立用戶使用情況文檔;最后,建立檔案數(shù)字化各種規(guī)章制度。根據(jù)數(shù)字化建設(shè)工作的發(fā)展以及數(shù)字檔案特點,制定特定完善、符合實際需要的管理規(guī)章制度,文檔一體化工作制度,數(shù)字化文件歸檔制度,數(shù)字檔案鑒定制度,數(shù)字檔案備份制度等,保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

建立各類檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化建設(shè)的最終目標。建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫。這是高校檔案數(shù)字化建設(shè)初級目標,主要根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況,通過著錄標引,建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫,即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的計算機化,不過加工得更加詳盡,揭示檔案內(nèi)容更加全面與深化,且能通過計算機檢索與編目。

建立各類數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫。根據(jù)學(xué)?，F(xiàn)代化管理主要內(nèi)容與發(fā)展方向,全面深入地揭示某一系列專題檔案內(nèi)容,建立從目錄到檔案全文內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫?？梢越⒌臄?shù)據(jù)庫主要有:學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)網(wǎng)上招生錄數(shù)據(jù),將每屆學(xué)生的姓名、性別、出生年月等基本情況收進學(xué)籍庫同在校期間各種有關(guān)數(shù)據(jù)收錄在一起,形成學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫,對鑒別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證的真?zhèn)?提供確切的證據(jù)，將起到積極作用。學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫。平時通過校園網(wǎng)收錄學(xué)生成績數(shù)據(jù),待學(xué)生畢業(yè)時,匯總建立學(xué)生成績庫。學(xué)位論文專題數(shù)據(jù)庫。結(jié)合每年畢業(yè)生提交學(xué)位論文電子版機會,將紙質(zhì)論文和電子論文數(shù)據(jù)庫一并歸檔,并及時采用掃描等方式補錄以往學(xué)位論文全文,建立齊全的學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫?？蒲谐晒麢n案數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)字校園科研管理系統(tǒng),及時建立科研技術(shù)成果動態(tài)數(shù)據(jù)庫,并把已歸檔成果檔案通過鍵盤方式補錄進數(shù)據(jù)庫,形成完整的科研檔案數(shù)據(jù)庫。等等一些數(shù)據(jù)庫。

還要提高檔案工作者的整體素質(zhì)。人力是社會進步的決定性因素，人才是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。建立一支高素質(zhì)的檔案干部隊伍是高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實基礎(chǔ)，檔案人員的素質(zhì)直接影響高校檔案信息化建設(shè)的進程?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實施綱要》提出，檔案信息化的關(guān)鍵是檔案工作者素質(zhì)的提高。有一支過硬的專業(yè)技術(shù)隊伍，是實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的保證。加強高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

總之,高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發(fā)展的過程,只有遵循合理的原則,設(shè)立科學(xué)的目標,采取正確的方法,才能逐步做好此項工作,才能充分發(fā)揮高校檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)中應(yīng)有的作用。

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