如何實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標準化

李沛聿

（太原重型機械集團有限公司，山西 太 原 0 30024）

實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化，關(guān)鍵在人，人的因素包括：領(lǐng)導要重視，任何工作領(lǐng)導不重視都很難做好、做到位；其次，檔案管理人員要加強培訓和自身學習，通過培訓和學習，提高檔案管理工作技能。另外，在檔案管理中善于引入信息技術(shù)，檔案管理信息化，可以通過信息流程的規(guī)范在某種程度上強制工作人員養(yǎng)成規(guī)范化和標準化管理的習慣。

1 檔案工作規(guī)范化、標準化的前提

1.1 增強領(lǐng)導和職工的檔案意識

檔案管理在該公司長期以來不是很受重視，表現(xiàn)在：①各部室沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息在工作中流失；②檔案工作未形成一套完整的制度；③工作上圖省事和方便，致使大量檔案均分散保存，流失嚴重；④檔案室硬件設(shè)施配置落后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)未全面引進和應(yīng)用。這些都與領(lǐng)導對檔案工作重要性認識欠到位，沒有認識到檔案的重要性及作用。沒有將檔案工作列入工作計劃和工作目標考核，也在一定程度上影響了公司檔案工作規(guī)范化和標準化的建設(shè)進程。

1.2 加強公文制發(fā)環(huán)節(jié)的規(guī)范操作是檔案工作規(guī)范化和標準化的前提和基礎(chǔ)

檔案管理的內(nèi)容主要是公文，公文在制發(fā)環(huán)節(jié)把好質(zhì)量關(guān)，就可以為檔案工作實施規(guī)范化、標準化提供有力的支撐和保證?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量問題。雖然文書處理工作與檔案工作是不同性質(zhì)的工作，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，前者工作質(zhì)量好壞直接決定了后者工作的質(zhì)量水平，文書處理和檔案工作是不可分割的。所以，在檔案工作上必須有一盤棋思想，有系統(tǒng)性地看待和解決問題。在檔案工作實踐中，要樹立文書處理與檔案工作規(guī)范化、標準化同時并舉的理念，可以通過強化檔案工作的入口關(guān)，逆向促進文書工作規(guī)范化、標準化。具體公文制發(fā)規(guī)范和標準可參照通用的公文管理規(guī)范及標準，不一定千篇一律，但要做到“一類一律”，另外，要密切聯(lián)系企業(yè)的實際，盡量簡化標準和流程。

2 加強檔案工作人員業(yè)務(wù)知識和技能培訓，提高檔案人員工作質(zhì)量

檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案管理人員提出了更高的要求。

在這種形勢之下，檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識和技能培訓必須加強并與時俱進，而且學習和培訓要形成一種制度，以利于終生學習習慣養(yǎng)成和學習型組織的建設(shè)，只有這樣才能保證檔案管理知識持續(xù)更新，才能適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作技能，筆者認為主要體現(xiàn)在3個方面：一是要認真學習檔案管理知識，提高認識檔案知識的水平。不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)。二是對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能；三是要勤總結(jié)、勤改進，理論聯(lián)系實際，不斷創(chuàng)新檔案工作思路和方法。另外，在企業(yè)引入檔案管理信息化系統(tǒng)的同時，要做好檔案管理信息員的培訓工作，以保證企業(yè)檔案管理系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn)。

3 明確職責，合理分工，實現(xiàn)檔案資料流程化管理

做好檔案工作，還需確定分管領(lǐng)導和專(兼)職檔案人員，負責對檔案管理的組織協(xié)調(diào)工作和檔案的收集和整理工作。各部門指定專門人員可以為兼職檔案員，負責本部門的檔案收集、接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、移交等工作，業(yè)務(wù)上受公司辦公室的監(jiān)督、指導。

辦公室檔案管理人員平時也要認真做好收集、整理、管理工作。做到及時、主動收集存檔的資料；按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復過濾；整理有序，科學管理，分柜存放，方便查找。

要將檔案管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門的職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案工作創(chuàng)新

當前檔案工作者的重要使命就是學習和掌握信息技術(shù)，以此更加有效地開發(fā)和利用檔案信息資源。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化。

（1）建立企業(yè)專門檔案館（室）網(wǎng)頁，開展在線提供利用服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門可通過依附局域網(wǎng)制作自己的網(wǎng)頁來實現(xiàn)“借船出?！?，把各種檔案資料通過掃描或拍照方式錄入電腦，然后將可以公開的檔案信息上傳自己網(wǎng)頁，這樣就可以使各單位和部門通過網(wǎng)頁進行檢索，并及時下載工作需用的檔案信息，從而促進檔案資料信息利用最大化和高效化。國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。條件允許可以建立獨立的局域網(wǎng)站，這樣可以更好地開展檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（2）建立“電子文檔數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企業(yè)管理部門通過聯(lián)網(wǎng)建立信息共享平臺，電子文檔數(shù)據(jù)管理中心設(shè)在企業(yè)檔案館（室），是企業(yè)信息資源庫的重要組成部分。電子文檔數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣、內(nèi)容豐富、利用率高、可實時共享。

（3）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室）。

需要指出的是，文件材料收集準確、完整是檔案價值的重要保證，而歸檔方法與文件質(zhì)量問題常常影響檔案工作規(guī)范化、標準化。所以，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的過程中，必須注意解決好歸檔方法問題，注意解決好歸檔文件質(zhì)量問題，這樣就能更好地實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化，為企業(yè)資料信息的有效利用創(chuàng)造有利的條件。