論房產(chǎn)檔案管理與利用

張繼紅 張榮珠

（1.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場(chǎng)管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市道路運(yùn)輸管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)管理部門(mén)，是隨著城市房地產(chǎn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)生而產(chǎn)生的，與其業(yè)務(wù)活動(dòng)密不可分，技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性都比較強(qiáng)、房地產(chǎn)檔案信息開(kāi)發(fā)；是對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案承載的信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)和輸出的整個(gè)過(guò)程；是把房地產(chǎn)權(quán)屬檔案承載的信電由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，為用戶(hù)所接收的過(guò)程；是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案價(jià)值，充分發(fā)揮房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作用，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和活躍房地產(chǎn)市場(chǎng)的關(guān)鍵性工作。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特點(diǎn)

（一）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的動(dòng)態(tài)性和歷史延續(xù)性。房屋的新建、拆除、翻改、擴(kuò)建、滅失日趨頻繁，土地分割、合并等房地產(chǎn)變更又不可避免因而房地產(chǎn)權(quán)屬處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的延續(xù)性和動(dòng)態(tài)性。

（二）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的真實(shí)性。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)沿革的歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際相符。記載的產(chǎn)權(quán)人、產(chǎn)權(quán)范圍必須清楚，才能在產(chǎn)權(quán)審核和排解產(chǎn)權(quán)糾紛中起到憑證和參考作用。

（三）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的完整性。一是房地結(jié)合。《城市房屋權(quán)屬登記管理辦法》第八條規(guī)定房屋權(quán)屬登記應(yīng)當(dāng)遵循房屋的所有權(quán)和該房屋占用范圍內(nèi)的土地使用權(quán)權(quán)利主體一致的原則。二是圖檔結(jié)合。房屋產(chǎn)權(quán)圖上的產(chǎn)權(quán)界限和房屋墻界結(jié)合起來(lái)判斷，能反映墻的歸屬，防止產(chǎn)權(quán)糾紛。只有圖檔結(jié)合才能把產(chǎn)權(quán)真正反映清楚。

（四）房地產(chǎn)僅屬檔案信息的價(jià)值性。房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要的地位。因此產(chǎn)權(quán)檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案含金量高。產(chǎn)權(quán)檔案的有無(wú)、保管的好壞、記載的是否準(zhǔn)確全面，將關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的經(jīng)濟(jì)利益，將對(duì)產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)生巨大影響。

（五）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的法律性。由記載房屋所有權(quán)歸屬的憑證材料組成的產(chǎn)權(quán)檔案具有法律效力，是房地產(chǎn)管理部門(mén)和人法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)，處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)。

（六）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息的地域性和局部性。由于房地產(chǎn)受地理環(huán)境的影響，所以其分布在全國(guó)不同的省、區(qū)或同一城市的不同地域，而且分布的狀態(tài)并不呈現(xiàn)出整體狀態(tài)，而經(jīng)常是局部分布狀態(tài)。所以房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息也反映出地域性和局部性的特點(diǎn)。

（七）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的權(quán)威性。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有的特點(diǎn)廠(chǎng)成了社會(huì)及機(jī)關(guān)內(nèi)部工作對(duì)其利用的權(quán)威性。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的開(kāi)發(fā)利用分析

產(chǎn)權(quán)檔案是在房產(chǎn)權(quán)屬管理過(guò)程中形成的，是為產(chǎn)權(quán)管理服務(wù)的，涉及房產(chǎn)登記發(fā)證、交易評(píng)估、落實(shí)政策、司法仲裁、規(guī)劃建設(shè)、舊城改造、實(shí)際考證、編史修志、房地征稅等諸多方面對(duì)其全方位利用。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作由原來(lái)的封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變，房房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)要求的一個(gè)重要舉措。開(kāi)放型的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作在保證國(guó)家機(jī)密安全、用戶(hù)利益的前提下盡量滿(mǎn)足利用者對(duì)房地產(chǎn)權(quán)證件等檔案材料的需求。具體的利用服務(wù)方式有：

（一）一般查詢(xún)服務(wù)。它是針對(duì)廣大利用者，提供良好的閱覽條件和采用計(jì)算機(jī)掃描縮微打印等技術(shù)手段，詢(xún)問(wèn)查檔結(jié)果和記錄結(jié)果的服務(wù)方式。

（二）咨詢(xún)服務(wù)。它是以個(gè)人解答的方式，針對(duì)房地產(chǎn)權(quán)同檔案刊用者的提問(wèn)，為其提供檔案信息，它能使利用者的問(wèn)題真正得到解決，針對(duì)性強(qiáng)。

（三）房地產(chǎn)信息市場(chǎng)服務(wù)。它是通過(guò)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息部門(mén)，為活躍房地產(chǎn)市場(chǎng)提供房地產(chǎn)坐落，房地產(chǎn)竣工時(shí)間、四至、結(jié)構(gòu)、層數(shù)、面積、價(jià)格等房地產(chǎn)信息，由供需雙方進(jìn)行交流、選擇的服務(wù)方式。

（四）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息報(bào)道服務(wù)。它是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息機(jī)構(gòu)，將收集到的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案信息經(jīng)過(guò)加工，整理和研究之后準(zhǔn)確、及時(shí)、全面地報(bào)道出去的過(guò)程?？赏ㄟ^(guò)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案介紹、目錄報(bào)道、索引報(bào)道等形式進(jìn)行。

