淺析醫(yī)院檔案工作創(chuàng)新

張文華 張玉穎

（1.大慶市中醫(yī)醫(yī)院 黑龍江 大慶 163111；2.哈報(bào)集團(tuán) 黑龍江 哈爾濱 150001）

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。我們的科技要?jiǎng)?chuàng)新，體制要?jiǎng)?chuàng)新，機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新。只有創(chuàng)新，民族才能進(jìn)步，國(guó)家才能興旺。醫(yī)院的檔案工作也是如此，只有圍繞醫(yī)院的中心工作，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，不斷創(chuàng)新工作機(jī)制、創(chuàng)新工作思路、創(chuàng)新工作方式、方法，與醫(yī)院的各項(xiàng)工作同步發(fā)展，檔案工作才能充滿生機(jī)和活力，才能適應(yīng)和服務(wù)醫(yī)院快速發(fā)展的要求。

1.創(chuàng)新教育管理機(jī)制，提高檔案工作者的自身素質(zhì)

1.1 加強(qiáng)思想意識(shí)教育。探索教育培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德教育，使檔案管理人員樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，培養(yǎng)對(duì)檔案工作忠誠(chéng)的事業(yè)心、強(qiáng)烈的榮譽(yù)感和高度的責(zé)任感，增強(qiáng)檔案工作的積極性與主動(dòng)性，努力提高服務(wù)能力和水平。通過教育，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到，個(gè)人的發(fā)展與醫(yī)院檔案工作的發(fā)展息息相關(guān)，不斷增強(qiáng)"主人翁意識(shí)"、大局觀念和爭(zhēng)先進(jìn)位意識(shí)，提高檔案工作的欲望。

1.2 加強(qiáng)多學(xué)科知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型知識(shí)的檔案管理人才。醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，從事這項(xiàng)工作的人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文化素質(zhì)和檔案專業(yè)素質(zhì)。除熟悉檔案工作法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，以及檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)、行政管理等各方面的專業(yè)知識(shí)。只有不斷學(xué)習(xí)，大力提高專業(yè)素質(zhì)，才能不斷擴(kuò)展知識(shí)面，完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，為創(chuàng)新檔案工作積累知識(shí)，提供保障。

1.3 充分利用現(xiàn)代化工具，提高工作效率?，F(xiàn)代管理手段離不開現(xiàn)代化管理工具。要充分利用計(jì)算機(jī)，同時(shí)借助數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化工具，加快檔案信息的處理、傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案工作的自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。這就必然要求檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識(shí)，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，網(wǎng)上信息資源的組織和篩選的技能。

2.創(chuàng)新檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化

2.1 建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步制訂并完善科學(xué)合理的崗位目標(biāo)責(zé)任體系，全面推行目標(biāo)考核管理，強(qiáng)化落實(shí)，確保收到良好效果。

2.2 在完善落實(shí)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，制定合理的目標(biāo)任務(wù)、考核標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，做到檔案管理工作與醫(yī)院業(yè)務(wù)工作"四同步"：即同步安排、同步落實(shí)、同步檢查、同步考核.考核結(jié)果作為評(píng)先樹優(yōu)的依據(jù)和職稱晉升、聘任的重要條件，最大限度調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和能動(dòng)性。

2.3 進(jìn)一步細(xì)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確專兼職檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)各科室檔案收集、整理、移交工作的檢查和指導(dǎo)力度，細(xì)化管理環(huán)節(jié)，責(zé)任落實(shí)到人，一級(jí)抓一級(jí)，確保各類檔案收集齊全完整，提高檔案管理質(zhì)量。

3.創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)工作，提升檔案現(xiàn)代化管理水平

3.1 創(chuàng)新檔案工作技術(shù)手段。在檔案管理的手段上，要積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)、影像技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)和手段，提高檔案工作技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由"舊"變"新"，努力實(shí)現(xiàn)檔案裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問題。要努力探索檔案整理過程中的技術(shù)革新，利用新技術(shù)、新項(xiàng)目，縮短歸檔整理時(shí)間、簡(jiǎn)化歸檔整理的程序、減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

