談科研檔案工作信息化建設(shè)

劉 玫 王 莉

（1.齊齊哈爾市住房公積金管理中心；2.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場(chǎng)管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

一、科研院所檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題

以黑龍江省為例，一些科研院所檔案信息化工作起步較早，目前絕大部分院所已使用了計(jì)算機(jī)管理檔案目錄，完成或開始了文件級(jí)的檔案錄入，變“案卷級(jí)管理”為“文件級(jí)管理”。有相當(dāng)一批院所建立使用了“OA’系統(tǒng)。各院所檔案館還加強(qiáng)了檔案信息化的制度建設(shè)，有的院所網(wǎng)站也陸續(xù)建立并開通。盡管一些科研院所檔案信息化建設(shè)有了一定的發(fā)展，但檔案信息化建設(shè)總體上遠(yuǎn)滯后于全國(guó)信息化建設(shè)的整體水平，而省內(nèi)科研院所檔案信息化建設(shè)發(fā)展水平也很不平衡，部屬科研單位、省屬科研單位及各類民辦科研單位之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而大部分小規(guī)模、民間科研單位則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；有的雖然配備了計(jì)算機(jī)但未配置檔案管理軟件，只能實(shí)現(xiàn)單機(jī)下的檔案檢索；還有一些院所檔案館（室）甚至連計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施都不配置?？傮w上看，存在以下問題。一是科研單位檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，與機(jī)關(guān)、銀行等部門的檔案信息化建設(shè)水平相比還存在著很大差距。二是檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄，思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，經(jīng)費(fèi)和技術(shù)保障還不夠有力。四是信息化安全保障體系建設(shè)不完善，檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、加強(qiáng)科研單位檔案工作檔案信息化建設(shè)的建議

科研檔案信息化建設(shè)是科研單位信息化建設(shè)的組成部分，建設(shè)過程中要把握以下原則：一是全局性原則。檔案信息化建設(shè)必須納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，與學(xué)校信息化同步發(fā)展。二是標(biāo)準(zhǔn)化原則。加強(qiáng)各大標(biāo)準(zhǔn)的制定，以有效實(shí)現(xiàn)信息互通資源共享。三是經(jīng)濟(jì)性原則。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要與本單位的具體情況相結(jié)合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則。采取必要措施，確保信息安全、數(shù)字檔案可靠和內(nèi)存的真實(shí)。

(一)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為科研檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上。此外，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，還需要特定技術(shù)環(huán)境，即高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)。它主要通過二個(gè)層次來建設(shè)。一是科研院所檔案館室范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動(dòng)化集成管理，面向檔案館室內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)，使檔案館室業(yè)務(wù)管理在自動(dòng)化的基礎(chǔ)上形成一個(gè)整體并向來館室的利用者提供檢索和查詢等項(xiàng)聯(lián)機(jī)服務(wù)。二是通過院所網(wǎng)站面向院所各科研、管理和服務(wù)部門提供服務(wù)，利用者可在各自辦公室甚至住宅內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對(duì)館藏檔案進(jìn)行網(wǎng)上利用等服務(wù)。檔案館室還可通過各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的收集、歸檔。三是通過連接互聯(lián)網(wǎng)，開展合作業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案資源共享。對(duì)此，科研院所應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障檔案信息化建設(shè)與本單位信息化建設(shè)同步進(jìn)行。

（二）完善制度建設(shè)，健全工作體系，為科研檔案信息化建設(shè)提供保障

檔案信息化建設(shè)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，原有的檔案管理規(guī)章制度已不適應(yīng)檔案信息化需要，各科研院所應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，注意吸收相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，制定完善的符合實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和制度，以保障檔案信息化建設(shè)工作安全有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行重新設(shè)置。首先是數(shù)字化檔案的收集。收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成。由于一些科研院所的科研網(wǎng)建設(shè)已屬成熟階段，科研各部門均已接通，所以數(shù)字化文件歸檔將是一種很便捷的方式，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過本單位科研網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案管理部門即可。一般應(yīng)在完成邏輯歸檔（即電了文件的原存儲(chǔ)位置不變）后，把需要?dú)w檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)介質(zhì)上，完成物理歸檔。其次是數(shù)字化檔案的保管。由于數(shù)字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器存儲(chǔ)，保管的重點(diǎn)是保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性，同時(shí)防止信息丟失、被非法更改等。最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件，在文件制作的工作平臺(tái)上將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié)加文號(hào)、題名密級(jí)、作者、時(shí)間等用一定的格式固定下來，再加上檔案管理的部分編號(hào)如檔號(hào)等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

（三）建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是科研檔案信息化的關(guān)鍵

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合，目前科研院所要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，其信息一方面來源于現(xiàn)有的館藏檔案，利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲(chǔ)的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等各類存儲(chǔ)器中，完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。另一方面，通過對(duì)電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進(jìn)行歸檔、整理，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)科研工作的特點(diǎn)所建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，至少要包括以下內(nèi)容：一是要建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)科研工作檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化，且能通過計(jì)算機(jī)檢索與編目。二是要建立各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)科研工作現(xiàn)代化管理與發(fā)展要求，建立一系列專題數(shù)據(jù)庫(kù)，從目錄到檔案全文內(nèi)容齊全。三是要建立檔案全文原貌的數(shù)據(jù)庫(kù)。把科研工作館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及人事檔案等類原件或?qū)嵨?，通過掃描或數(shù)碼相機(jī)攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引，建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌的管現(xiàn)封

（四）加強(qiáng)安全措施建設(shè)，確保科研檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)安全

檔案實(shí)行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn)，但也存在安全問題。一方面采用必要的技術(shù)手段加以防范。當(dāng)前各種技術(shù)防范手段不斷推出升級(jí)更新，包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效的手段，應(yīng)該充分綜合運(yùn)用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案工作部門應(yīng)建立一整套科學(xué)合理、嚴(yán)密的管理制度，對(duì)每份電子檔案均實(shí)行全過程管理，從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。