論高校檔案管理信息化建設(shè)

李 群 周海燕

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 吉林 長春 130118）

1.校檔案管理信息化面臨的機(jī)遇及挑戰(zhàn)

1.1 機(jī)遇

現(xiàn)代社會(huì)也被稱作“信息社會(huì)”，信息、材料、能源成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的三大支柱，且信息是三者中最活躍也是最為基礎(chǔ)的因素，信息資源的整合、開發(fā)和利用成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要手段和標(biāo)志。檔案作為一種歷史記錄，是一種特殊的文化資源，是信息的一種特殊的形式和載體，信息化建設(shè)是檔案管理工作的潮流和方向。2001年月12月，國家檔案局和中央檔案館聯(lián)合印發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，明確要求：“大力開發(fā)檔案信息資源”“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”，并提出了加強(qiáng)檔案建設(shè)信息化建設(shè)的5點(diǎn)要求，從而確立了檔案管理工作信息化建設(shè)的基本方針和基本途徑。我國高校檔案管理信息化的建設(shè)正是在這一社會(huì)背景下提出來，這是信息社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。從高校自身來看，我國各大高校自20世紀(jì)90年代末即開始大規(guī)模的校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程，為學(xué)校的教學(xué)、管理打造便捷的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字平臺(tái)，全國高校第一個(gè)數(shù)字檔案館在上海交通大學(xué)開館，實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息化建設(shè)由理論向?qū)嵺`的跨越，在我國高校檔案館建設(shè)過程中具有里程碑的意義。

1.2 挑戰(zhàn)

技術(shù)的改變和觀念的更新不僅為高校檔案管理現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造了良好的條件，同時(shí)也對(duì)現(xiàn)有的管理觀念、方法和體制帶來一種挑戰(zhàn)。首先，信息爆炸加大了高校檔案管理的難度。自高校擴(kuò)招以來，無論是學(xué)生的學(xué)籍檔案，還是教師、職員的人事檔案等，都呈現(xiàn)出數(shù)量激增、內(nèi)容更新快、載體形式多樣等趨勢(shì)，這無疑加大了信息收集、信息甄別、信息編輯存檔及信息公開、利用的難度。另外，無論是社會(huì)還是在校師生員工，對(duì)高校檔案信息的需求卻在不斷增加，對(duì)高校檔案的利用效率要求在不斷提高。

其次，技術(shù)壁壘和體制障礙延緩了信息化的進(jìn)程，在一定程度上激發(fā)了檔案信息的供需矛盾。在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，一部分檔案資源實(shí)現(xiàn)了共享和個(gè)人的自由利用，但是各校的網(wǎng)絡(luò)化程度不同，檔案信息的可利用程度差別很大。這種差別一方面是由于技術(shù)上的原因，各校所采用的檔案管理軟件及其設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，大部分的高校通過電子身份分類、實(shí)名登錄等方式對(duì)本校的網(wǎng)絡(luò)信息包括檔案資源的利用者設(shè)置了不同等級(jí)的門禁。另一方面，在舊的行政管理體制和思路下，檔案資源的開發(fā)和利用意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，高科技的檔案管理手段得不到有效應(yīng)用，數(shù)字化檔案的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)也跟不上，這在根本上延緩了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

最后，檔案管理從業(yè)人員的整體素質(zhì)不高成為制約信息化建設(shè)的又一瓶頸。許多高校的檔案管理人員都是非專業(yè)的，人職后也沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)教育，專業(yè)技能缺乏、年齡結(jié)構(gòu)不合理等是許多高校檔案管理隊(duì)伍中存在的普遍現(xiàn)象。而信息化的檔案管理不僅需要具備一定的文化底蘊(yùn)和外語知識(shí)、專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，還需要熟練運(yùn)用相關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的技能，這些都是傳統(tǒng)的“資料保管員”式的檔案管理人員所缺乏的。

2.高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)及意義

2.1 檔案信息化的實(shí)質(zhì)

我國檔案學(xué)者吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”[2]在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”從檔案的存在形態(tài)來看，檔案是由歷史記錄所形成的一種信息，它是從歷史記錄中抽取出來的，是對(duì)原始記錄的整理和匯編。吳寶康教授還概括了檔案的兩大基本價(jià)值：憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。這兩大基本價(jià)值具體體現(xiàn)為5個(gè)一般作用：機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、政治斗爭的必要手段。這些概括從檔案的功能定位上進(jìn)一步揭示了檔案的信息屬性，是一種信息服務(wù)手段。正是從這個(gè)意義上來說，當(dāng)然，檔案是一種原生的記錄性信息。檔案的信息化是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程數(shù)字化，完成檔案資料的收集、整合、發(fā)布和利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。也就是說，檔案信息化的核心在于把檔案看作一種服務(wù)于人們現(xiàn)實(shí)生活和社會(huì)的信息資源，而不僅僅是一種歷史記錄，檔案信息化的重點(diǎn)在于構(gòu)建檔案信息的開放網(wǎng)絡(luò)，提高檔案的信息價(jià)值，對(duì)檔案資源進(jìn)行充分開發(fā)和利用。這是在信息社會(huì)背景下對(duì)檔案本質(zhì)定義的深化和拓展，是檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的本質(zhì)要求。

