淺談科普信息資源數(shù)字化檔案館建設(shè)

崔 薇

河北省科學(xué)技術(shù)普及服務(wù)中心，河北石家莊 050011

淺談科普信息資源數(shù)字化檔案館建設(shè)

崔 薇

河北省科學(xué)技術(shù)普及服務(wù)中心，河北石家莊 050011

在科協(xié)工作中，科普工作占據(jù)了半壁江山，其中產(chǎn)生的海量非涉密科普資源如同一個(gè)巨大的礦藏在科協(xié)事業(yè)中發(fā)揮著重要作用。在信息化建設(shè)的背景和趨勢下，科普檔案要發(fā)揮更大作用，須在數(shù)字化建設(shè)上下功夫。本文簡要探討了科協(xié)建設(shè)數(shù)字化檔案館的必然性、重要意義和方法，從而實(shí)現(xiàn)科普信息檔案資源的數(shù)字化創(chuàng)新。

科普檔案；信息資源；數(shù)字化

1 數(shù)字化的必然性

在科普事業(yè)發(fā)展中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、多媒體等技術(shù)得到了廣泛而充分的應(yīng)用，如數(shù)字科技館、數(shù)字博覽館、科技搜索引擎等，傳統(tǒng)的科普信息正以數(shù)字化的方式呈現(xiàn)出新面貌，成為新型的檔案形態(tài)?；谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息檔案，集合了不同載體的科普資源，其數(shù)字化的存儲形式，網(wǎng)絡(luò)化的連接方式，既實(shí)現(xiàn)資源共享，更便于提取利用，成為文書檔案的重要補(bǔ)充。

一方面，出于計(jì)算機(jī)管理的基本需要，科協(xié)形成了大量數(shù)字化檔案信息。作為科普工作的主要陣地，科協(xié)擁有一批專家、學(xué)者及其科技和學(xué)術(shù)成果，在獲取科技信息方面擁有得天獨(dú)厚的條件；另一方面，日常工作和檔案管理中廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)，數(shù)字化文件檔案隨即產(chǎn)生。此外，大部分科協(xié)建立了公務(wù)信息或公眾科普信息網(wǎng)，先進(jìn)的技術(shù)手段和快捷的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大大提升了科普工作效能，公眾第一時(shí)間了解科普信息，他們不僅是科普的受眾，更成為參與者形成互動，由此產(chǎn)生大量機(jī)讀文件，即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

2 數(shù)字化的好處與影響

科普檔案信息一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里，查找檢索既費(fèi)時(shí)又占用物理空間，不便于維護(hù)。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理相對不可靠。建立科普信息電子檔案館就是把紙質(zhì)信息通過掃描、錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲檔案信息。數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、實(shí)時(shí)同步備份、存儲空間小，維護(hù)方便、安全。

科普數(shù)字化檔案館建設(shè)會產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。首先，科協(xié)網(wǎng)和公眾科普網(wǎng)中擁有的各類數(shù)據(jù)庫，使各類數(shù)據(jù)更加及時(shí)、準(zhǔn)確的歸檔。數(shù)字化科普檔案館能為不同地點(diǎn)、不同時(shí)間的訪問者提供服務(wù)，前提是接受服務(wù)者有聯(lián)網(wǎng)的電腦，就能進(jìn)入管理系統(tǒng)根據(jù)所需查閱檔案信息；其次，檔案歸檔更加及時(shí)、快捷，信息再開發(fā)、再利用更加方便。文書處理人員將收文或發(fā)文輸入到計(jì)算機(jī)中，相關(guān)部門根據(jù)各自的權(quán)限在線處理，年終歸檔時(shí)，只要向數(shù)字檔案館提交分類組卷清單，將數(shù)據(jù)通過報(bào)送系統(tǒng)傳輸至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可；第三，數(shù)字檔案館是無紙化的，它使檔案的鑒定、整理、編目、再利用工作背后的活動和意圖更趨明晰，信息實(shí)現(xiàn)超時(shí)空流動，數(shù)字化檔案館將成為名副其實(shí)的檔案信息控制中心。

