談高校檔案工作建設(shè)

高 峰 李曉玲

（1.齊齊哈爾市軍隊(duì)離休退休干部第二休養(yǎng)所 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2.齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）明確指出：“建校在50年以上、全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上、已集中保管的檔案資料在3萬(wàn)卷以上的高校應(yīng)設(shè)立檔案館?！边@一規(guī)定不僅明確了檔案工作在高校的主體地位，同時(shí)也提出了打破高校傳統(tǒng)檔案管理模式的要求，強(qiáng)調(diào)了整合高校檔案資源，加強(qiáng)檔案管理的理念。

一、加強(qiáng)高校檔案工作是不斷發(fā)展的現(xiàn)代大學(xué)管理制度的需要

進(jìn)入21世紀(jì)，為了適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)，全國(guó)高校加快現(xiàn)代大學(xué)管理制度改革步伐。合并、整合、升格，建設(shè)綜合性重點(diǎn)大學(xué)，是我國(guó)高等教育體制改革和發(fā)展的趨勢(shì)；由“教學(xué)型大學(xué)”向“教學(xué)研究型綜合大學(xué)”或“研究型綜合大學(xué)”轉(zhuǎn)型，成為許多高校的辦學(xué)方向。這些改革措施的一個(gè)重要內(nèi)容是為了整合集中教學(xué)、學(xué)科和科研優(yōu)勢(shì)，突出辦學(xué)特色，做大增強(qiáng)學(xué)校教學(xué)、科研實(shí)力，使之成為國(guó)家或省市（地區(qū)）的人才培養(yǎng)科研開(kāi)發(fā)基地，更好地為地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力的支持和服務(wù)。

面對(duì)時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)，改革后的高校檔案工作應(yīng)該如何抓住高等教育迅速發(fā)展大好機(jī)遇，推進(jìn)自身事業(yè)的發(fā)展呢？對(duì)此《辦法》提出了整合高校檔案資源，建設(shè)“大檔案”的管理理念。主要內(nèi)容：一是擴(kuò)大了歸檔范圍，明確學(xué)生檔案單獨(dú)設(shè)類的要求，增加了檔案部門的工作職責(zé)。二是強(qiáng)調(diào)高校檔案機(jī)構(gòu)要重視和加強(qiáng)與學(xué)校有關(guān)的各類檔案史料的征集，突破了傳統(tǒng)歸檔理論的限制。三是把紙質(zhì)、電子、照（膠）片錄像（錄音）帶等各種載體檔案納入歸檔形式，這對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。四是明確指出高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源，提煉大學(xué)文化和大學(xué)精神，創(chuàng)建愛(ài)國(guó)主義教育基地，豐富了檔案建設(shè)的內(nèi)涵。五是提出高校檔案機(jī)構(gòu)要為社會(huì)利用創(chuàng)造便利條件，賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新職能。

二、加強(qiáng)高校檔案工作是加快高校傳統(tǒng)檔案管理體制改革的突破口

雖然傳統(tǒng)檔案管理面臨著時(shí)代的挑戰(zhàn)和變革，但目前大多數(shù)高校的檔案管理體制并沒(méi)有隨著形勢(shì)的發(fā)展而改變，依然保留著傳統(tǒng)的分散式管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式存在的突出問(wèn)題如下：一是館藏檔案門類不全，檔案的開(kāi)發(fā)利用受到限制，利用主體的正當(dāng)利用需求無(wú)法得到滿足，不能為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的信息資源服務(wù)。二是檔案收集工作受到制約嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量和收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案殘缺甚至遺失。三是不能對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，各部門凸顯出管理與規(guī)范的不協(xié)調(diào)。四是難于組建、培養(yǎng)和建設(shè)好一支高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，影響了檔案事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。五是檔案門類的分散管理，導(dǎo)致一所學(xué)校對(duì)一項(xiàng)工作出現(xiàn)多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象，其結(jié)果是檔案工作被邊緣化。六是不利于檔案信息資源建設(shè)和檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金的集中投入，嚴(yán)重阻礙了高校檔案事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

面對(duì)上述存在的問(wèn)題，高校檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，必須走建設(shè)檔案館之路。我市一些大學(xué)的成功經(jīng)驗(yàn)給予我們啟示：一是實(shí)行高校檔案集中管理，是高校整合檔案信息資源、改革傳統(tǒng)管理模式的手段。二是為學(xué)校改革與發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)，是實(shí)行檔案集中管理的目標(biāo)。三是建立現(xiàn)代化檔案管理體制是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理改革的發(fā)展方向。四是認(rèn)真貫徹落《辦法》，是實(shí)現(xiàn)人檔賓管理的保障。

