新時期高校教學(xué)檔案的作用及管理策略初探

徐 蔚

(重慶交通大學(xué) 重慶 400074)

高校教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀況的真實記載，是以文字、圖表及聲像等形式形成的歷史記錄材料，是反映和評價教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，具有保存價值。它能真實地反映教學(xué)與管理工作的全部歷史過程，因此，在高校教學(xué)檔案管理工作中，必須做到思想高度重視，認(rèn)識明確，管理到位，才能真正發(fā)揮其重要作用。

一、高校教學(xué)檔案的作用

高校教學(xué)檔案的作用，主要有如下幾個方面:(1)核查與憑證作用。教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它不同于一般文書檔案，是全體師生員工在教學(xué)活動中形成的，準(zhǔn)確地反映了學(xué)校主要教學(xué)活動的全貌。因此，在核查材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質(zhì)疑的證明材料和重要依據(jù)。高校在開展教學(xué)研究活動、對教學(xué)質(zhì)量評估、編寫校史、查閱學(xué)生學(xué)習(xí)成績及學(xué)籍管理工作中，教學(xué)檔案都起著重要的歷史憑證作用。(2)為教學(xué)研究與評估提供重要依據(jù)。教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果。為了提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗，研究教學(xué)內(nèi)容，更新教學(xué)方法，這些都離不開以知識密集、信息集中及數(shù)量多廣為特點的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案記載了歷年的教學(xué)及其管理工作，可以作為現(xiàn)階段教學(xué)及其管理工作的科學(xué)依據(jù)，為教學(xué)評估、教學(xué)改革和科研工作提供重要素材。教師和學(xué)生是教學(xué)活動的主體，教學(xué)活動是教與學(xué)的雙邊活動，因此，說得具體一點，教學(xué)質(zhì)量的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識的科學(xué)性、新穎性和系統(tǒng)性，以及學(xué)生對知識接收以至消化的能力，而通過對這些有關(guān)內(nèi)容的研究，可以分析教師的教學(xué)質(zhì)量的好壞和水平的高低，作為對教學(xué)效果和學(xué)校管理水平進(jìn)行評估的依據(jù)。例如，通過對教學(xué)計劃、課程安排、專業(yè)設(shè)置、學(xué)校教學(xué)與評優(yōu)活動及畢業(yè)生狀況等情況的分析，就能反映出一個學(xué)?？傮w教育水平的高低，就可以對學(xué)校的綜合教學(xué)水平狀況評估；同樣，通過老師歷年的教案、學(xué)生評價等測評材料，就可以看出教師的教學(xué)態(tài)度、能力和專業(yè)水平。特別是檔案管理進(jìn)入計算機(jī)管理時代之后，這一系列的資料、信息都可在計算機(jī)中保存，實行信息化檔案管理手段，這使評估結(jié)果更為準(zhǔn)確、客觀、公正。(3)教學(xué)檔案為教學(xué)管理工作反饋信息。既然教學(xué)檔案來源于教學(xué)管理活動之中，就必然會涉及到教學(xué)環(huán)節(jié)的各個方面。因為，它不只是孤立地反映各個單一材料，而是相互關(guān)聯(lián)地反映一定時期教學(xué)管理活動的整體材料。單一材料只能反映局部教學(xué)活動的某些方面，而整體材料則能反映教學(xué)管理活動的總趨勢。因為，局部與整體之間，既有區(qū)別，又有聯(lián)系。教學(xué)活動中出現(xiàn)的問題，會迫使教學(xué)管理工作者做出相應(yīng)的調(diào)整，又會使教學(xué)活動程序發(fā)生新的變化，如此一來，整個教學(xué)管理工作就是一個不斷把信息輸送出去又不斷接受教學(xué)活動的反饋信息，然后再根據(jù)反饋信息對教學(xué)管理工作進(jìn)行調(diào)整、改進(jìn)，如此循環(huán)往復(fù)，不斷取得最佳效果的過程。在這個過程中，通過局部環(huán)節(jié)所透露的信息，往往會反映到整個教學(xué)活動之中，從而記錄在教學(xué)檔案資料上，供人們隨時查詢。只要我們平時注意及時收集、整理日常教學(xué)活動中產(chǎn)生的各類文件、資料，注重對它們的分析、歸類和保管，就可以及時發(fā)現(xiàn)對教學(xué)管理有用的情報和信息。這對提高教學(xué)管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代化教育改革的要求，是非常有益的。(4)教學(xué)檔案具有院校間相互學(xué)習(xí)和交流的作用。隨著教育改革的進(jìn)一步深入，開放式辦學(xué)使得院校間相互交流、借鑒，已成為院校提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的必要方式，教學(xué)檔案可為此提供翔實的交流資料。教學(xué)檔案保存的是否完備對教學(xué)管理、教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量都有著重要的作用，因此，怎樣搞好教學(xué)檔案管理工作就成為高校教學(xué)檔案管理工作者應(yīng)該認(rèn)真研究的問題。

二、高校教學(xué)檔案管理工作的策略

在高校的管理工作中，只有充分認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要作用，并結(jié)合實際，進(jìn)行認(rèn)真的思考，采取相應(yīng)的有效策略，才能提高教學(xué)檔案的管理水平，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，增強檔案意識

校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和支持教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案工作納入學(xué)校管理工作計劃，作為教學(xué)管理工作的一項重要內(nèi)容來抓。高校檔案部門對檔案工作應(yīng)加強考評和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。教學(xué)工作水平評估利用大量的教學(xué)檔案是對檔案工作最實際、最有效的宣傳。不僅應(yīng)引起學(xué)校對檔案工作的高度重視，而且對教職員工進(jìn)行了一次全員性檔案工作重要性的教育，通過宣傳教育，使廣大教職工了解歸檔范圍，提高檔案利用意識。教學(xué)工作水平評估的結(jié)果直接影響一所高校的聲譽和地位，是關(guān)系到學(xué)校命運和前途的大事，評估工作受到校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的密切關(guān)注，因此，我們應(yīng)重視教學(xué)檔案的管理。

