推進(jìn)社保檔案管理問題淺議

于光蘭

（黑龍江省八五六農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158418）

社會保障是為在生產(chǎn)中造成的暫時或永久喪失勞動能力者及其家屬提供物質(zhì)幫助，解決靠公民個人和家屬難以解決的困難，使社會保障待遇享受者得以生息和繁衍。社會保障事業(yè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它的順利開展需要大量真實(shí)的各種資料作為支撐，而這些資料中的大部分不僅對當(dāng)時的工作有效保證，也將是今后較長一段時間內(nèi)的連續(xù)工作的保證。因此，了解當(dāng)前社保檔案的管理狀況及社會保障制度的變化趨勢，有針對性地做好社保檔案的管理工作，保障每個公民的合法權(quán)利，是檔案工作服務(wù)于大眾、服務(wù)于社會的具體體現(xiàn)，也是檔案管理部門義不容辭的責(zé)任。

一、社保檔案的含義及其特點(diǎn)

社保檔案即社會保障檔案，是指勞動部門、民政部門、社會保障經(jīng)辦部門及相關(guān)企業(yè)、事業(yè)單位，在進(jìn)行勞動就業(yè)管理、社會保險經(jīng)辦、處理民政事業(yè)、推廣勞動者權(quán)益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業(yè)社會保障檔案，一般包括勞動就業(yè)、社會保險、社會義助三部分。是社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在具體經(jīng)辦社會保險事務(wù)的活動中形成的、作為歷史保存以備考查的文件，是全面系統(tǒng)記錄單位和個人參保和繳納社會保險費(fèi)、計發(fā)社會保險待遇的重要憑據(jù)。

作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，社會保障檔案具有以下的特點(diǎn):

1.廣泛性。廣泛性是指社會保障檔案涉及的人員廣泛?，F(xiàn)在我國的養(yǎng)老、醫(yī)療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴(kuò)大到農(nóng)村，最終目標(biāo)是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

2.動態(tài)性。動態(tài)性是指社會保障檔案是處在動態(tài)變化之中的。每個人在其參與社會保障后，社會保障檔案會隨著職工工作單位的變動而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會保障保險的繳費(fèi)情況也會依據(jù)職工的工資增減而相應(yīng)變化，有些社會保障保險項(xiàng)目如醫(yī)療保險、住房公積金等還會經(jīng)常發(fā)生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應(yīng)的記錄，社會保障工作的這種動態(tài)變化決定了社會保障檔案的動態(tài)性。

3.人本性。人本性是指社會保障檔案是以人為基本對象來辦理的。個體的人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，每個人都會形成相應(yīng)的檔案，社會保障檔案是個人參與社會保障原始憑證，也是維護(hù)個人權(quán)益的重要證據(jù)。

4.規(guī)范性。規(guī)范性是指社會保障檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在:一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會社會保障保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn);二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保障保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、社保檔案在社保工作中的重要作用

社會保障事業(yè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它的順利開展需要大量真實(shí)的各種資料作為支撐，而這些資料中的大部分不僅對當(dāng)時的工作有效，也將是今后較長一段時間內(nèi)的連續(xù)工作的保證。因此，如何收集和管理好社保檔案是社會保障工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，甚至可以說檔案工作沒做好，社保工作也很難順利進(jìn)行。

社保檔案作用具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）健全社保檔案是社保單位開展日常業(yè)務(wù)的重要依據(jù)

社會保障工作是一項(xiàng)范圍廣泛、程序復(fù)雜的工作。就內(nèi)容而言，它包括社會福利、社會保險、社會救助、社會優(yōu)撫、社會互助等，其中社會保險又包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、工傷保險、失業(yè)保險、生育保險以及衍生的各種其他形式。就程序而言，社會保障工作又包括投保申報、資格確定、資金繳納、保費(fèi)發(fā)放以及權(quán)益維護(hù)等環(huán)節(jié)。而每一項(xiàng)工作的每個環(huán)節(jié)都需要提供大量的資料作為依據(jù)。對于大部分業(yè)務(wù)來說，所需要的資料都是動態(tài)與靜態(tài)的結(jié)合，如果其中的任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏忽，都必然產(chǎn)生一系列連鎖反應(yīng)，要么損害參與人個人利益，要么損害其他參與人利益，而這些都是我們不愿看到的，它們都會對社會保障事業(yè)的順利發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

