談新形勢下現(xiàn)代企業(yè)檔案工作建設(shè)

張榮珠 張繼紅

（1.齊齊哈爾市道路運輸管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)市場管理處 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

經(jīng)過30多年的改革開放，我國原有的計劃經(jīng)濟模式已被打破，單一的“公有制”經(jīng)濟模式不復(fù)存在，各種經(jīng)濟模式的企業(yè)風起云涌，市場經(jīng)濟正在逐步完善和發(fā)展，建立與完善現(xiàn)代企業(yè)檔案工作已成為必然。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的法制條件

《中華人民共和國檔案法》第三條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)?！薄稇椃ā?、《公司法》、《會計法》、《統(tǒng)計法》、《著作權(quán)法》等法律都有檔案工作的相應(yīng)條款規(guī)定?！稒n案法實施辦法》、《民法通則》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》、《會計檔案管理辦法》、《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》等法規(guī)規(guī)章也都有具體的要求。原則上說這些規(guī)定同樣適用于現(xiàn)代企業(yè)，特別是由國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的。國家檔案局、體改委、經(jīng)貿(mào)委、國資局等四部委制定的《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》作出過明確具體的規(guī)定?！稒n案法》頒布以后我國檔案工作逐步走上了“依法治檔”的軌道，日益形成了以《檔案法》為核心，由檔案行政法規(guī)、規(guī)章組成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調(diào)的有機體系。同時，對于檔案法規(guī)的研究也日益深化。

現(xiàn)代企業(yè)檔案是企業(yè)各方股東共同擁有的資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)真實可靠的原始憑證，也是國家檔案的重要組成部分。依法管理現(xiàn)代企業(yè)檔案，是維護股東資產(chǎn)與權(quán)益的重要保障。對于保護企業(yè)商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)和國家秘密是至關(guān)重要的。在政治、經(jīng)濟體制改革不斷深化的進程中，全社會的檔案法制觀念還比較薄弱，特別是企業(yè)高級管理層監(jiān)督管理企業(yè)工作的政府部門、應(yīng)聘的中介機構(gòu)等人員的檔案法制觀念與企業(yè)改革發(fā)展的要求還存在著一定的差距。一些股份制企業(yè)涂改偽造損毀檔案的現(xiàn)象亟待依法規(guī)范和解決。

二、現(xiàn)代企業(yè)當前檔案工作的基本情況

依照檔案法律法規(guī)和檔案行政管理部門對檔案工作的要求，當前大多數(shù)企業(yè)存在以下主要問題。

（一）絕大多數(shù)企業(yè)沒有獨立或明確的檔案管理機構(gòu)和體系，沒有明確的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)設(shè)立后其檔案往往由大股東的檔案機構(gòu)繼續(xù)管理，既不在公司層面設(shè)立機構(gòu)、配備人員、分立全宗，也沒有辦理委托大股東管理的協(xié)議手續(xù)。由于是兩家法人單位，大股東的檔案機構(gòu)在對股份公司檔案的收集整理提供利用上缺少法律依據(jù)，對檔案工作的進度、質(zhì)量要求、經(jīng)費保障和管理手段等往往難以控制。股份制企業(yè)二級單位的專兼職檔案人員配備力量不足，素質(zhì)和能力的提高也缺少途徑。如果以大股東的身份將股份公司納入到監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的范圍，存在工作程序和相互關(guān)系上分不清義務(wù)和責任。

（二）國有企業(yè)改組為股份制企業(yè)的公司，沒有按照規(guī)定處置檔案。國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置，原則上應(yīng)分類進行：基建技改檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實體歸屬。產(chǎn)品、科技（其中含專利、商標、專有技術(shù)等檔案）按有關(guān)政策法規(guī)辦理，沒有規(guī)定的由雙方商定處理。會計檔案按《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案由雙方商定，可移交接收方亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業(yè)主管部門或寄存所在地國家檔案館?！秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》規(guī)定：“國有企業(yè)以其全部資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的改組后的檔案另立全宗，由股份制企業(yè)管理。國有企業(yè)以部分資產(chǎn)改組為股份制企業(yè)的，進入股份制企業(yè)的部分，其改組前后的檔案分立全宗，由股份制企業(yè)管理；未進入股份制企業(yè)的部分，其檔案由原企業(yè)自行管理?！睂嶋H上股份制企業(yè)檔案管理秩序混亂的狀況與大股東直接相關(guān)，很多問題是大股東造成的。