3.2 創(chuàng)新檔案工作模式。檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對(duì)做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和檔案現(xiàn)代化程度的不斷提高，有的已不能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣改進(jìn)，才能做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序?嘗試探索一些取消繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)和步驟，盡量縮短立、歸檔周期，便于推行部門的立卷工作的方式方法。

3.3 創(chuàng)新檔案科學(xué)技術(shù)研究工作。檔案管理人員要勤動(dòng)腦、勤動(dòng)手，在工作中善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題，要善于發(fā)現(xiàn)問題的規(guī)律，尋找恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方法，如：在檔案管理的過程中，解決各類檔案收集的齊全完整的問題，可從檔案管理制度的制定與落實(shí)上來考慮；針對(duì)基建圖紙檔案折疊困難，速度慢的情況，考慮能否發(fā)明一種能提高折疊速度、易于操作的圖紙檔案折疊模板；針對(duì)較厚的縫紉機(jī)不能縫紉的紙質(zhì)材料，考慮能否發(fā)明一種快速裝訂設(shè)備；另外，要?jiǎng)?chuàng)新思維模式，在不違犯原則的基礎(chǔ)上，打破不適應(yīng)檔案管理工作的一些條條框框的束縛，如能否考慮在檔案裝具上做一些改進(jìn)，將需人工書寫或操作、有較多重復(fù)現(xiàn)象的工作，通過改進(jìn)檔案裝具的外觀設(shè)計(jì)，用蓋章的形式來完成繁重重復(fù)的人工書寫或操作等等，這樣不僅減輕了檔案工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，更重要的是節(jié)省了勞動(dòng)力，提高了工作效率。同時(shí)，檔案管理人員要善于學(xué)習(xí)，善于研究，關(guān)國(guó)家重點(diǎn)引導(dǎo)和支持的與當(dāng)前工作重點(diǎn)關(guān)系密切、實(shí)用性強(qiáng)、具有創(chuàng)新性的科技項(xiàng)目。探討對(duì)電子文件歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和方法、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的影響、各類檔案的保護(hù)技術(shù)等方面的問題研究進(jìn)行申報(bào)立項(xiàng)、著書立說、發(fā)明專利，單位要積極鼓勵(lì)，并作為檔案管理人員職稱晉升、聘任、人才選拔、年終進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)的重要條件。

3.4 創(chuàng)新檔案信息開發(fā)利用。檔案是醫(yī)院的寶貴資源，檔案管理的終極目的，就是使檔案這一寶貴資源充分發(fā)揮其無限的能量，服務(wù)于醫(yī)院。醫(yī)院檔案工作者要多途徑、多渠道、高質(zhì)量地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，使檔案為醫(yī)院各項(xiàng)工作，特別是為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為醫(yī)院管理及患者服務(wù)。

3.4.1 建立科學(xué)合理的檢索工具體系。編制科學(xué)、簡(jiǎn)便的各種檢索工具，構(gòu)筑功能齊全、作用互補(bǔ)的檢索工具體系，使所保存檔案的內(nèi)容、項(xiàng)目一目了然，對(duì)所需的檔案材料能迅速、準(zhǔn)確的查找，提高利用效率，提升檔案管理水平。

3.4.2 精心編制參考資料，提供主動(dòng)服務(wù)。檔案工作者深入醫(yī)院一線進(jìn)行調(diào)研，掌握對(duì)檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價(jià)值的信息，積極進(jìn)行深層次的開發(fā)利用，精心編制參考資料，做到送檔上門，及時(shí)為利用者提供服務(wù)。加強(qiáng)二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作，主動(dòng)為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案信息資源。

3.4.3 加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理。檔案開發(fā)利用效果反映檔案工作的質(zhì)量和水平，檢查檔案利用效果的唯一有效標(biāo)準(zhǔn)就是檔案利用反饋信息。收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，不斷調(diào)整和縮小開發(fā)利用工作與原定目標(biāo)之間的偏差，以此總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使檔案利用工作更有成效。

綜上所述，醫(yī)院檔案工作無論在業(yè)務(wù)面，還是在管理面，只有不斷地創(chuàng)新，在創(chuàng)新中求發(fā)展、求突破，做到人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，醫(yī)院檔案工作才有高度、有特色、有活力。