論電子公文的檔案管理

王 玥高 峰

(1.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處;2.齊齊哈爾市軍隊離休退休干部第二休養(yǎng)所 黑龍江 齊齊哈爾 161000)

對于檔案管理工作來說，電子公文歸檔已經(jīng)成為檔案工作的必然方向，承擔(dān)起電子公文的歸檔管理工作，檔案部門責(zé)無旁貸。電子公文的管理給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來了深刻的震撼與變革。

一、電子公文流程

電子公文流程是電子公文從起草到歸檔，并按照標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的公文交換與共享機制和定義好的規(guī)則，在各部門之間逐級審批、傳遞，從而完成辦理目標(biāo)并歸檔保存的流轉(zhuǎn)過程。對于電子政務(wù)來說，電子公文流程是整個公文的辦理過程，其質(zhì)量和效果直接關(guān)系到電子政務(wù)系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)效率和效能。在電子公文流程的設(shè)計和實現(xiàn)過程中,對于流程上每個環(huán)節(jié)的工作狀態(tài)、工作時間、工作方法等運用應(yīng)用統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘分析、多維查詢功能、知識推理等知識管理技術(shù)等進行分析。診斷出流程中的低效率環(huán)節(jié)，實現(xiàn)流程的動態(tài)優(yōu)化，制定流程的優(yōu)化和重組方案，可以實現(xiàn)電子公文的網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，縮短文件流轉(zhuǎn)時間，提高電子政務(wù)工作效率。

對于檔案管理來說，電子公文流程是文件的整個生命周期過程，對其進行監(jiān)控與管理，可以清晰地記錄和反映電子公文形成和處理的全部動態(tài)過程，可以監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)中的電子公文是否丟失損毀、內(nèi)容是否正確、文件能否正常打開。通過電子公文流程的實現(xiàn)，檔案機構(gòu)的管理由事后管理變?yōu)檫m時管理．甚至是超前管理。記錄電子公文從形成到歸檔成為檔案的一切活動過程和處理情況，最大程度地保證電子文件的原始性、真實性、可靠性、完整性和準(zhǔn)確性。

電子公文流程包括4大要素:同一個業(yè)務(wù)目標(biāo)、多人參與、按照一定的順序和規(guī)則傳遞、每個參與者通過事件操作完成自己的任務(wù)。對電子公文流程進行合理、準(zhǔn)確的分析和設(shè)計可以有效地完成電子公文辦理和檔案管理雙重任務(wù)，既提高電子政務(wù)系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)效率，又提高檔案管理質(zhì)量。

二、電子公文工作存在的問題

我國目前電子政務(wù)建設(shè)過程中，存在把信息化這一電子政務(wù)的手段作為目的、定位不明的問題，不少政府機關(guān)認(rèn)為將政府事務(wù)搬到網(wǎng)絡(luò)上就是電子政務(wù)。其工作方式完全按照傳統(tǒng)的各部門行政職能劃分和傳統(tǒng)的工作流程進行，只是將信息傳遞的方式由傳統(tǒng)方式變成電子方式，電子公文流程亦是如此。許多辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)多數(shù)是將傳統(tǒng)公文管理原則和流轉(zhuǎn)過程原封不動地搬到網(wǎng)絡(luò)上，形成電子化的傳統(tǒng)流程。目前存在的主要不足:一是沒有根據(jù)信息技術(shù)的特點從根本上優(yōu)化整合原有業(yè)務(wù)過程；二是缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，每個單位都根據(jù)本單位以往處理公文經(jīng)驗，開發(fā)公文管理系統(tǒng)，流程不規(guī)范；三是在系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)時根據(jù)機構(gòu)經(jīng)驗考慮本部門實際情況多，實現(xiàn)的往往是公文流程中某一段的功能，沒有從文件整個生命周期的整體上、宏觀上把握公文流程，尤其是忽略了檔案管理與電子文件管理的要求。這些都與電子政務(wù)建設(shè)的要求有一定的距離。

三、電子公文歸檔管理

(一)要進一步明確電子公文流程與傳統(tǒng)公文流程的區(qū)別。傳統(tǒng)的公文流程受地理位置和人力資源分配影響被分割在多個部門，流程從一個部門轉(zhuǎn)到另一個部門。增加了交接環(huán)節(jié)和復(fù)雜程度。各部門只對自己的工作負責(zé)，無人對整體流程負責(zé)。這些特點造成公文流轉(zhuǎn)效率低下、反映遲緩，整體機能趨于退化。而且，傳統(tǒng)公文流程隨意性強，規(guī)范程度較低．增加了公眾辦事的難度。

在傳統(tǒng)公文的檔案管理方面，由于文件管理與檔案管理業(yè)務(wù)主體不同，造成對公文的關(guān)注點不同。文件形成、使用和管理部門注重文件的現(xiàn)行目的和現(xiàn)行作用，關(guān)心文件的內(nèi)容、辦理過程及處理結(jié)果，對公文留存價值判定以部門為取向。檔案部門注重文件反映歷史活動及過程事實的憑證價值和參考(情報)價值，留存價值取向不僅要反映部門在事件過程中的地位和作用，更注重再現(xiàn)歷史的考證價值。兩種價值觀的差異，表現(xiàn)在公文歸檔上，就是因人而異、因部門而異，因認(rèn)同標(biāo)準(zhǔn)而異。

