檔案館嵌入企業(yè)識(shí)別系統(tǒng)(CIS)可行性分析

劉博郎 丁宇

(黑龍江畫報(bào)社有限公司 黑龍江 哈爾濱 150001)

CIS是英文Corporate Identity System的縮寫,中文對(duì)其有多種翻譯方法,其中最常用的是“企業(yè)識(shí)別系統(tǒng)”。CIS由理念識(shí)別(Mind Identify,簡(jiǎn)稱 MI)、行為識(shí)別(Behavior Identify,簡(jiǎn)稱BI)和視覺識(shí)別(Visual Identify,簡(jiǎn)稱VI)三個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。

理念識(shí)別(MI)是指一個(gè)組織經(jīng)營(yíng)理念的定位,也是CIS的基本精神所在。這是最高決策層次,也是系統(tǒng)運(yùn)行的原動(dòng)力和實(shí)施基礎(chǔ),是組織形象最基本且最重要的要素。它涵蓋了組織經(jīng)營(yíng)方針、經(jīng)營(yíng)宗旨、行為準(zhǔn)則和精神口號(hào)。理念識(shí)別是識(shí)別系統(tǒng)的核心,反映組織的經(jīng)營(yíng)策略等深層次的文化特征。

行為識(shí)別(BI)是動(dòng)態(tài)的識(shí)別形式,其動(dòng)力源是理念識(shí)別,它負(fù)責(zé)規(guī)劃組織內(nèi)部的組織、管理、以及對(duì)社會(huì)的一切活動(dòng)。行為識(shí)別包括組織管理模式、組織經(jīng)營(yíng)策略、組織事業(yè)計(jì)劃,明確組織經(jīng)營(yíng)理念的核心,顯現(xiàn)組織內(nèi)部的制度、組織、管理、行為等并擴(kuò)及回饋社會(huì)公益事業(yè)、公共關(guān)系等動(dòng)態(tài)識(shí)別形式。行為識(shí)別是組織非視覺化、動(dòng)態(tài)的識(shí)別形式,是組織理念訴諸計(jì)劃的行為方式,在組織制度、管理培訓(xùn)、行為規(guī)范、公共關(guān)系、營(yíng)銷活動(dòng)中表現(xiàn)出來(lái)。[1]

視覺識(shí)別(VI)是靜態(tài)的識(shí)別符號(hào)。視覺識(shí)別是指組織的外表形象,是將組織理念與價(jià)值觀通過(guò)靜態(tài)的具體化的視覺傳播形式,有組織有計(jì)劃地傳達(dá)給社會(huì),是組織形象最直接也最直觀的表現(xiàn)。它通過(guò)視覺傳達(dá)的方式,以組織標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字、標(biāo)準(zhǔn)色和象征圖案、吉祥物為基礎(chǔ)設(shè)計(jì),把組織的經(jīng)營(yíng)理念與信息組成獨(dú)特的視覺識(shí)別手段,將信息向外界傳達(dá),可以快速而明確地達(dá)成組織的認(rèn)識(shí)與識(shí)別的目的[2]。

理念識(shí)別(MI)，行為識(shí)別(BI)，視覺識(shí)別(VI)三者相互關(guān)聯(lián)、相互作用、逐級(jí)制約構(gòu)成一個(gè)統(tǒng)一的有機(jī)體,從而塑造組織的良好形象。

CIS組織識(shí)別系統(tǒng)理論的發(fā)源地在美國(guó)。其正式開端當(dāng)屬美國(guó)IBM公司。IBM公司CIS設(shè)計(jì)塑造組織形象的成功,激發(fā)了許多先進(jìn)組織紛紛導(dǎo)入CIS。八十年代CIS理論傳入中國(guó),隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)軌,CIS理論逐漸與組織經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合,開始為塑造組織形象服務(wù)。