（五）房地產(chǎn)專(zhuān)題服務(wù)。它是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案機(jī)構(gòu)針對(duì)利用者的咨詢(xún)提問(wèn)，主動(dòng)圍繞某一專(zhuān)題進(jìn)行的信息提供。專(zhuān)題信息服務(wù)目的明確，針對(duì)性強(qiáng)，時(shí)間性強(qiáng)。

（六）網(wǎng)絡(luò)化的房地產(chǎn)信息服務(wù)。它能為利用者在網(wǎng)上提供檢索數(shù)據(jù)庫(kù)和信息中心，幫助利用者實(shí)現(xiàn)快速的網(wǎng)上傳送服務(wù)，幫助房地產(chǎn)信息機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)聯(lián)合編目、自動(dòng)錄入、自動(dòng)分類(lèi)等自動(dòng)化管理服務(wù)。

三、突出重點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案工作

（一）提高檔案人員的素質(zhì)，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案信息意識(shí)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案人員提出了新的要求，必須具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。政治素質(zhì)要求檔案人員堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上、政治上、行動(dòng)上自覺(jué)地同黨中央保持高度一致。具有良好的職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求檔案人員具備一定的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和技能，要精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又要懂得相關(guān)學(xué)科及知識(shí)。

（二）豐富館藏，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用房地產(chǎn)檔案信息資源。

要想充分有效地滿(mǎn)足社會(huì)各界對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的需求，必須大力豐富館藏，擴(kuò)充房地產(chǎn)信息的儲(chǔ)備量，拓寬暢通房地產(chǎn)檔案接收渠道，建設(shè)起門(mén)類(lèi)齊全，內(nèi)容豐富，科學(xué)系統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案館藏體系。

1.認(rèn)真做好房地產(chǎn)檔案的收集工作，增加館藏量，提高案卷質(zhì)量。要達(dá)到這個(gè)目的，檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變；一是由一般行政管理轉(zhuǎn)向依法管理，針對(duì)新時(shí)期城市建設(shè)和檔案工作出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新規(guī)律、新矛盾，自上而下重新規(guī)劃，設(shè)計(jì)房地產(chǎn)檔案管理的規(guī)章制度，做到有章可循；二是由單純追求進(jìn)館檔案數(shù)量，向既有數(shù)量又要質(zhì)量轉(zhuǎn)變。

2.豐富館藏，及時(shí)將城市規(guī)劃，建設(shè)管理部門(mén)產(chǎn)生的與房地產(chǎn)檔案相關(guān)的資料征集進(jìn)館。充分利用收集正在整理來(lái)的房地產(chǎn)資料為城市的房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)服務(wù)。

3.要加強(qiáng)聲像檔案的收集工作。房地產(chǎn)聲像檔案是房地產(chǎn)檔案的一部分，是豐富館藏的有效形式，特別是城市變遷，改造的聲像資料是十分珍貴的，應(yīng)派專(zhuān)人負(fù)責(zé)并下大力氣收集、整理、記載，以防時(shí)過(guò)境遷，給后人留下遺憾。但城市改造、小區(qū)建設(shè)以及大型建設(shè)項(xiàng)目的拆遷，施工竣工等，應(yīng)著重組織人員跟蹤拍攝，為城市留下活動(dòng)的歷史畫(huà)面。

（三）開(kāi)拓創(chuàng)新，強(qiáng)化手段，積極開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源。房地產(chǎn)檔案館開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源的目的就是最快最大限度地滿(mǎn)足用戶(hù)的檔案信息需要，即將檔案資源中隱形的知識(shí)和信息最大限量地揭示出去，及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給利用者。所以房地產(chǎn)檔案工作者要進(jìn)行深入的調(diào)查研究，把握當(dāng)前及一段時(shí)間內(nèi)房地產(chǎn)發(fā)展的新動(dòng)向，注意社會(huì)各方面對(duì)房地產(chǎn)檔案信息需求的變化。在掌握用戶(hù)需求之后，就可以結(jié)合實(shí)際制定具有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)計(jì)劃和服務(wù)措施，采用多種方式、手段，在提供主動(dòng)服務(wù)，超前服務(wù)上下功夫。

1.加大宣傳力度，使房地產(chǎn)檔案資源別為“活信息”。利用報(bào)紙，電視等新聞媒介增強(qiáng)全社會(huì)的檔案信息意識(shí)、宣傳房地產(chǎn)檔案效益實(shí)例，通過(guò)舉辦房地產(chǎn)檔案實(shí)物展覽，利用效益圖片展覽館藏內(nèi)容介紹等，把房地產(chǎn)檔案館介紹給社會(huì)，擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案館的知名度，辦好房地產(chǎn)檔案期刊。

2.積極開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)。設(shè)立專(zhuān)門(mén)的房地產(chǎn)檔案資料借閱，由熟悉館藏的同志負(fù)責(zé)接待查詢(xún)，采用多種檢察工具、多探索、多渠道查詢(xún)用戶(hù)所需檔案。

3.積極開(kāi)展房地產(chǎn)檔案信息深層次加工。房地產(chǎn)檔案編研就是將館藏的房地產(chǎn)檔案資料按照一定的形式進(jìn)行加工、提煉、匯集。使其具有系統(tǒng)性、專(zhuān)業(yè)性。在編研形式上也把館藏資料與實(shí)際工作密切結(jié)合，更具有指導(dǎo)性。

4.積極建立房地產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心。在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息資源共享，這也是開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)檔案信息資源的設(shè)想及發(fā)展趨勢(shì)。