3 數(shù)字化科普信息檔案館的建設(shè)

1）完成現(xiàn)有檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，是數(shù)字檔案館建設(shè)的第一步。通過手工錄入、機(jī)器掃描等手段，將檔案信息存儲到光盤、磁盤等存儲器中，這是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作。此外，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化科普檔案的基本環(huán)節(jié)，制定各項(xiàng)規(guī)章制度，完善管理機(jī)制建設(shè)。

2）數(shù)字檔案館的信息收集

采用文檔一體化管理方式進(jìn)行檔案信息收集，是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式，其手段也是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)現(xiàn)的。數(shù)字化的內(nèi)容包括：文字、圖形、聲音、影像等。科普檔案資源產(chǎn)生的背景包括：檔案產(chǎn)生的原因、形成過程、責(zé)任者等。元數(shù)據(jù)包括：數(shù)據(jù)字典、邏輯結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)環(huán)境、軟件平臺、應(yīng)用程序等，從而保護(hù)上述信息的完整性、延續(xù)性。

由于科協(xié)網(wǎng)建設(shè)已日趨成熟，文書處理人員只需要通過科協(xié)網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)一份到數(shù)字檔案館即可完成上述收集工作。

3）數(shù)字檔案的保管

鑒于數(shù)字檔案載體的特殊性，對傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案保管“八防”的要求就不再適用，取而代之的是數(shù)字存儲設(shè)備、光（磁）盤存儲等，大量的信息濃縮在極小空間里，對安全的要求更為苛刻，主要包括設(shè)備安全與信息安全。設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件的配置，應(yīng)考慮能夠抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全應(yīng)保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，跟蹤設(shè)備的更新情況，在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前，應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上，嚴(yán)防信息丟失、被非法修改等，特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，尤其處理好共享與保密的關(guān)系，解決好邏輯性處理與物理存儲管理等問題。

4）數(shù)字檔案館的使用

公眾科技網(wǎng)絡(luò)、科協(xié)網(wǎng)站及其應(yīng)用技術(shù)日臻成熟，已提前為數(shù)字化檔案館這一設(shè)想的實(shí)踐鋪墊了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展科普檔案資源服務(wù)創(chuàng)設(shè)了條件。在同一工作平臺上，制作文件與檢索工具基本同步，同一系統(tǒng)軟件加工而成的文件內(nèi)容，以及文號、題目、作者、時(shí)間、密級等檢索字節(jié)使后期歸檔更為規(guī)范，減少了差錯(cuò)率。

5）數(shù)字檔案館管理機(jī)制的建立

根據(jù)數(shù)字化檔案館的特有屬性，制定符合需求的規(guī)章制度，不斷完善數(shù)字檔案歸檔、保密、鑒定、備份等制度，完善在線使用者的身份認(rèn)定審核制度、網(wǎng)絡(luò)安全防范制度等，確保數(shù)字化檔案館運(yùn)行安全。

6）數(shù)字化檔案館從業(yè)人員的素質(zhì)

數(shù)字化檔案館對工作人員的素質(zhì)要求較高，不僅要精通傳統(tǒng)檔案的鑒定、整理、保存知識和技能，也要求對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握能力。既要做到對檔案準(zhǔn)確分類，特別是專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握，又能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、查詢、基本網(wǎng)絡(luò)管理等技能，為使用者以其所需提供個(gè)性化服務(wù)。

可以預(yù)見，不久的將來，數(shù)字化技術(shù)能夠把幾十年、甚至更長時(shí)間的科普信息資源濃縮在體積很小的數(shù)字存儲設(shè)備上，為每一個(gè)需要它的人服務(wù)。

G203

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1674-6708（2010）22-0003-01

崔薇，館員，河北省科學(xué)技術(shù)普及服務(wù)中心主任助理兼信息部長