健全規(guī)劃房產(chǎn)檔案利用規(guī)定的必要性

高琰

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200）

一、檔案利用法規(guī)健全的意義

檔案事業(yè)的正常秩序是指檔案工作在社會關系、業(yè)務關系、技術關系三個方面的有序化。建立、健全檔案法律規(guī)范，確保檔案工作社會關系有序化，這是檔案行政管理方面的立法和執(zhí)法。建立、健全檔案業(yè)務規(guī)范和技術標推，確保檔案工作業(yè)務、技術關系的有序化。檔案的基本屬性是原始記錄性：檔案是當時、當?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(社會實踐)過程中的歷史產(chǎn)物，而不是事后編造的。其記錄性可從內(nèi)容和形式兩方面來看，內(nèi)容上，檔案所記載的是當時、當?shù)?、當事人發(fā)生、發(fā)現(xiàn)的事物和行為的過程、結果；形式上，檔案原件具有不可替代的辦公特征和時代特色。檔案的價值性即有用性，作為歷史憑證價值，檔案是真實可靠的，具有法律效力，有情報信息價值或稱參考價值。從檔案的信息儲備和所反映的內(nèi)容看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。主要作用：機關工作的查考憑據(jù)；生產(chǎn)建設的參考依據(jù)；科學研究的可靠資料；宣傳教育、文化建設的生動素材；維護合法權益的法律證據(jù)。檔案的作用和利用價值毫無置疑，那么與時俱進健全檔案利用法規(guī)的建設顯得尤為重要和必要。

二、健全規(guī)劃房產(chǎn)檔案利用規(guī)定的必要性

通常在檔案查找工作初始，各有關單位都會有檔案查詢規(guī)定公布并實施，規(guī)劃國土房產(chǎn)檔案查詢有關規(guī)定也在前幾年公布實施，然而隨著時間的推移和各項工作，特別是新的工作的展開和深入，發(fā)現(xiàn)及暴露了一些查詢規(guī)定條款與現(xiàn)實工作實際的矛盾和不符情況；開放檔案與非開放檔案界定不夠清晰；工作中還遇到一些實際問題及情況在規(guī)定條款中沒有涉及、不夠清楚完善。這些問題及情況在現(xiàn)實工作中根據(jù)具體情況做了適當?shù)恼{(diào)整處理，解決了一些實際問題。但形成規(guī)定條款和相應的解釋說明條款還遠遠不足。針對這些問題和情況的出現(xiàn)，對于規(guī)劃國土綜合檔案及產(chǎn)權檔案信息數(shù)量和種類如此之多，所涉及的業(yè)務工作如此復雜，故檔案查詢利用規(guī)定條款不斷根據(jù)形勢和業(yè)務的需要而充實和修改，以利于在不斷的深化改革開放工作中為各行各業(yè)建設提供優(yōu)質(zhì)利用服務顯得尤為重要。

房地產(chǎn)權涉及千千萬萬的單位和公眾及其他們的經(jīng)濟利益。應該看到，隨著國家法制化建設的推進和發(fā)展，公民的維權意識有了進一步提高，相應地也對檔案利用法規(guī)建設提出了新的任務及挑戰(zhàn)，另一方面在公民對法律、法規(guī)的了解、理解還不夠全面、成熟的情況下，維權爭議問題也會隨著增加。檔案查詢利用服務機關也是體現(xiàn)政府依法辦事、執(zhí)政為民的一個窗口單位。房地產(chǎn)權檔案查詢是根據(jù)房地產(chǎn)權登記信息和資料的性質(zhì)和記錄內(nèi)容來進行，涉及的法規(guī)有公民身份證有關規(guī)定、保密有關規(guī)定、房地產(chǎn)登記等等有關法規(guī)。與時俱進進行檔案法律法規(guī)建設應是工作重點，并且能體現(xiàn)我們的各項工作有依據(jù)、有標淮及規(guī)范，更能取得社會公眾對我們工作的理解和支持，在遇到爭議時能有依據(jù)性的說服力，依據(jù)有關標準和規(guī)定有說服力地做好解釋工作。

規(guī)劃國土房地產(chǎn)權檔案的數(shù)量多，每年還在以二十多萬卷的速度增長，產(chǎn)權信息所包括的地區(qū)范圍大，時間跨度長，并且隨著政府單位機構變化、場地改變、政策改變、人員變動而不同程度地有所變動。房地產(chǎn)權檔案目前的主要作用是產(chǎn)權確權公證、安居房上市資料誰備、涉及的房地產(chǎn)權的有關法律案件憑據(jù)及與房地產(chǎn)權檔案有關的社會活動需查詢的資料等等。在房地產(chǎn)權檔案查詢中，還可以間接幫助發(fā)現(xiàn)并提供有關部門糾正在使用計算機信息系統(tǒng)辦公自動化過程中誤錄、漏錄的信息，起到協(xié)助糾錯補救有關信息的作用。限制錯誤的房地產(chǎn)檔案信息，與國家和單位及千家萬戶有著密切的關系。房地產(chǎn)權檔案一方面是產(chǎn)生于政府對房地產(chǎn)登記的記錄，而又是政府房地產(chǎn)登記的依據(jù)。而對于廣大公眾的置業(yè)者有兩重意義，一個是可以作為憑證的意義，另一方面可以作為證實的意義。對于減少和杜絕一房兩賣等情況，購買人可以經(jīng)查檔確定是否已在登記機關作過登記，然后決定是否可購買。健全檔案利用法規(guī)可以解決在檔案利用中商榷的問題及工作難點。

