淺談信息化在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

淺談信息化在企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

趙 毅

中鐵二局人力資源部，四川成都 610032

本文從企業(yè)人力資源管理信息化入手，分析了企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)實意義，指出了信息化建設(shè)中存在的主要問題，提出了推進企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的對策和建議

人力資源；信息化；應(yīng)用

當(dāng)前，我們正處于一個以知識、智力和創(chuàng)新能力為基礎(chǔ)的知識經(jīng)濟時代，由于人是企業(yè)能對自身進行變革以適應(yīng)環(huán)境變化的惟一動力，人力資源已經(jīng)成為企業(yè)的“第一資源”，是企業(yè)的核心競爭力，人力資源管理也是企業(yè)管理者最重要的管理活動和必備的管理技能之一。

在過去的幾年里，不少組織的人力資源管理部門都開始了人力資源管理信息化建設(shè)——或全盤引進、或委外開發(fā)、或自主開發(fā)。然而，在人力資源管理信息化建設(shè)實踐過程中，一些人力資源管理信息系統(tǒng)常以失敗告終，或成為企業(yè)的“雞肋”。那么，企業(yè)在人力資源管理工作中應(yīng)該如何有效實施信息化管理呢？

1 人力資源管理信息化簡介

人力資源管理信息化，即“eHR”，是新經(jīng)濟時代下人力資源管理發(fā)展的趨勢，是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與運用為基礎(chǔ)，以ERP、ASP(Application Service Provider，應(yīng)用程序服務(wù)提供商)等概念的出現(xiàn)和具體實施為存在和發(fā)展的環(huán)境，以人力資本開發(fā)和增值的迫切性為終極原因，將先進的軟件配上高速的硬件運用于人力資源管理，為企業(yè)建立的一種基于Internet的人力資源服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。系統(tǒng)通過集中式的信息庫、自動處理信息、員工自助服務(wù)、外協(xié)以及服務(wù)共享，達到降低成本、提高效率、改進員工服務(wù)模式的目的。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，實現(xiàn)企業(yè)全面人力資源管理，使企業(yè)實現(xiàn)一種新的人力資源管理模式。人力資源管理信息系統(tǒng)一般是由系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)運行維護和系統(tǒng)更新幾個階段組成，主要包括：基于互聯(lián)網(wǎng)的人力資源管理流程化與自動化，獲得人力資源管理外部服務(wù)和實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部自助服務(wù)。

2 人力資源管理信息化的現(xiàn)實意義

2.1 有助于提高工作效率

信息技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用，將使人力資源管理人員從日常事務(wù)中解脫出來。

2.2 有助于規(guī)范業(yè)務(wù)流程

當(dāng)人力資源管理者從繁雜的行政事務(wù)中抽身出來之后，就希望規(guī)范人力資源運作體系的業(yè)務(wù)流程。

2.3 有助于降低管理成本

企業(yè)在實施人力資源管理信息化之后，比如在員工培訓(xùn)方面，員工可以“在線”隨時隨地接受培訓(xùn)，從而可以節(jié)省時間，減少差旅費用，降低培訓(xùn)成本。在評估方面，通過網(wǎng)絡(luò)，各級主管可以很快看到來自各地下屬定期遞交的工作述職報告，并進行評估、指導(dǎo)及監(jiān)督，這樣，評估的成本也可以大為降低。

2.4 有助于企業(yè)留人、用人

不少企業(yè)在不同程度上存在著人才流失現(xiàn)象，人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環(huán)境、領(lǐng)導(dǎo)公平與否、培訓(xùn)機會和個人前途等。企業(yè)實施人力資源管理信息化后，利用人力資源管理信息系統(tǒng)對員工進行選拔、任用，可以減少人為的主觀性，體現(xiàn)公平原則，從而留住人才。同時，人力資源管理信息化使員工得到充分授權(quán)，它所提供的透明、簡便易查的信息獲取方式將贏得員工對人力資源管理服務(wù)和企業(yè)管理滿意度的提升，員工滿意度的提升無疑會增強企業(yè)的凝聚力，從而發(fā)揮吸引人才、留住人才的作用。

