小企業(yè)會計電算化工作的組織與實施

陳書忠 崔久偉

（建三江分局大興農(nóng)場國有資產(chǎn)經(jīng)營管理中心，黑龍江 建三江 156300）

1 會計電算化工作的組織與計劃

良好的組織和計劃是成功的一半，所以組織和計劃對會計電算化工作很重要，而很多小企業(yè)會計電算化工作實施的不成功，往往是因為缺少良好的組織和計劃。電算化的工作涉及面比較廣，需要企業(yè)的人、財、物多項資源，所以最好是單位領導親自負責組織這項工作，以便于組織和協(xié)調。

因此會計電算化工作的實施計劃可以包括以下幾個方面：

機構和人員的配置計劃。小企業(yè)規(guī)模較小，經(jīng)濟實力較弱，可以在原有的會計機構的基礎上，培訓和增加相關的會計電算化人員，可以對原有的會計人員進行電算化的培訓。

硬件和軟件的購置計劃。計算機及其他硬件設備是電算化會計信息系統(tǒng)的重要組成部分，制定其購置計劃是非常必要的。對于小企業(yè)來說，可以根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)濟實力和發(fā)展計劃和對會計工作要求，制定計算機及其他硬件設備購置計劃。主要包括硬件模式、計算機、打印機等輔助設施的數(shù)量和價格，以及總投資分配等。計算機軟件也是電算化會計信息系統(tǒng)的重要組成部分，軟件的開發(fā)或購置計劃的好與壞直接影響至會計電算化的實施。對于小企業(yè)來說，最好的選擇購買通用會計軟件的方式，這樣做既經(jīng)濟又可靠。企業(yè)應該制定出軟件購置計劃。

費用預算。編制好各種計劃之后，便要進行費用預算，即測算全部投資的總額，以及各分項計劃的費用預算等。

會計電算化工作的組織與計劃做好以后，下一步就是要建立會計電算化系統(tǒng)了。

2 會計電算化信息系統(tǒng)的建立

電算化會計信息系統(tǒng)是一個包括計算機硬件、軟件、財會人員和會計規(guī)范四個要素的信息系統(tǒng)。對于小企業(yè)來說關鍵是硬件和軟件的配置。

2.1 硬件的配置。硬件配置是指會計電算化所需硬件系統(tǒng)的構成模式。目前主要有單機模式、多用戶模式和網(wǎng)絡模式三種。多用戶模式因其固有缺限基本是已不太用了。單機系統(tǒng)雖然投資小，見效快，但是其可靠性較差，一旦機器發(fā)生故障，會使整個會計工作中斷，給企業(yè)的正常會計工作帶來較大的損失。筆者認為對于小企業(yè)來說，網(wǎng)絡模式還是一個較好的選擇，它可以彌補單機模式的缺限。網(wǎng)絡模式主要是指由一臺服務器和多臺微機用網(wǎng)線連接起來的一個系統(tǒng)，各臺微機都具數(shù)據(jù)處理能力，而且通過網(wǎng)絡系統(tǒng)可以共享網(wǎng)絡服務器上的硬件和軟件資源。安全穩(wěn)定性較好，容易維護，具有可擴展性。目前計算機硬件的價格不斷下降，所以即使配置網(wǎng)絡模式，投資也不會太大，一般的小企業(yè)都可以承受。

2.2 軟件的配置。軟件的配置包括系統(tǒng)軟件和會計軟件，筆者主要談一下會計軟件。會計軟件是企業(yè)開展會計電算化工作不可缺少的必要條件。一般說來，配備會計軟件的方式主要有三種：選擇通用的商品化會計軟件、定點開發(fā)、選擇通用商品化會計軟件與定點開發(fā)相結合。當然對于小企業(yè)來說，最理想的方法還是選擇通用的商品化會計軟件。選擇會計軟件時要注意以下幾點：

選擇會計軟件時要注意與硬件系統(tǒng)的匹配。一般來講，目前市場上銷售的會計軟件有兩種版本，單機版和網(wǎng)絡版。所以作為企業(yè)來講，要了解自己企業(yè)會計電算化的硬件模式，是單機模式還是網(wǎng)絡模式，然后再去選用相應的單機版會計軟件或網(wǎng)絡版會計軟件。如果軟件與硬件模式不匹配，軟件無法正常工作。

會計軟件的易用性。目前在市場上銷售的會計軟件，凡是經(jīng)過財政部門評審通過的，在功能上應該是符合要求的。各個軟件廠商開發(fā)出的會計軟件功能上大同小異，所以對于小企業(yè)來講，在選擇會計軟件的時候不要一味求全求大，認為會計軟件模塊越多越好，功能越齊全越好。

會計軟件售后服務工作的可靠性。會計軟件售后服務工作的可靠性對用戶來說至關重要，對小企業(yè)來說尤其如此。因為小企業(yè)對軟件和硬件的自身維護能力較差，一旦軟件或硬件出了問題自身沒法解決，而會計軟件廠商的售后服務工作到不了位，會給日常會計工作帶來很大的不便。所以筆者認為對于小企業(yè)來講，一定要選擇質量過硬，售后服務工作做的好的會計軟件廠商。這樣才不會給日常的會計工作帶來不必要的麻煩。

3 會計電算化內部控制的建立

3.1 會計電算化的內部控制主要是崗位分工

會計電算化的崗位是指直接管理、操作、維護計算機硬件和會計軟件的崗位。主要有以下幾個方面：系統(tǒng)管理員。負責計算機及會計軟件系統(tǒng)的正常運行協(xié)調工作，要求具備會計和計算機知識，可由會計主管兼任；系統(tǒng)操作員。負責輸入會計數(shù)據(jù)，運用計算機處理會計數(shù)據(jù)和輸出會計數(shù)據(jù)。要求具備會計知識和計算機操作知識；憑證審核員。負責對原始作證和記賬作證進行審核；系統(tǒng)維護員。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，要求具備計算機知識。采用網(wǎng)絡會計模式的企業(yè)需設立此崗位；會計檔案資料保管員。負責數(shù)據(jù)盤、程序盤、憑證和賬表等各種會計檔案的保管工作。

3.2 會計電算化管理制度的建立

算化會計信息系統(tǒng)的管理，是指對已建立的系統(tǒng)進行全面管理，保證安全、正常運行。它一般包括宏觀管理和微觀管理。

宏觀管理。這里的宏觀管理主要指對電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的管理。在電算化會計信息系統(tǒng)的運行階段，一方面要注意檢測電算化會計信息的可靠性、安全性和穩(wěn)定性，評價系統(tǒng)是否符合要求，檢驗使用人員對軟件操作的掌握程度，不斷完善會計電算化的管理制度。另一方面，在企業(yè)剛剛建立電算化信息系統(tǒng)后，不能馬上扔掉手工賬，因為并不清楚到底會計電算化信息系統(tǒng)運行的效果怎么樣，所以應該用電子計算機進行會計核算與手工會計核算同時運行3個月以上，如果取得相一致的結果，才可能證明會計電算化系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，這時才可以甩掉手工賬，完全用會計電算化系統(tǒng)來進行會計核算工作。

微觀管理。微觀管理主要指日常使用管理，主要是加強對電算化機房的管理。由于計算機設備的運行正常與否和周圍環(huán)境關系很大，所以企業(yè)要為計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保證計算機設備正常運行。

以上這些問題是小企業(yè)會計電算化進程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決，它將嚴重阻礙小企業(yè)會計電算化向更深層次的發(fā)展；如若重視并及時解決這些問題，它必然會促進小企業(yè)會計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量，更好地為提高小企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟效益服務。

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