鑒于規(guī)劃國土房產(chǎn)檔案種類的繁多及信息內(nèi)容層次的密級程度，有關法規(guī)規(guī)定或解釋條款應需有明確的權限層次約定開放檔案與非開放檔案；非開放檔案查詢應提交出示的有效證件、有效委托書的種類及范圍。檔案情息內(nèi)容及范圍的權限問題，如公、檢、法執(zhí)行公務出示有效介紹信與證件可以檢索人名或單位名查詢，而非權利人不可查詢權利人名，只可證實此信息真實否等等。盡可能明確詳細地說明開放檔案與非開放檔案的界限。

三、法規(guī)建設促進完整性、原始性、正確性

在這過程中經(jīng)歷了信息化系統(tǒng)的不同平臺和版本，在辦公自動化系統(tǒng)的辦公業(yè)務工作中的收錄人也難免有誤；在辦公信息化系統(tǒng)升級平臺轉(zhuǎn)換時在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換中符號出現(xiàn)不兼容等情況時難免數(shù)據(jù)出錯；投入大量人力、物力清理數(shù)據(jù)顯得很有必要，因為數(shù)據(jù)的正確性與否直接關系到經(jīng)查詢檔案所開具于外界的一個證明材料文件的真?zhèn)螁栴}。

對于經(jīng)過投入大量的人力物力進行原始檔案掃描，現(xiàn)在掃描文件的信息已經(jīng)形成，對于有產(chǎn)權登記沒有進行掃描處理的文件也需有個實際的規(guī)范和約束。有針對性的新規(guī)定就應該根據(jù)新的情況制定，以保證完整性、原始性、正確性。原始檔案掃描數(shù)字化，已在各級檔案部門作為實現(xiàn)計算機管理原始檔案的基礎工作，而辦公信息化系統(tǒng)早已在各個檔案產(chǎn)生單位中應用，并產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)檔案，兩種檔案結合應用于檔案查詢利用系統(tǒng)，是—項非常有益及有利的工作，可不受空間和地點的限制，而對于這項工作則會對檔案利用法規(guī)提出了更高的要求，它涉及信息系統(tǒng)保密與安全及原始檔案保密級別問題。

在掃描檔案工作已經(jīng)基本完成的情況下，開發(fā)檔案信息系統(tǒng)很有必要，可以解決公開信息的查詢，不需要打印單及證明章的情況，證實房產(chǎn)證的真假，利用辦公信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享很有必要。檔案DIY查詢比人工查詢節(jié)省人力物力，根據(jù)用戶密級不同查詢，可使查詢信息更準確、更合理、更快捷并且隨著互聯(lián)網(wǎng)的結算系統(tǒng)的完善，打印出的結果證明蓋章問題可以解決。有關這方面的規(guī)定應特別注意檔案的保密權限問題和開放程度。

四、有利開展檔案利用服務空間

檔案工作的根本目的是充分發(fā)揮檔案的作用。檔案信息服務正是發(fā)揮檔案作用的主要途徑。檔案是有價值的，但它的價值是潛在的，不可能自己發(fā)揮出來，必須靠有效的工作去挖掘，在利用中得到發(fā)揮。檔案信息服務工作開展得如何，能否及時、準確、系統(tǒng)地滿足本單位及社會各界的利用要求，往往是考核檔案部門成績的主要標準。檔案利用法規(guī)建設能夠檢驗和推動檔案收集、整理、歸檔、鑒定、保管基礎工作。

調(diào)查和了解社會對檔案利用的需求，拓展服務空間，進一步提升服務。對于檔案所涉及的業(yè)務，應該是了解和研究的越清楚越好開展工作，依法拓展檔案利用服務空間是十分必要的。設身處地的為社會各界民眾著想，制度及規(guī)定的滯后。不與時俱進健全檔案利用法規(guī)建設，將不利于提高服務質(zhì)量。與時俱進健全檔案利用法規(guī)，對檔案利用查詢?nèi)藛T的素質(zhì)及法律意識的要求非常重要。

[1]尹青云淺談房產(chǎn)檔案公開查詢的必要性及應注意的問題【J】山東經(jīng)濟戰(zhàn)略研究2007（11）