綜述學(xué)校檔案管理工作中存在的問題與計(jì)策

畢強(qiáng)梅

江蘇省婦女干部學(xué)校，江蘇 南京 210017

1 學(xué)校檔案管理存在的問題

近年來，學(xué)校檔案工作獲得了較快發(fā)展，但仍然存在不容忽視的突出問題。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

就現(xiàn)在學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀看，大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用。個(gè)別學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為，學(xué)校不是政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格，行動(dòng)上自然落后于形勢(shì)的發(fā)展。檔案管理沒有列入學(xué)校工作的重要議事日程，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，平時(shí)對(duì)檔案工作不聞不問，放任自流，嚴(yán)重地影響了學(xué)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案基礎(chǔ)建設(shè)滯后

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)家對(duì)教育的投入大幅度提高，學(xué)校的辦學(xué)條件也有了明顯改善，但是，受區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的制約，許多學(xué)校對(duì)檔案室建設(shè)的“硬件”投入明顯不足。少數(shù)學(xué)校沒有設(shè)立檔案室，檔案庫房狹小簡(jiǎn)陋，設(shè)備陳舊老化，“六防”設(shè)施不能到位。辦公條件較差，庫房、辦公、閱覽也未實(shí)現(xiàn)三分開，檔案丟失散失、受潮霉變、蟲蛀損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。保管條件差，時(shí)刻威脅著檔案的安全。

1.3 管理制度不落實(shí)

大部分學(xué)校檔案管理“軟件”建設(shè)嚴(yán)重滯后，沒有制定檔案工作發(fā)展計(jì)劃、檔案管理工作規(guī)范、檔案工作人員崗位職責(zé)等規(guī)章，也沒有建立文書處理和檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管、編研、利用等制度，少數(shù)學(xué)校即使建起了一些，也只是寫在紙上、掛在墻上，缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制，執(zhí)行起來自然流于形式。例如，檔案收集偏重于文書檔案，門類單一，內(nèi)容單調(diào)，沒有特色。科研檔案、專業(yè)檔案、特殊載體檔案以及有關(guān)的資料、實(shí)物沒有得到應(yīng)有重視。

1.4 檔案人員素質(zhì)不高

學(xué)校檔案管理人員大多為其他部門人員兼職，缺乏專業(yè)背景，整體素質(zhì)偏低。由于工作繁忙，事務(wù)繁多，造成他們鉆研業(yè)務(wù)不夠，缺乏必備的專業(yè)技能。他們中不少人年齡偏大，學(xué)歷低，知識(shí)單一，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，難以勝任工作需要。個(gè)別檔案人員政治素質(zhì)較低，思想觀念陳舊，加上檔案工作本身枯燥、乏味，地位輕，待遇低，難以產(chǎn)生吸引力致使工作起來漫不經(jīng)心、應(yīng)付差事，缺乏責(zé)任心和積極性。

2 加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 重視學(xué)校檔案管理與建設(shè)

2.1.1 提高意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案管理列入學(xué)校工作的重要議事日程，組織教職工深入持久地開展《檔案法》的學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人。通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案、支持檔案并自覺維護(hù)學(xué)校檔案工作的良好氛圍。建立健全管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專（兼）職檔案員，從組織上保證檔案工作的順利開展。

2.1.2 健全制度，規(guī)范管理

建立完善檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。制定《檔案室工作職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等規(guī)章制度，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作走上科學(xué)化、制度化發(fā)展軌道。

2.1.3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員真正樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論；另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專（兼）職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

2.1.4 穩(wěn)定隊(duì)伍，改善條件

采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專（兼）職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，一般不輕易易人。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案室的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

2.2 推動(dòng)學(xué)校檔案工作服務(wù)于學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展

2.2.1 以學(xué)校檔案為歷史借鑒，促進(jìn)學(xué)校管理

學(xué)校是生產(chǎn)檔案的主體，又是檔案發(fā)揮效用的主要場(chǎng)所。學(xué)校檔案真實(shí)地記述和反映了學(xué)校的教學(xué)、管理、運(yùn)行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源。學(xué)校要發(fā)展，管理是重點(diǎn)。學(xué)校自身建設(shè)和價(jià)值觀的形成離不開作為其載體的學(xué)校檔案。一個(gè)學(xué)校，檔案是積累和豐富學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的有效手段。學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的建設(shè)必須立足于學(xué)校的現(xiàn)狀，借助中國(guó)傳統(tǒng)文化的底蘊(yùn)，扎扎實(shí)實(shí)地從學(xué)校檔案中總結(jié)已有的教育教育工作的經(jīng)驗(yàn)，繼承學(xué)校已有的自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的成果。通過分析學(xué)校現(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等幾個(gè)方面的沿革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供制定學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)整體方案的依據(jù)。

2.2.2 以檔案為載體，促進(jìn)教育教學(xué)管理

實(shí)踐證明，學(xué)校檔案促進(jìn)了學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展。首先，學(xué)校檔案是以一定的符號(hào)系統(tǒng)和一定的載體形式記錄了學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)以及對(duì)未來發(fā)展的啟示，匯集了學(xué)?，F(xiàn)有的一切知識(shí)成果，是學(xué)校發(fā)展過程的記錄；其次，學(xué)校檔案一經(jīng)產(chǎn)生便完全脫離人腦而獨(dú)立存在，突破時(shí)空的限制多次利用并流傳下來。通過學(xué)校檔案人員對(duì)學(xué)校檔案的收集和整理，使學(xué)校檔案成為促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)管理的重要手段；再次，任何精神文明建設(shè)都不可能在孤立的封閉狀況下進(jìn)行，學(xué)校重視教育教學(xué)管理是學(xué)校得以發(fā)展的重要條件。學(xué)校檔案作為學(xué)校進(jìn)行教育教學(xué)管理的重要憑借，在一個(gè)學(xué)校內(nèi)部和多個(gè)學(xué)校之間的教學(xué)管理和建設(shè)交流中起著媒介的作用。因此，學(xué)校檔案可以說是促進(jìn)了學(xué)校教育的教學(xué)發(fā)展。

2.2.3 以檔案管理體現(xiàn)學(xué)校管理自身價(jià)值

學(xué)校檔案建設(shè)就是一種學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)。開發(fā)和利用學(xué)校檔案信息，是學(xué)校提升自身形象和價(jià)值觀體現(xiàn)的一個(gè)平臺(tái)。充分利用學(xué)校檔案信息，與各項(xiàng)活動(dòng)密切結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。一所學(xué)校，檔案管理工作只有得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全社會(huì)的重視與支持，才能有其自身生存和發(fā)展的條件，才能擴(kuò)大學(xué)校檔案工作在學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)工作中的活動(dòng)舞臺(tái)，才能越來越成為學(xué)校不可缺少的重要部門。