電子政務(wù)環(huán)境對傳統(tǒng)公文流程提出了變革需求。傳統(tǒng)公文流程中有很多人為的、硬性的工作方式，在電子政務(wù)中可以變革和修正。如某一流程第一個步驟未完成之前，無法開始下一個步驟，但實際上這并非總是必要的。在電子政務(wù)建設(shè)中，可以借助信息技術(shù)，增強公文流程的并行化程度和同步化程度，加快工作速度。

電子公文流程是在對傳統(tǒng)公文流程進行分析、精簡、優(yōu)化、整合、重組后實現(xiàn)的，它可以改變原有流程中需要多道轉(zhuǎn)手、耗費交接時間、占用過多人力，文檔管理分離的環(huán)節(jié)，在計算機網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)支持下完成原來的工作。突破傳統(tǒng)公文流程中時間、空間和部門分隔的制約，提高信息共享程度，提高流程效率。

(二)要充分考慮檔案管理與電子文件管理需求。當(dāng)前電子政務(wù)系統(tǒng)中許多功能源自以往的辦公自動化系統(tǒng)，其中對公文一般都是簡單的歸檔，沒有考慮檔案管理中的電子文件管理需求。電子公文的流程設(shè)計必須具備對電子政務(wù)環(huán)境中的公文、檔案進行全程管理的宏觀戰(zhàn)略和協(xié)調(diào)策略，深層次分析電子公文管理過程中的關(guān)鍵問題、技術(shù)難點、實施障礙等主要問題，充分考慮檔案管理與電子文件管理需求。

通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的電子公文流程設(shè)計，完成電子公文的撰寫、簽發(fā)、編號、登記、發(fā)放、接收、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等生命周期管理的全過程，并在這個過程中充分考慮檔案管理需求與電子文件管理需求，將檔案管理需求有機地嵌入其間。結(jié)合流程每個環(huán)節(jié)的特點闡明該環(huán)節(jié)的文件管理需求與檔案管理需求，設(shè)計如何適當(dāng)?shù)靥砑訚M足電子文件管理需要的相關(guān)背景信息和元數(shù)據(jù)，形成既滿足公文高效流轉(zhuǎn)又滿足文檔一體化管理要求的流程。做到歸檔前后標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，分類體系相同，信息共享。使公文處理與檔案管理緊密結(jié)合起來。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子公文流程，可以實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的電子化和文檔管理一體化，突破傳統(tǒng)公文流程中時間、空間和部門分隔的制約?？梢允箼n案部門定期或?qū)崟r地接收公文，完成檔案的歸檔和交換手續(xù)。各部門的機關(guān)工作人員同時通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對這些檔案信息資源的共享。

(三)要認(rèn)清電子公文流程的動態(tài)適應(yīng)性。動態(tài)適應(yīng)性是指對已制定的公文流程?？梢詫⑵涓鶕?jù)功能進行分解為若干步驟。在電子公文管理系統(tǒng)的流程表中，可增加步驟，也可減少步驟，可以定義各個流程，并記錄下該流程所有信息，如:流程名稱、流程步驟、流程形成的文件信息、錯誤處理信息等。電子公文管理系統(tǒng)的使用人員通過選擇要流轉(zhuǎn)的流程名稱就可以在收、發(fā)文辦理中調(diào)用該流程，文件就會按照所選擇的流程進行流轉(zhuǎn)。在流轉(zhuǎn)過程若發(fā)生流轉(zhuǎn)錯誤，系統(tǒng)自動根據(jù)流程定義時的錯誤處理信息進行處理，或返回給錯誤處理人員進行下一步的處理。

當(dāng)機構(gòu)重組導(dǎo)致公文流程發(fā)生改變時，只要通知系統(tǒng)管理員對公文流程的各個步驟進行修改，使其滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)流程的需要，此后公文會自動根據(jù)修改后的流程進行流轉(zhuǎn)．不用進行另外的系統(tǒng)開發(fā)。

(四)電子公文流程要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。在目前的電子政務(wù)建設(shè)中，關(guān)于電子公文管理存在辦公自動化管理軟件、公文管理軟件、檔案管理軟件、文檔一體化管理軟件等各類軟件。這些軟件沒有參照一定的模型，沒有遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，重復(fù)建設(shè)，難以兼容。這種局面迫切需要加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

在電子公文流程實現(xiàn)過程中所需的各種信息編碼、信息交換、文件格式標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等都必須實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。有關(guān)部門要對這些內(nèi)容制定標(biāo)準(zhǔn)，電子公文流程模型要遵守這些標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)實踐部門必須了解和應(yīng)用這些標(biāo)準(zhǔn)。另外，對于電子公文流程要有相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)，用以對當(dāng)前各地區(qū)、行業(yè)系統(tǒng)的電子公文流程進行評價。