檔案館與企業(yè)有其共同的地方:都是以追求自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)為目標(biāo)，都有基礎(chǔ)設(shè)施，都有工作人員，都有自己的服務(wù)方式和手段，也有自己對(duì)外對(duì)內(nèi)的處事哲學(xué)，有服務(wù)對(duì)象服務(wù)目的，都是建立在一定社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化環(huán)境基礎(chǔ)之上；都有形象塑造的要求和實(shí)踐的途徑，對(duì)于任何一個(gè)目標(biāo)明確，組織嚴(yán)密并想擴(kuò)大自身影響，使自己脫穎而出的組織單位，都可以通過(guò)形成其理念、規(guī)范其行為、顯示其標(biāo)志來(lái)塑造機(jī)子獨(dú)特形象。這些共同的因素決定了他們?cè)谛蜗笏茉焐峡梢韵嗷ソ梃b。檔案館應(yīng)借鑒組織成功的管理經(jīng)驗(yàn),塑造其完美的公眾形象,以適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

檔案形象是指公眾對(duì)檔案整體的、概括的、抽象的印象和評(píng)價(jià),是公眾對(duì)檔案及其工作成果的反映,是由其內(nèi)在氣質(zhì)所決定的外在表征,這種表征是由一系列要素所形成的完整系統(tǒng)。

檔案館形象主要由硬件形象和軟件形象組成。

一、硬件形象包括:設(shè)備形象，人員形象，建筑環(huán)境形象，信息資源形象

設(shè)備關(guān)系到人們獲取信息的數(shù)量和質(zhì)量,尤其是現(xiàn)代的視聽設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)關(guān)聯(lián)設(shè)備、輸入輸出設(shè)備先進(jìn)可靠就能為讀者提供迅捷準(zhǔn)確的信息服務(wù),一流服務(wù)、一流信息、一流設(shè)施、一流環(huán)境是檔案追求的目標(biāo)。

人員是檔案館最活躍的形象載體,管理者有高超的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)及員工有高尚的品德、精湛的業(yè)務(wù)水平、廣博的文化知識(shí)、熱情的服務(wù)態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木礃I(yè)精神、高雅的個(gè)人教養(yǎng)是檔案寶貴的戰(zhàn)略資源。

建筑獨(dú)特美觀、裝飾素雅別致,標(biāo)識(shí)清晰完整,使人感到清新愉悅無(wú)疑會(huì)增加公眾的好感[1]?？臻g環(huán)境越富個(gè)性、時(shí)代氣息和美感就越能吸引公眾注意并強(qiáng)化其記憶。

信息資源是檔案賴以展開活動(dòng)的基礎(chǔ),是為公眾服務(wù)的前提和吸引公眾接受服務(wù)的根本。它直接影響公眾對(duì)檔案的情感,還會(huì)引起支持、合作或反對(duì)等行為。資源形式多樣、內(nèi)容新穎前衛(wèi)、質(zhì)量可靠、具有個(gè)性是檔案形象的源泉。

二、軟件形象包括:服務(wù)形象，公益形象，組織文化形象，媒介形象，教育中心形象

服務(wù)是檔案的宗旨,只有提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)才能拉近與讀者的距離,迎得讀者的青睞因而要在增加服務(wù)種類、擴(kuò)大服務(wù)范圍、延長(zhǎng)服務(wù)時(shí)間、挖掘服務(wù)深度、改善服務(wù)態(tài)度、提高服務(wù)效率上下工夫,使讀者對(duì)檔案有認(rèn)同感和依賴感。

現(xiàn)代檔案是保證人人平等獲得信息的公益機(jī)構(gòu)。要以不收或少收費(fèi)用,讓即使是處于貧困狀況的人也有獲取信息的可能,體現(xiàn)其為公眾服務(wù)的公益性,這是檔案最大的價(jià)值。

組織文化是檔案的靈魂,包括檔案的價(jià)值觀、管理理念、歷史與傳統(tǒng)、榜樣人物和標(biāo)志性事件、職業(yè)意識(shí)和職業(yè)道德及口號(hào)、訓(xùn)誡、館歌、館旗、館服及各種宣傳品均要鮮明體現(xiàn)檔案形象的內(nèi)涵。