三、高校檔案管理需解決的問(wèn)題

（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，弱化了檔案部門依法管理行為?！稒n案法》第七條規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單價(jià)和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)是：“監(jiān)督、指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！钡诎藯l第一款規(guī)定高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)是“貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作?！蹦壳叭珖?guó)各高校檔案管理機(jī)構(gòu)在設(shè)置上，一是設(shè)立獨(dú)檔案館，列為學(xué)校直屬業(yè)務(wù)單位。二是設(shè)立非獨(dú)立檔案館（室），掛靠校辦或其他相關(guān)部門。兩種設(shè)置的檔案機(jī)構(gòu)，都被排除在行政管理系列之外。建立了大檔案的高校檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有改變這種現(xiàn)狀。準(zhǔn)確地講，檔案館沒(méi)有行政管理權(quán)。有關(guān)檔案工作文件要通過(guò)校辦轉(zhuǎn)發(fā)，檔案工作會(huì)議也需要學(xué)校出面組織。由此可見(jiàn)在現(xiàn)行高校檔案管理體制下，檔案館本應(yīng)依法承擔(dān)的行政管理職能，被不科學(xué)的定位完全弱化了。

（二）職責(zé)與權(quán)力相分離所帶來(lái)的困惑。實(shí)行大檔案管理后，檔案館的業(yè)務(wù)職責(zé)與任務(wù)加大數(shù)倍，但相應(yīng)的管理職權(quán)卻沒(méi)有發(fā)生根本性變化，管理權(quán)限仍僅限于對(duì)本單位的內(nèi)部管理。只有職責(zé)沒(méi)有職權(quán)的檔案館，在對(duì)學(xué)校各立卷部門歸檔管理及其他文獻(xiàn)檔案收繳工作中處于一種尷尬境遇。

（三）沒(méi)有相關(guān)配套政策而引發(fā)的收費(fèi)現(xiàn)象?！掇k法》首次賦予高校檔案服務(wù)社會(huì)的新功能，同時(shí)也明確“用個(gè)人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”；《辦法》還規(guī)定“高等學(xué)校對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員可以按照有關(guān)現(xiàn)定予以補(bǔ)助?！钡?，《辦法》已經(jīng)頒布實(shí)施近一年，各地方政府還沒(méi)有出臺(tái)針對(duì)高校檔案管理的相關(guān)收費(fèi)政策和檔案人員的補(bǔ)助政策。而建立大檔案后，隨著高校檔案的有效整合，極大擴(kuò)充和豐富了的信息資源吸引了眾多的利用者。于是，收費(fèi)問(wèn)題在沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各高校根據(jù)各自的政策采取了不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。類似現(xiàn)象同樣反映在對(duì)檔案人員的工作補(bǔ)助上。

（四）檔案重要性被忽視的現(xiàn)象仍較普遍。主要反映在一些領(lǐng)導(dǎo)干部身上。由于高校的特殊性，高校的主要負(fù)責(zé)人大多是單位教學(xué)、科研骨干，主要精力放在業(yè)務(wù)上，檔案法制觀念淡漠，視檔案工作可有可無(wú)，對(duì)本單位的檔案工作很少關(guān)心過(guò)問(wèn)，檔案工作被邊緣化。

四、加強(qiáng)高校檔案管理工作的建議

（一）科學(xué)設(shè)置高校檔案工作機(jī)構(gòu)。機(jī)構(gòu)職能設(shè)置不科學(xué)和職責(zé)與權(quán)力相分離的問(wèn)題，是一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)方面，只要賦予檔案管理機(jī)構(gòu)依法治檔的職能，管理權(quán)的問(wèn)題也就落到了實(shí)處。高校應(yīng)設(shè)置檔案處（館），這樣檔案管理機(jī)構(gòu)就能夠承擔(dān)起對(duì)全校檔車工作的行政管理職責(zé)。

（二）嚴(yán)格管理，合理開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源。行業(yè)收費(fèi)是一個(gè)敏感區(qū)嚴(yán)肅的問(wèn)題，必須認(rèn)真對(duì)待。省級(jí)教育和物價(jià)行政管理部門制定一個(gè)高校檔案收費(fèi)與補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，從根本上解決檔案利用收費(fèi)和檔案工作人員補(bǔ)助不統(tǒng)一、不規(guī)范問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)宣傳，切實(shí)提高全社會(huì)檔案法制觀念。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)對(duì)檔案部門的影響至關(guān)重要，要加大宣傳力度，加強(qiáng)法制教育，提高他們的檔案意識(shí)。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)艱巨的工程，除了需要高校自身的努力，還需要政府及全社會(huì)的支持與關(guān)注。