淺談如何加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理

李 宏 王立宏

（1.哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心；2.哈爾濱市職工醫(yī)院 黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著我國(guó)疾病預(yù)防控制事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。在新形勢(shì)下，如何深化疾病預(yù)防控制檔案的改革和發(fā)展,是我們?cè)诩膊☆A(yù)防控制檔案管理工作中值得關(guān)注的重要課題。

一、現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心檔案管理普遍存在的問(wèn)題

目前，在各級(jí)疾病預(yù)防控制中心普遍存在以下幾方面問(wèn)題：

1．設(shè)備陳舊落后。由于種種原因，已經(jīng)存在50多年的衛(wèi)生防疫站或新成立的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)，特別是各市、縣（區(qū)）級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的設(shè)備陳舊。

2．檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入不足。檔案室的庫(kù)房普遍狹小，許多檔案室的經(jīng)費(fèi)每年僅有幾千元，維持正常的辦公都困難，更談不上設(shè)備更新、維修和歸檔材料的保存，導(dǎo)致許多設(shè)備檔案的重要原始資料缺損或丟失。

3．管理方式混亂。大多數(shù)單位由業(yè)務(wù)科室自行管理。這種方式雖然方便業(yè)務(wù)人員的查找，但難以保證檔案的質(zhì)量和安全。

二、針對(duì)以上存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面意識(shí)出發(fā)來(lái)加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理

1．發(fā)展意識(shí)。隨著衛(wèi)生監(jiān)督與疾病預(yù)防控制體制改革的不斷深入,疾病預(yù)防控制工作的兩大職能—疾病控制與衛(wèi)生監(jiān)督將徹底分離,以形成國(guó)家全額財(cái)政負(fù)擔(dān),獨(dú)立、公正完成疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)。而作為疾病預(yù)防控制知識(shí)集合體的檔案信息管理部門,其存在的意義已不再是過(guò)去被動(dòng)地收集整理和保管,而是以管理決策服務(wù)、知識(shí)配送服務(wù)、統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)形成集合的信息元素狀態(tài)為依據(jù),在疾病預(yù)防控制現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中再現(xiàn)輔助決策存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的作用。因此,疾病預(yù)防控制檔案為將來(lái)疾病的發(fā)生、發(fā)展有著重要的歷史作用。

2．科技意識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn),信息時(shí)代檔案信息環(huán)境的改變,人們對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用講求快捷、高效、適時(shí)、方便。而電子檔案則是信息利用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在疾病預(yù)防控制檔案管理應(yīng)用的必然產(chǎn)物,也是疾病預(yù)防控制現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。因此,要充分認(rèn)識(shí)到提高疾病預(yù)防控制檔案管理的綜合科學(xué)技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)科技創(chuàng)新含量高的疾病預(yù)防控制檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。把檔案管理與科技創(chuàng)新有機(jī)地結(jié)合起來(lái),只有這樣,才能使疾病預(yù)防控制檔案工作更好地發(fā)揮它的作用。

3．服務(wù)意識(shí)。隨著人民生活水平的不斷提高,大衛(wèi)生概念的形成,人們對(duì)疾病預(yù)防控制服務(wù)的需求日趨增多。這就給我們提出了新的工作目標(biāo)要求,拓展業(yè)務(wù)范圍,強(qiáng)化科學(xué)管理,提高服務(wù)質(zhì)量,保障群體健康。在實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)中，檔案管理部門要牢固樹(shù)立服務(wù)意識(shí),主動(dòng)了解各級(jí)疾病預(yù)防控制的信息需求,主動(dòng)提供信息服務(wù)。充分利用現(xiàn)有檔案信息資源,延伸服務(wù)領(lǐng)域,拓寬服務(wù)范圍,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)管理,從根本上改變以往坐等服務(wù)對(duì)象的服務(wù)方式。

4．效益意識(shí)。檔案干部要樹(shù)立正確的效益觀,以建立“優(yōu)質(zhì)、高效、低耗”管理模式為契機(jī),以社會(huì)效益為重。把無(wú)私奉獻(xiàn)和全心全意為人民服務(wù)作為自己的醫(yī)德準(zhǔn)則,堅(jiān)持以服務(wù)疾病控制工作為中心,全面提高服務(wù)質(zhì)量,以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏得社會(huì)的信任,取得顯著的社會(huì)效益。同時(shí)，以良好的社會(huì)效益擴(kuò)大社會(huì)宣傳和影響,并以此提高檔案工作的知名度。

三、檔案工作展望

1．面向服務(wù)全市人民健康為目的,解放思想,更新觀念。隨著社會(huì)的發(fā)展，健康的理念逐步被人們重視,它決定了疾病控制檔案工作重心應(yīng)以人民健康為目的。這就需要改變以前坐等被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),積極開(kāi)展專題服務(wù)、科研課題跟蹤服務(wù),滿足社會(huì)各項(xiàng)工作的需要。檔案的價(jià)值主要在于利用,只有通過(guò)利用,檔案的價(jià)值才能得以實(shí)現(xiàn)。而社會(huì)各界也只有在親身感受到檔案對(duì)實(shí)際工作重要時(shí),才能支持和重視檔案工作,檔案工作的社會(huì)地位才能得到提高。

2．加強(qiáng)橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著社會(huì)的迅速發(fā)展,疾病控制工作對(duì)信息需求量增大,各縣（市）區(qū)檔案部門要打破各自為政的局面,建立一個(gè)資料、圖書、情報(bào)等業(yè)務(wù)部門的完整信息體系。要充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)檔案、資料、圖書、情報(bào)等各縣（市）區(qū)間的資源共享,實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ),提高館藏資源的利用率,為我市的疾病控制發(fā)展動(dòng)向提供更多、更廣泛的知識(shí)和信息。

3．加強(qiáng)檔案工作投入,實(shí)現(xiàn)檔案工作辦公自動(dòng)化管理。目前，疾病預(yù)防控制檔案的管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化還有一定難度，各縣（市）區(qū)疾病控制檔案工作要改變傳統(tǒng)的手工管理方式，逐步采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備,改善檔案管理設(shè)施和條件,以滿足準(zhǔn)確、迅速、系統(tǒng)利用檔案信息的要求,更好地為防疫事業(yè)服務(wù)。

4．檔案編研工作有待提高。多年來(lái)，由于市疾病預(yù)防控制中心檔案工作以收集、整理、保管、提供利用檔案為主,雖然開(kāi)展了檔案編研工作,如組織史、站志、年鑒等,但還不適應(yīng)疾病預(yù)防控制工作發(fā)展的需要。為此,在加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作的同時(shí),要進(jìn)一步做好檔案編研工作,充分開(kāi)發(fā)利用我市疾病控制檔案的信息資源,提高疾病預(yù)防控制檔案的現(xiàn)代化管理水平，為我市疾病預(yù)防控制工作提供科學(xué)、有效的信息服務(wù)。