高?？萍紮n案管理與創(chuàng)新

申曉潔，滕石生

（山西大學(xué)工程學(xué)院，山西 太原 030013）

高校科技檔案管理與創(chuàng)新

申曉潔，滕石生

（山西大學(xué)工程學(xué)院，山西 太原 030013）

高校是知識密集型組織，每年都產(chǎn)生許多的科研成果，如何對這項成果資料進(jìn)行歸檔，是高校存在的一個現(xiàn)實問題，怎樣提高科技檔案的歸檔率和歸檔質(zhì)量，筆者對此進(jìn)行了論述。

科技檔案；歸檔管理

高校是一個知識密集型組織，對國家的科技創(chuàng)新，國家的建設(shè)與發(fā)展具有巨大的推動作用。創(chuàng)造一個優(yōu)良的科技發(fā)展環(huán)境，提高科技管理水平，是對國家的貢獻(xiàn)，對學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)。高?？萍紮n案是學(xué)校教師、科技工作者長期從事教學(xué)、科研工作的勞動成果的記載，也反映了一所高?？蒲泄ぷ髑闆r與科技水平。由于科技資料具有專業(yè)性強、來源渠道分散、載體類型多樣、形成周期長等特點，使得學(xué)校科技檔案的管理存在一定的難度，造成歸檔率低和歸檔資料的完整性不高。為此，需要從多個方面加強管理。

1 加大宣傳力度，提高科技檔案的歸檔意識

高?？萍紮n案的歸檔率不高，一方面是很多的教師、科研人員檔案意識薄弱，沒有認(rèn)識到科技檔案對學(xué)校發(fā)展和國家科技創(chuàng)新的重大影響和深遠(yuǎn)意義，認(rèn)為檔案可有可無，只注重自己使用方便，不愿意主動將研究成果資料歸檔。甚至有的研究人員認(rèn)為，成果是我（或以我為主）研制成功的，技術(shù)資料核心部分就應(yīng)該由我掌握，只為個人利益著想，不愿把科技資料歸檔。這樣就造成了一部分重要的科技資料分散在個人手里，無法保證科技檔案的完整性。另一方面是由于科技檔案的特點，加之檔案管理人員認(rèn)識不夠，在一定程度上造成科技資料難以收集，科技檔案收集質(zhì)量不高。針對科技檔案意識薄弱觀念落后的問題，一是要多利用兼職檔案員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和學(xué)校網(wǎng)站，加強對科研檔案工作的宣傳，加強與科研人員協(xié)調(diào)和溝通，讓科技工作者樹立全局觀，將自己的科研工作著眼于學(xué)校的整體工作中，以開放的心態(tài)對待科技檔案的使用；二是要積極與領(lǐng)導(dǎo)溝通、宣傳，掙得領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、大家關(guān)心、人人參與的良好氛圍。三是加強對檔案管理人員教育，使之樹立具有全局性和前瞻性的思想和觀念，主動掌握學(xué)?？萍脊ぷ鲃討B(tài)，及時了解國內(nèi)外科技發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢和國家的科技方針政策。

2 改進(jìn)管理方式，完善科技檔案管理相關(guān)制度

目前各個高校都為教師和科研人員提供了良好的學(xué)術(shù)條件和學(xué)術(shù)氛圍，出臺各項鼓勵政策，極大地調(diào)動了廣大教師和科研人員的科技創(chuàng)新積極性，科技創(chuàng)新能力得到極大提高。許多教師利用學(xué)校的資源進(jìn)行學(xué)術(shù)研究、科技攻關(guān)，學(xué)校出資進(jìn)行項目資助和評審，并獲得了許多的發(fā)明專利和科技成果。如何實現(xiàn)科技成果個人和學(xué)校的共享，科技項目資料的及時歸檔。最基礎(chǔ)的工作就是建立和不斷完善切實可行的管理制度。

（1）建立規(guī)范的科技檔案負(fù)責(zé)人制度。在科技項目立項的同時，確定項目負(fù)責(zé)人為項目檔案的負(fù)責(zé)人；簽訂項目合同的同時，明確項目檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)，確定目標(biāo)責(zé)任。