2.建立行之有效的管理體制

建立起由分管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)部門負(fù)責(zé)人、教學(xué)部門專職教學(xué)秘書等組成的教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確崗位責(zé)任制，實行定期檢查制度，確定教學(xué)檔案的內(nèi)容、保存的范圍和期限。通過各種渠道，在教師中宣傳校級教學(xué)檔案材料的收集內(nèi)容，將教學(xué)材料的歸檔工作同教學(xué)部門教師的年終考核、職稱評聘、獎勵等掛鉤，增強教師的歸檔責(zé)任感和積極性。確定一名干部主管檔案工作，成立校綜合檔案室，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理，各院、處、室明確一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，形成一個以檔案室為中心的強有力的管理網(wǎng)絡(luò)。

3.提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)與水平

教學(xué)檔案管理工作是高校的一項基礎(chǔ)性管理工作，是強化教學(xué)管理、科學(xué)規(guī)范教學(xué)活動和教學(xué)行為、深化教學(xué)改革、不斷提高教學(xué)質(zhì)量必不可少的管理環(huán)節(jié)。檔案人員不僅要精通檔案管理業(yè)務(wù)，還要了解所涉及的專業(yè)知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現(xiàn)代化管理的基本技能，如利用計算機(jī)儲存、檢索；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學(xué)管理、主動服務(wù)、有效提供信息資源的意識。因此，必須提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)與水平，加強對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。通過各種形式的培訓(xùn)，拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。

4.做好教學(xué)檔案的收集、整理工作

根據(jù)高校教學(xué)檔案的特點，其管理工作主要包括對本單位一個管理周期內(nèi)全部教學(xué)活動和管理工作真實情況的采集和整理。教學(xué)檔案原始資料的采集、收集工作，是搞好教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)工作，沒有原始資料采集的全面性和真實性，就沒有教學(xué)檔案的科學(xué)性和指導(dǎo)性。由于教學(xué)活動的多樣性、廣延性，參與人員的多方位性、多層次性，且又是一個動態(tài)過程，教學(xué)活動原始資料的采集、收集工作是十分復(fù)雜和難做的，只有參與教學(xué)活動和管理工作全體人員的高度重視和積極參與，才能收到良好的效果，這是做好高校教學(xué)檔案管理工作首先要處理和解決好的一個關(guān)鍵問題。以期末考試為例，每個學(xué)期期末考試結(jié)束后，應(yīng)建立相應(yīng)檔案，內(nèi)容應(yīng)包括試題、試卷、學(xué)生成績、考場記錄、試卷與成績分析等信息資料。這不但可以及時做好學(xué)期結(jié)束工作，總結(jié)該課程教學(xué)成績、經(jīng)驗和存在的不足，還可以為下一學(xué)期考試工作提供借鑒，不斷提高考試工作的管理水平。但在實際工作中，有的未能及時做到，有的是信息收集不齊全，有的是試卷成績分析沒做或沒做到位，造成原始信息丟失或失真。

高校教學(xué)檔案的收集、整理工作很繁瑣，也很辛苦。但只有通過收集、整理才能使教學(xué)實踐過程中的文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)檔案，這是做好教學(xué)檔案工作的第一個步驟，教學(xué)管理人員，必須認(rèn)識到教學(xué)檔案收集工作的重要性，切實做好教學(xué)檔案資料的收集工作，并進(jìn)行科學(xué)的分類整理，為發(fā)揮其應(yīng)有的作用打好基礎(chǔ)。高校教學(xué)檔案的整理也要根據(jù)國家和高校檔案分類目錄進(jìn)行，并按照學(xué)校檔案分級管理的要求歸檔、存儲在相應(yīng)的管理部門。由于教學(xué)檔案的特殊性，如原始資料來源龐雜繁多，形式多樣，因此，在分類整理過程中，要篩選那些對教學(xué)工作質(zhì)量、教學(xué)管理工作水平及效果影響較大的資料建檔，并做到分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，通過整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實、精煉、實用。

5.應(yīng)用新技術(shù)，實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理

檔案信息化是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，以檔案信息資料建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為平臺，以信息人才為依托，以檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系。目前，在我國檔案信息化過程中，仍存在人、財、物投入不到位及檔案信息安全等問題。由于高校教學(xué)檔案具有多科性、多樣性、層次性、時序性和成套性等特點，加強高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)既有利于提高教學(xué)檔案的管理水平，也有利于提升教學(xué)檔案的服務(wù)效率。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大、層次的提高，生成的相關(guān)教學(xué)檔案成倍增加，如果不利用信息技術(shù)手段，就很難適應(yīng)形勢發(fā)展的新要求。就目前高校教學(xué)檔案管理工作的實際情況看，信息化管理應(yīng)從如下兩個方面入手:(1)加強電子文件和電子檔案的管理。這有利于教學(xué)檔案工作與高校教學(xué)實踐活動、教育教學(xué)改革快速接軌，既能使教學(xué)檔案卓有成效地為高校教育教學(xué)改革提供服務(wù)，又能抓住機(jī)遇快速推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。(2)加快探索紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。對紙質(zhì)教學(xué)檔案的數(shù)字化要有序、規(guī)范地進(jìn)行。在數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)尚不明晰的情況下，可先進(jìn)行高校教學(xué)檔案框架、目錄的數(shù)字化工作，待條件成熟時再全面進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

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