2.2 高校檔案信息化的途徑

從現(xiàn)代社會(huì)信息的存在形態(tài)來看，高校檔案信息化途徑必須經(jīng)過以下三階段：信息整合、信息數(shù)字化、信息開放。(1)信息整合是信息管理和利用的前提。從數(shù)量上來看，近年來，隨著擴(kuò)招的發(fā)展，無論是人事檔案還是學(xué)術(shù)檔案，其絕對(duì)數(shù)量都在以驚人的速度逐年增加；從內(nèi)容上來看，高校檔案“記載著高校黨政管理、科學(xué)研究、教學(xué)計(jì)劃、教師任課表、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)改革和師資培訓(xùn)中形成的計(jì)劃方案、大綱、考試統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各種質(zhì)量綜合分析、電化教學(xué)中形成的錄像帶等方方面面的紙質(zhì)及電子檔案材料[3]能進(jìn)行有效的整合，這些檔案不僅不能得到利用，造成資源的極大浪費(fèi)，還有可能造成管理的混亂。因此，在確保檔案信息真實(shí)、完整的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)檔案管理的隨意性、分散性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。(2)數(shù)字化是檔案管理信息化的有力保障。檔案數(shù)字化在于借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的設(shè)施和技術(shù)，建設(shè)數(shù)字檔案館。首先要建立數(shù)字檔案信息資源庫群，依托校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)形成大容量、可共享的目錄，其次，數(shù)字檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)，完善查詢、瀏覽和下載等功能。當(dāng)然，檔案的數(shù)字化管理對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性保障有著更高的要求，這既要加強(qiáng)軟、硬件的不斷更新和升級(jí)，也需要出臺(tái)相關(guān)的規(guī)范文件。（3）檔案管理的開放利用。信息的價(jià)值在于可流動(dòng)性和共享性，因此，建設(shè)多形式、多層次的檔案信息共享平臺(tái)，促進(jìn)檔案信息資源的公開、共享和循環(huán)利用，既是檔案的要求，也是檔案信息化的目的所在。當(dāng)然，高校檔案在開放的同時(shí)，也要注意對(duì)個(gè)人隱私和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。

2.3 意義

高校檔案是高校文化資源的重要組成部分，加快高校檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于高校的發(fā)展具有重要的意義。首先，對(duì)高校本身來說，檔案信息化程度是衡量高校現(xiàn)代化程度的一個(gè)重要指標(biāo)，檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代高校組織管理、人事工作、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，是促進(jìn)高校更好地發(fā)揮其教學(xué)、研究和服務(wù)社會(huì)職能的有效途徑之一。其次，對(duì)高校的師生員工來說，檔案的信息化建設(shè)與他們的切身利益息息相關(guān)。如高校的學(xué)生檔案管理關(guān)系著學(xué)生招生就業(yè)工作開展得是否順利；師資檔案是聘用和選拔教師、是他們定崗定資的重要依據(jù)；學(xué)術(shù)檔案則為他們的教學(xué)和科研提供豐富學(xué)術(shù)資源。最后，對(duì)社會(huì)大系統(tǒng)來說，高校檔案信息化建設(shè)有利于社會(huì)資源與高校資源的互動(dòng)交流。在信息時(shí)代，文化和科技資源是社會(huì)發(fā)展最有力的助推劑，而高校則是文化和科技資源的集中地，檔案是高校文化學(xué)術(shù)資源的重要載體，加強(qiáng)這些信息在更廣泛領(lǐng)域的流通，既是社會(huì)發(fā)展的要求，也是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的方式。

總之，信息化是高校檔案管理改革的方向。高校檔案的信息化建設(shè)不僅關(guān)系著高校自身系統(tǒng)內(nèi)部工作的方方面面，是高校組織管理、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)和科研等各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，而且對(duì)整個(gè)社會(huì)的資源共享、文化交流、文明進(jìn)步有著重要的推動(dòng)作用。

[1]全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃：摘要[j].中國檔案，2007（2）14.

[2]吳寶康.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1999：45-59.

[3]秦建華.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的高校檔案工作探討[J].職業(yè)時(shí)空，2007（18）67.