（2）堅持科研立項和檔案管理的“四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗收科研工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。即下達(dá)項目任務(wù)的同時同步下達(dá)檔案工作要求，檢查項目進(jìn)度的同時同步檢查科技材料的收集整理情況，總結(jié)項目成果的同時同步總結(jié)項目檔案工作，在申請驗收、鑒定科研成果和評審獎勵科研成果的同時同步檢查科技檔案歸檔情況。

（3）制定相應(yīng)的制約手段，利用行政手段進(jìn)行干預(yù)。實踐證明，學(xué)校在近年的基建、設(shè)備檔案管理工作中執(zhí)行了沒有檔案室簽字，校長就不簽字，財務(wù)就不報銷的制度，確保了這兩類檔案的歸檔率。科技檔案的管理也可采用同樣的管理手段，在工作中提高科技檔案人員的歸案意識，促進(jìn)科技檔案的管理水平，確保科技檔案的歸檔率和歸檔質(zhì)量。

3 重視人才培養(yǎng)，提高科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

科技檔案工作是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”，要完成時代賦予科技檔案工作的光榮使命，就需要科技檔案工作者更好地適應(yīng)時代，不僅應(yīng)具備科技檔案方面的專業(yè)知識，還要有較高的素質(zhì)，廣博的知識，現(xiàn)代信息技術(shù)運用能力，信息加工處理能力。然而有相當(dāng)一部分的高校，由于檔案工作不受重視，對檔案室的人員配置，不是從工作或崗位需要出發(fā)，而是為安置而安排，使得檔案室很少有檔案管理的專業(yè)人員，也沒有科研的工作經(jīng)歷，造成了檔案管理人員自身素質(zhì)差，業(yè)務(wù)能力低，加大了科技檔案管理工作的難度。要提高科技檔案的管理水平，就要一方面要鼓勵和培養(yǎng)管理人員愛崗敬業(yè)、積極工作的責(zé)任心和開拓創(chuàng)新的精神；另一方面要積極拓展渠道，為他們提供學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的機會，在促進(jìn)自身發(fā)展的同時，提高科技檔案管理的水平。

4 改進(jìn)管理方式，促進(jìn)科技檔案的管理與服務(wù)

科技檔案形式各樣、品種繁多。不僅僅有紙質(zhì)檔案，還有以電子文檔、影音資料、圖片資料等形式存在的檔案?？萍紮n案管理工作有其重要的特點，一個完整、準(zhǔn)確的圖紙和數(shù)據(jù)記錄，可以使設(shè)計者在原有的基礎(chǔ)上避免重復(fù)錯誤和在技術(shù)進(jìn)步上得到快速和有效的提高，使產(chǎn)品得到不斷的完善和更新。如何更好地利用現(xiàn)代管理手段，提高檔案信息的收集、貯存、加工、傳遞、開發(fā)利用，這就為科技檔案的管理與服務(wù)提出了更高的要求。

（1）科技檔案作為學(xué)校的資產(chǎn)，科技檔案的管理作為學(xué)校管理的重要工作內(nèi)容?？萍紮n案工作者要用“假如我是利用者”的換位思考提高服務(wù)意識，變單一的保管、查檔為深入一線基層，了解用戶對科技檔案的需求，提高科技檔案服務(wù)的及時性、針對性和實效性。多方面、多角度地為利用者提供方便，把科技檔案服務(wù)工作提高到新的水平。

（2）隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，科技檔案的保管條件和手段也在發(fā)生著改變?？萍紮n案工作人員不再單純是科技檔案的保管員，還應(yīng)是科技檔案信息財富的擁有者和提供者；科技檔案管理部門也不再是單純的收藏部門，還應(yīng)是科技檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。在科技檔案工作管理的手段上，要改變舊的管理方式，努力實現(xiàn)科技檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題，積極運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，來提高科技檔案工作的技術(shù)含量和水平。

科技檔案作為高校的重要檔案之一，其歸檔在目前來說是高校檔案管理的一個難點。如何做好這方面的工作，有許多的問題需要解決?？萍紮n案工作者需要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，更新觀念、創(chuàng)新手段，提高其在社會和經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

University Science and Technology File Management and Innovation

Shen Xiaojie，Teng Shisheng

The university is the knowledge intensity organization，every year has many achievements in scientific research，howto carry on the filing-up to this achievement material，is a realistic question which the university exists，howto enhance the science and technology file the filing-up rate and the filing-up quality，the author has carried on the elaboration.

science and technologyfile；filing-up management

G647

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1000-8136(2010)11-0104-02