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)組織的認(rèn)知和評(píng)價(jià)很大程度上受媒介的宣傳和引導(dǎo),因而檔案要重視自己的媒介形象。在宣傳的內(nèi)容、方式、時(shí)間上合理選擇,精心設(shè)計(jì),使自己更貼近公眾,樹立良好的媒介形象。

檔案的公益性和信息資源的廣泛性及讀者對(duì)象的無(wú)限性是開展社會(huì)教育的最佳場(chǎng)所。在這里讀者不受年齡、學(xué)歷、財(cái)富、信仰的限制,都可找到自己所需的文獻(xiàn)資料,得到相應(yīng)的信息支持,因此可以開展廣泛的社會(huì)教育。

檔案的形象是上述各形象的集合,具有多維性、動(dòng)態(tài)性、相對(duì)穩(wěn)定性和主客觀二重性。要使形象突出就要統(tǒng)籌兼顧合理安排,適時(shí)進(jìn)行CIS導(dǎo)入。

CIS是結(jié)合企業(yè)的內(nèi)在品質(zhì)與外在包裝,全面塑造企業(yè)形象,增強(qiáng)企業(yè)識(shí)別的有效方法。CIS自20世紀(jì)80年代引入中國(guó)以來(lái),已被眾多企業(yè)采用,并獲得了巨大的成功,如娃哈哈、太陽(yáng)神等著名企業(yè)都采用CIS獲得了巨大成功，通過(guò)對(duì)比CIS的諸要素,企業(yè)與檔案館有許多共同之處:1、都是將追求自身價(jià)值和效益的實(shí)現(xiàn)作為目標(biāo)(企業(yè)側(cè)重于經(jīng)濟(jì)效益,檔案館側(cè)重于社會(huì)效益)。2、都是為社會(huì)公眾服務(wù)的(企業(yè)側(cè)重于服務(wù)公眾物質(zhì)利益，檔案館側(cè)重于服務(wù)經(jīng)濟(jì)利益)。3、都有產(chǎn)品產(chǎn)出(企業(yè)是物質(zhì)產(chǎn)品,檔案館是為讀者開發(fā)的精神產(chǎn)品)由此可見,將CIS導(dǎo)入檔案館管理和實(shí)踐中是可行的。4、都可以作為一個(gè)整體系統(tǒng)來(lái)分析，都有自己的主題思想(檔案館和企業(yè)都有明確的服務(wù)目標(biāo)和主體思想)。

究所合并之機(jī),導(dǎo)入CIS系統(tǒng),進(jìn)行新館所的形象塑造，也取得了巨大的收益。

事實(shí)上,圖書館檔案館界近幾年已嘗試導(dǎo)入CIS,如上海檔案館借與上?？萍记閳?bào)研澳大利亞檔案館早在十幾年前就曾經(jīng)成功地將工商管理技術(shù)導(dǎo)入檔案館管理當(dāng)中。通過(guò)短短三年時(shí)間的努力,館內(nèi)各項(xiàng)工作都取得了顯著的成效。澳大利亞檔案館成功地引進(jìn)工商管理技術(shù),并且取得了出人意料的好成績(jī)。如果我國(guó)檔案館也能夠仿效澳大利亞檔案館,正確運(yùn)用CIS戰(zhàn)略,無(wú)疑將會(huì)推動(dòng)檔案館的發(fā)展。

21世紀(jì)是競(jìng)爭(zhēng)和機(jī)遇并存的世紀(jì)。如果檔案館再不設(shè)法改變自身形象,日子將會(huì)越過(guò)越艱難。筆者個(gè)人認(rèn)為,率先在檔案館中導(dǎo)入CIS,必將對(duì)檔案館組織的調(diào)整、競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)、社會(huì)效益的提高帶來(lái)意想不到的效果。

[1]湯道鑾，嚴(yán)建南.檔案與科教興國(guó)戰(zhàn)略實(shí)施研究[M].南京:河海大學(xué)出版社,2006.

[2]劉萌.檔案工作與CIS論[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2001，1:53-56.

[3]張恩慶.檔案宣傳的另一個(gè)層面[M].檔案學(xué)通訊,2004,(3):15-19.