（三）大股東控股的股份制企業(yè)都沒有設(shè)立規(guī)范的檔案全宗。根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》（DA／TI—2000）關(guān)于全宗的定義：“一個國家機構(gòu)、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體”來評估，大多數(shù)企業(yè)的行政管理檔案由大股東檔案機構(gòu)代為收集，單獨進行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用的工作；但與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、建設(shè)技術(shù)改造等直接相關(guān)的科技檔案并沒有從大股東的原檔案中分離獨立出來，相關(guān)檔案不僅在改制重組上市時未能確定檔案的歸屬和流向。而且，在上市之后也不另立全宗，建立全字卷。若要統(tǒng)計一個股份公司到底有多少檔案，是一筆糊涂賬。

（四）一些股份制企業(yè)的檔案在沒有約束機制狀態(tài)下移交接收困難重重，檔案門類不完整、收集不齊全、程序不規(guī)范。股份公司檔案的形成積累移交放任自流，歸檔范圍、期限無明確規(guī)定，即使有規(guī)定也是一紙對付檢查的空文。

（五）很多股份制企業(yè)沒有符合建設(shè)標準的檔案庫房。大股東和股份公司的檔案往往集中放置于同一個庫房，這些企業(yè)一般由大股東代為管理股份制企業(yè)的檔案，如果沒有協(xié)議，一旦企業(yè)經(jīng)營困難或出現(xiàn)危機，這些涉及企業(yè)商業(yè)秘密、專利、專有技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的檔案信息資源與企業(yè)資產(chǎn)實體就有可能涉及糾紛或訴訟，對大股東和股份制企業(yè)都會帶來不利影響。

三、依法管理，切實加強現(xiàn)代企業(yè)檔案工作

（一）進一步加強和完善企業(yè)檔案法制建設(shè)?，F(xiàn)代企業(yè)是我國經(jīng)濟的重要生力軍之一，股份制企業(yè)特別是國有控股企業(yè)的檔案是國家檔案的重要組成部分，國家檔案行政管理部門應(yīng)制定有針對性的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理規(guī)定和歸檔辦法，堵塞一些企業(yè)尋找種種借口，拒絕執(zhí)行檔案工作的法規(guī)、規(guī)章，維護檔案法規(guī)、規(guī)章的嚴肅性。

（二）檔案行政管理部門要加大對企業(yè)檔案工作監(jiān)督檢查和指導(dǎo)的力度。積極爭取人大法制部門的支持,進行企業(yè)檔案工作認證和執(zhí)法檢查,從保障企業(yè)歷史記錄的真實性完整性入手維護企業(yè)的合法權(quán)益，避免企業(yè)經(jīng)營風險的滋生，保護投資者的合法利益。

（三）企業(yè)監(jiān)管部門和中介機構(gòu)要確認企業(yè)檔案信息來源的合法渠道。企業(yè)特別是上市公司、擬上市公司聘請的會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等中介機構(gòu)的審計、審查和監(jiān)管部門的檢查，要通過企業(yè)檔案管理部門實地查證股東大會、董事會和監(jiān)事會的會議記錄、決議，董事長簽名的中報年報，公司會計檔案等重要歸檔文件材料，防范一些公司董事會秘書和相關(guān)人員長期拒不移交，甚至私自藏匿應(yīng)當歸檔保存的企業(yè)檔案，防止一些公司為申報項目、應(yīng)對檢查或貸款、發(fā)債、發(fā)股等目的而任意偽造、篡改公司文件材料。

（四）國有改制企業(yè)的大股東要嚴格按照檔案法規(guī)和行政規(guī)章的規(guī)定，主動為股份制企業(yè)創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境和條件。在企業(yè)改制重組時要切實按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)僅變動檔案處置暫行辦社》的規(guī)定，確定檔案的歸屬和流向，該移交的移交，該分立全宗的分立全宗，該辦理委托管理的辦理委托管理。同時要以大股東的身份提議、督促股份制企業(yè)自覺按照國家檔案工作法律、法規(guī)建立健全檔案工作體制，保障企業(yè)檔案信息資源的安全和有效利用。

（五）積極完善和規(guī)范檔案事務(wù)所、檔案代理保管中心等檔案中介服務(wù)機構(gòu)。針對股份制企業(yè)檔案管理機構(gòu)缺失、檔案專業(yè)技術(shù)人員缺乏、檔案保管條件落后等實際情況，通過企業(yè)與中介機構(gòu)的雙向選擇，由企業(yè)委托中介機構(gòu)或者由中介機構(gòu)派出技術(shù)力量，為企業(yè)檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在保障股份制企業(yè)政治秘密、商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上代理保管企業(yè)檔案。股東作為企業(yè)的出資者，有權(quán)通過檔案查閱企業(yè)除涉及商業(yè)秘密之外的檔案信息，為股東是否持續(xù)進行投資提供合法的幫助。同時也是防止公司內(nèi)部人控制或一股獨大吸引股東長期投資、維護公司穩(wěn)定經(jīng)營和持續(xù)發(fā)展的重要措施和手段。