3 當(dāng)前企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的主要問題

現(xiàn)在，許多企業(yè)已經(jīng)借助不同的人力資源管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了人力資源管理信息化。著名的“康師傅”、萬科等企業(yè)都采用了SAP本地化的人力資源管理系統(tǒng)。但就整體而言，目前企業(yè)人力資源管理信息化的現(xiàn)狀是滯后的，目前從整個行業(yè)來看，人力資源管理的信息化工作開展的并不理想，“思想超前，行動落后”是目前人力資源管理信息化的典型特征。

3.1 目光短淺

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在人力資源信息化建設(shè)中缺乏長遠的戰(zhàn)略眼光，認識不到采用和實施人力資源管理信息化的重要性。他們或者只顧眼前利益，認為人力資源管理信息化是一種“錦上添花”的項目，沒有緊迫感；或者對人力資源管理信息化缺乏認識，自以為自己也已采用了人力資源管理系統(tǒng)，殊不知他們實質(zhì)上只是采用了帶有部分人事數(shù)據(jù)的簡單薪資處理軟件（這類系統(tǒng)大部分甚至還未達到20世紀(jì)70年代末的水平）；還有些企業(yè)在選取人力資源管理系統(tǒng)時，只考慮滿足當(dāng)前的需求，而且考慮價格因素多于系統(tǒng)功能，這樣選取的系統(tǒng)會后患無窮，不僅現(xiàn)在缺乏指導(dǎo)價值，將來隨著企業(yè)的發(fā)展和管理水平的提高，也會阻礙企業(yè)的進步，屆時要想改換其它的系統(tǒng)會比現(xiàn)在還要痛苦。

3.2 認識不夠

由于缺乏對系統(tǒng)實施工作的重要性和艱巨性的認識，將人力資源管理信息化系統(tǒng)混同于一個普通的軟件，沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和項目組織，邊用邊開發(fā)，使系統(tǒng)的實施處于一種混亂的狀態(tài)。其結(jié)果不僅會使整個系統(tǒng)的開發(fā)缺乏堅實的基礎(chǔ)，造成數(shù)據(jù)的重復(fù)、不相容和不全面；同時會造成相關(guān)人員和部門在數(shù)據(jù)采集和確認中進行重復(fù)勞動，增加了工作量，使他們產(chǎn)生怨言。如果數(shù)據(jù)更新不及時或不能有效地更新數(shù)據(jù)，還會使得以前的勞動前功盡棄，嚴重挫傷實施人員的工作積極性。而數(shù)據(jù)采集得不夠全面，在領(lǐng)導(dǎo)需要某些分析報告時不能及時提供，也會讓領(lǐng)導(dǎo)對項目的成效和實施人員的工作產(chǎn)生懷疑，對整個項目產(chǎn)生不利的影響。

3.3 好高騖遠

很多企業(yè)在人力資源管理信息化建設(shè)過程中，采取讓各個部門提自己的需求的方式匯總軟件需求，然后按照這些需求去尋找軟件或委托開發(fā)，這樣做的結(jié)果往往是：每一個部門都提出許多個性化需求，大家都有這樣一種心理：一定要趁這次機會把需求提全，把什么工作都計算機化，以后自己就輕松了。事實上，這是不現(xiàn)實的，如果在現(xiàn)階段就達到這樣的目標(biāo)的話，意味著假設(shè)有10個人的人力資源部門恐怕就要裁掉8個人了，因為都計算機化了嘛。這樣做的結(jié)果往往是失敗的。

3.4 實力不足

有些企業(yè)出于種種考慮，不顧自己的實力，組織一些人自己開發(fā)所謂的人力資源管理軟件，以期實現(xiàn)人力資源管理信息化建設(shè)。要想使自己開發(fā)的軟件投入實際運行，便于人力資源部門人員的使用并在以后能根據(jù)實際需要不斷更新，其用于維護、文檔編寫、調(diào)試和排錯等等所花費的人力、物力、財力姑且不論，問題是在于，如何將現(xiàn)代人力資源管理的理念和計算機技術(shù)有效地集合起來，從長遠、系統(tǒng)和發(fā)展的眼光來進行全面的系統(tǒng)分析和設(shè)計并不是一件輕而易舉的事。