（二）完善的社保檔案有利于社保事業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展

社會保障的各項(xiàng)內(nèi)容從保障范圍、保障對象、繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)等各方面都有詳細(xì)完備的規(guī)定，任何參保人都可以根據(jù)自己的條件參照規(guī)定得出自己的保障水平。而如果沒有完善的各種檔案資料，正如我國社會保障事業(yè)剛剛起步時，參保人參加某項(xiàng)保險時，對這一保險的各種規(guī)定缺乏了解，一般都是由所在單位專人負(fù)責(zé)集體投保，這就經(jīng)常出現(xiàn)了由于負(fù)責(zé)人個人主觀原因而產(chǎn)生的各種不合理的保障水平，使一部分投保人對社會保障事業(yè)怨聲載道。加強(qiáng)社保檔案的建立和管理就是一座架在參保人與社保工作單位之間的橋梁，它能使社保工作進(jìn)一步透明化，減少參保人對社保工作的誤會，加深他們對社保工作的認(rèn)可度，調(diào)動他們的積極性，從而有利于解決社保事業(yè)所面臨的問題。

（三）完備的社保檔案為社會保障的研究工作和政府決策機(jī)構(gòu)的決策工作提供依據(jù)

社會保障在我國目前還是一項(xiàng)新興的事業(yè)，盡管可以借鑒其他社會保障事業(yè)比較發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，但歷史證明不加消化的照搬照抄必然會失敗，因此，我國社會保障事業(yè)要想取得成功也必須結(jié)合我國的具體國情，探索出中國特色的社會保障之路。

三、加強(qiáng)社保檔案管理的對策思考

對社保檔案的管理可以借鑒其他檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并同時探索符合自己特點(diǎn)的管理辦法。而社會保障制度改革的加快，必然要求社保檔案在分類、整理、保管、利用等各方面都要適應(yīng)改革的步伐。因此，如何做好社保檔案管理工作，是我們亟需思考的一個現(xiàn)實(shí)問題。

（一）建立統(tǒng)一的社會保障檔案管理機(jī)構(gòu)

全國社會保障事業(yè)的系統(tǒng)規(guī)劃管理，綜合管理和統(tǒng)一協(xié)調(diào)，改變目前政策不到位，決策分散，管理混亂的局面，建立統(tǒng)一的社會保障檔案管理的機(jī)構(gòu)部門，使其成為統(tǒng)一管理全國社會保障的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)擬訂社會保障的發(fā)展規(guī)劃、改革計劃，重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度，參與制定社會保障基金管理的有關(guān)制度，監(jiān)督檢查社會保障基金的征收、管理、經(jīng)營和使用情況。策劃如何確保社會保障基金的保值增值。內(nèi)設(shè)一個部門專門從事社會保障個人檔案的管理工作，結(jié)束過去多頭管理的局面。

（二）制定統(tǒng)一的社保檔案管理規(guī)范并完善相關(guān)的政策法規(guī)體系

借鑒其他專門檔案的管理規(guī)范原則，對于社保檔案來說，其法律法規(guī)至少應(yīng)包括社保檔案的管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、整理與歸檔要求、管理和保護(hù)要求、利用與保密原則和檔案鑒定、銷毀和獎懲規(guī)定等一系列內(nèi)容。制定相應(yīng)的規(guī)定和出臺相關(guān)的政策法規(guī)體系，將為社保檔案工作管理奠定良好的基礎(chǔ)，改善目前社保檔案管理有著積極的促進(jìn)意義。

（三）注重檔案專業(yè)人才培養(yǎng)

社會保障的制度與檔案管理原則的有效地結(jié)合，需要專業(yè)人才來執(zhí)行。社保檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的解決辦法主要是定期對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，使他們逐步達(dá)到專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。就是在高校嘗試由社會保障專業(yè)和檔案專業(yè)聯(lián)合培養(yǎng)社保檔案專業(yè)的專門人才，爭取在最短時間彌補(bǔ)沒有專業(yè)人才的空白，這不僅有利于社保檔案管理的科學(xué)化，更將促進(jìn)社會保障事業(yè)更好更快發(fā)展。

顯然，每位參保的人在辦理社保手續(xù)開始之日，到退休直至死亡，這幾十年的參保、續(xù)保、享受待遇的過程，都要由社保檔案來記錄。研究社保檔案管理當(dāng)前的問題，將有利于改進(jìn)當(dāng)前的社保檔案管理存在的問題，有效地加強(qiáng)社保檔案的管理，將有利于社會保障體系的建設(shè)。

[1]朱玉媛,彭瀟敏.我國社保檔案管理現(xiàn)狀與對策分析[J]檔案學(xué)通訊，2008,（5）

[2]周躍忠.開展社保檔案工作的幾點(diǎn)想法[J]浙江檔案，2007,(9)

[3]姜炳槐.社保檔案：記錄一生，管理一生[J]中國社會保障，2007,（8）