文書檔案實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)有效管理的重要性

于 粲

（黑龍江生物科技職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會各單位發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平、及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。

一、應(yīng)用辦公自動化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.簡化文件的排序編號

文書檔案管理中，大部分單位是按年度、組織機(jī)構(gòu)分類，所以每年檔案在編制，這就要求所有部門的歸檔材料必須全部集中到檔案部門后才能進(jìn)行編號，因此只要一個(gè)部門沒能按時(shí)歸檔就會使整個(gè)編號工作無法正常進(jìn)行。運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)后，采用單位文件分散式歸檔，文件的排序依然可以以部門為單位，但沒有必要固定部門的順序，可以按移交紙質(zhì)文件的時(shí)間順序，隨時(shí)進(jìn)行編號歸檔。采用集中歸檔，可以不按部門排列，只要文件辦理完畢就可進(jìn)行編號歸檔。

1.2 辦公效率提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的一大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)、又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資源收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序。因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.3 文件和文字信息充分交流和共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案管理進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

1.4 文件與檔案管理形成一個(gè)有機(jī)的整體

傳統(tǒng)的文件處理和檔案管理是屬于兩個(gè)不同的部門——辦公室和檔案室，由于業(yè)務(wù)銜接的不好，使得后期的文件歸檔組卷工作非常困難，檔案的準(zhǔn)確性、完整性受到影響。同時(shí)傳統(tǒng)的的檔案組卷工序的繁瑣，使得檔案的工作效率低下。運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)后，利用計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠不受空間的限制，使得兩個(gè)不同的部門在網(wǎng)絡(luò)中充分的將各自業(yè)務(wù)銜接起來。

1.5 提高文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制，同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤。給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，也就必然帶有一些問題。

2.文書檔案管理的探索

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，觀念轉(zhuǎn)變。目前，文書檔案管理工作已經(jīng)現(xiàn)代化，硬件、軟件齊全，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到其存在價(jià)值，重視文書檔案工作，把提高文書檔案工作列入議事日程，使之成為單位發(fā)展的一個(gè)重要參數(shù)。應(yīng)配備1名主要領(lǐng)導(dǎo)分管文書檔案工作，定期檢查文書檔案工作，提出改進(jìn)意見，并切實(shí)解決工作中的實(shí)際困難，提供必要的人力和物力，使文書檔案工作正常、有序開展，助推單位各項(xiàng)工作的開展。

2.2 開拓創(chuàng)新，加速現(xiàn)代化建設(shè)。文書檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)勢在必行。一是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對全球信息化、現(xiàn)代化有足夠的認(rèn)識，對本單位文書檔案發(fā)展做出長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期實(shí)施方案。二是盡快實(shí)行計(jì)算機(jī)信息管理，改革手工操作方式。三是對收集鑒別、整理歸檔、查閱借用、核對統(tǒng)計(jì)等要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。四是改善檔案保管條件，科學(xué)布局，做到三室分開（檔案室、閱檔室、辦公室），這樣才能便于查閱，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作和領(lǐng)導(dǎo)決策。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)。要做好文書檔案管理工作，必須切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是檔案工作人員要有創(chuàng)新的思維，工作要有新思路、新設(shè)想、新做法，結(jié)合本單位的實(shí)際開展工作，與時(shí)俱進(jìn)，跟上飛速發(fā)展的新形勢，這是做好文書檔案管理工作的前提。二是要強(qiáng)化服務(wù)意識。在工作中要研究新問題，解決新問題，創(chuàng)造性地開展工作，力求多方面為教科研開發(fā)服務(wù)。三是提高工作技能，掌握較高水平的計(jì)算機(jī)操作技能與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。一方面要利用現(xiàn)代化手段對信息資源按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求分類、整理；另一方面，把檔案索引、主要工作業(yè)績、重要決定決議、教研成果以及獲獎(jiǎng)情況及時(shí)輸入微機(jī)進(jìn)行分類管理，這樣才能提高文書檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。四是提高知識判斷和評價(jià)能力，切實(shí)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性，收集的材料要有針對性，積極為教科研工作、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)性材料。

3.計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)行文件與檔案管理的最初階段，由于技術(shù)上的問題，未能解決現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)更新，以及各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與制度的完善，開發(fā)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法，使計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用相對原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化。由此電子文件應(yīng)運(yùn)而生。

電子文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員都是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

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