4 企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的對策和建議

4.1 信息化建設(shè)的過程要貫穿人力資本觀念

在人力資源管理信息化的過程中，通過建設(shè)管理信息系統(tǒng)，使得職能部門能充分共享信息資源，加快溝通過程，改善決策效果。信息化環(huán)境使員工擁有更充分的信息資源，有機會參與企業(yè)的發(fā)展與管理。隨時獲取有關(guān)人力資源開發(fā)的信息。

4.2 信息化建設(shè)要注意立足現(xiàn)實，結(jié)合實際

要實現(xiàn)人力資源管理信息化，企業(yè)必須根據(jù)自身的發(fā)展現(xiàn)狀和實際需求制定切實可行的目標(biāo)，切忌追求一步到位，貪大求全。一步到位的信息化脫離了人力資源管理的現(xiàn)實需求，既加大了現(xiàn)實的投資成本、延長了實施周期，也增加了未來升級換代的代價。所以，企業(yè)人力資源開發(fā)與管理的信息化過程是一個循序漸進、分步實施的系統(tǒng)工程。

4.3 信息化建設(shè)要重視軟件研發(fā)和技術(shù)支撐

現(xiàn)有的人力資源信息化管理系統(tǒng)給企業(yè)帶來的最大困擾是軟件的功能模塊、權(quán)限管理和安全管理的維護工作量巨大，系統(tǒng)跟不上管理現(xiàn)實的變化等。針對企業(yè)高層次人才造成的組織結(jié)構(gòu)相對不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)流程變化頻繁的特點，人力資源信息化軟件要實現(xiàn)不斷調(diào)整的功能，進行快速配置，處理好“靈活性”和“操作的簡便”之間的關(guān)系，開發(fā)出具有靈活結(jié)構(gòu)的軟件，適應(yīng)不斷變化的人力資源管理模式?？焖倥渲玫娜肆Y源軟件系統(tǒng)要支持系統(tǒng)與其它系統(tǒng)環(huán)境的動態(tài)集成,比如薪酬管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的集成。

4.4 信息化建設(shè)要重視人才培養(yǎng),獲取智力支持

信息化不是一個單純的技術(shù)問題,更重要的是一個管理問題。因此，信息化的建立、運行是一項艱巨而且長期的系統(tǒng)工程，需要系統(tǒng)技術(shù)人員和全體員工的大力配合，才能保證信息化建設(shè)始終與企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)相互配合，這是企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)成功的保障。

4.5 信息化建設(shè)要有效調(diào)整組織結(jié)構(gòu)和規(guī)范業(yè)務(wù)流程

人力資源管理信息化項目的實施不可避免地會使原有業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化，同時也會影響到人員崗位和職責(zé)的變化，甚至引起部分組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。一方面，必須根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對組織架構(gòu)和部門職責(zé)進行調(diào)整。在調(diào)整過程中，可能會涉及部門職能的重新劃分、崗位職責(zé)的調(diào)整、業(yè)務(wù)流程的改變，權(quán)力利益的重新分配等因素；另一方面，要對人力資源管理結(jié)構(gòu)進行調(diào)整。由于實施人力資源管理信息化后，人員的層次結(jié)構(gòu)有了很大變化，原來主要從事重復(fù)勞動的管理人員，現(xiàn)在可以把主要精力放到更具創(chuàng)造性的工作上。因此，企業(yè)要進行新的工作分析，調(diào)整人力資源管理目標(biāo)和提拔、培訓(xùn)等計劃。

[1]秦志華.人力資源管理.中國人民大學(xué)出版社，2000.

[2]張建輝.互聯(lián)網(wǎng)與企業(yè)人力資源管理[J].中國軟科學(xué)， 2002（4）.

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1674-6708（2010）23-0209-02