淺談企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐和認(rèn)識(shí)

崔 淼 劉麗敏

（1伊春市美溪區(qū)營林處 黑龍江 伊春 153000；2伊春市美溪區(qū)蘭新所 黑龍江 伊春 153000）

隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和信息化建設(shè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)問題也提到了議事日程。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行管理和開發(fā)利用，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供高效服務(wù)的工作過程。筆者結(jié)合本單位檔案信息化工作的實(shí)踐，談?wù)剬?duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、統(tǒng)籌規(guī)劃、合理構(gòu)建，是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

統(tǒng)籌規(guī)劃，合理構(gòu)建，是指根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，找準(zhǔn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的定位，對(duì)檔案信息化建設(shè)的整體規(guī)模進(jìn)行規(guī)劃，合理構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)模式，并結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展速度和檔案工作實(shí)際進(jìn)行分步實(shí)施。

1、公司檔案管理現(xiàn)狀分析。在檔案管理方面，近年來由于信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，一些企業(yè)已將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。我公司的檔案業(yè)務(wù)工作目前還基本處于手工操作階段，檔案的提供利用仍在使用薄冊(cè)式檢索。20世紀(jì)90年代，公司編制了底圖檔案管理系統(tǒng)和文書檔案管理系統(tǒng)，但隨著公司生產(chǎn)的不斷發(fā)展，有很多地方已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)利用需求：在生產(chǎn)供圖方面，一是曬圖周轉(zhuǎn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，各用圖單位資料員需要曬圖時(shí)須先將曬圖票送到檔案館，待檔案館曬完后再來取圖，必須來館兩次才能完成曬圖工作。二是不能很好地掌握曬圖的進(jìn)度和數(shù)量；在檔案信息存儲(chǔ)方面，隨著企業(yè)發(fā)展的多元化，企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)的步伐逐年加大，檔案、圖紙數(shù)量逐年遞增。雖然每年按照保管期限進(jìn)行鑒定銷毀，但已形成積壓，檔案庫容難以承載。

2、公司檔案信息化建設(shè)定位。針對(duì)上述狀況，我公司檔案信息化建設(shè)的定位立足于建立以下3個(gè)信息系統(tǒng)：

（1）建立檔案管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，并根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)以全宗為單位的案卷級(jí)目錄管理，也可實(shí)現(xiàn)原文（圖形、圖像、文本）管理。尤其是文書檔案應(yīng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文件、檔案一體化管理。也就是說，企業(yè)文書部門的文件確定密級(jí)及保管期限，通過公司OA網(wǎng)瀏覽需要的檔案信息。另外，系統(tǒng)還可實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、借閱、催還、編研等環(huán)節(jié)的自動(dòng)化管理，真正做到網(wǎng)上辦公、信息共享。

（2）建立企業(yè)生產(chǎn)供圖管理信息系統(tǒng)。檔案館將所管各類底圖檔案信息全部輸入數(shù)據(jù)庫，包括向各部門分發(fā)的份數(shù)、張數(shù)等，新歸檔的底圖檔案信息可以網(wǎng)上直接進(jìn)行接收后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，檔案館根據(jù)各單位的職能給予權(quán)限，實(shí)現(xiàn)曬圖申請(qǐng)并直接進(jìn)入系統(tǒng)按照?qǐng)D紙的審批程序進(jìn)行，系統(tǒng)自動(dòng)形成曬圖票，檔案館負(fù)責(zé)生產(chǎn)供圖人員根據(jù)曬圖票的信息將閽圖和曬圖票提供給曬圖組，曬圖組進(jìn)行曬印。曬圖組將曬印完成后的藍(lán)圖送交生產(chǎn)供圖人員，供圖人員給各在前部門發(fā)信息，通知取圖。底圖的更改和作詞以及試改確定等都可通過系統(tǒng)進(jìn)行。這個(gè)系統(tǒng)對(duì)公司各部門的技術(shù)文件資料起到嚴(yán)格的控制作用，有效地避免了在文件控制方面存在的弊端。

（3）建立檔案光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有很強(qiáng)的實(shí)用性，其功能設(shè)計(jì)完全可以依據(jù)檔案工作的實(shí)際需要及人們利用檔案的習(xí)慣建立。目前，錄入手段應(yīng)用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖像方式輸入到光盤中。一般AO幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達(dá)500dpi，只要幅度不大于AO，長(zhǎng)度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標(biāo)準(zhǔn)AO圖，分辨率為300dpi，約80秒。利用計(jì)算機(jī)對(duì)光盤進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可在幾秒鐘之內(nèi)對(duì)幾萬數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。建立這個(gè)系統(tǒng)主要是為了解決檔案的占用和空間，并為今后遠(yuǎn)程傳輸技術(shù)文件打下基礎(chǔ)。

二、高素質(zhì)、多技能的人才資源，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的關(guān)鍵

1、加強(qiáng)檔案人員的信息化意識(shí)教育。企業(yè)應(yīng)加大檔案信息化的宣傳力度，通過各種形式開展檔案管理信息化建設(shè)重要性的教育，不斷提高檔案工作者的信息化意識(shí)，使他們真正認(rèn)識(shí)到開展檔案信息化建設(shè)是檔案工作向前發(fā)展和更好地為企業(yè)服務(wù)的需要，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作者由傳統(tǒng)的的檔案實(shí)體保管員向檔案信息管理員的觀念轉(zhuǎn)變，確保檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2、加強(qiáng)檔案信息技術(shù)培訓(xùn)。建立檔案管理信息系統(tǒng)，要求檔案人員必須熟悉計(jì)算機(jī)操作知識(shí)和檔案管理信息系統(tǒng)的各種功能，才能確保系統(tǒng)的正常、平穩(wěn)運(yùn)行。為此，要把掌握和應(yīng)用檔案信息技術(shù)、技能水平作為衡量檔案專業(yè)水平的一個(gè)重要指標(biāo)納入考核范疇。并根據(jù)人員對(duì)信息技術(shù)的掌握程度，分兩個(gè)層面進(jìn)行培訓(xùn)：對(duì)有一定計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的，培訓(xùn)重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)的規(guī)范采集、系統(tǒng)的正確運(yùn)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用等方面；對(duì)不懂計(jì)算機(jī)操作的，應(yīng)從計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)入手，結(jié)合系統(tǒng)的功能進(jìn)行培訓(xùn)。

3、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案人員應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。所以，要采取多種方式組織檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)知識(shí)，通過培訓(xùn)把理論與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合，提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能。

三、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，是企業(yè)信息化建設(shè)的保障

1、電子文件管理方法的研究和制定。電子文件的管理相對(duì)于紙質(zhì)文件管理來說是全新的模式，企業(yè)檔案部門應(yīng)對(duì)電子文件管理的政策、技術(shù)、方法、標(biāo)準(zhǔn)以及系統(tǒng)開發(fā)等方面進(jìn)行系統(tǒng)的研究，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的需求。2002年，國家檔案局發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出了一些檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)的制定為建立電子文件管理系統(tǒng)提供了基礎(chǔ)。我們?cè)谥贫?biāo)準(zhǔn)時(shí)一定要考慮它與紙質(zhì)文件管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，保證檔案工作的連續(xù)性。同時(shí)，還要充分考慮標(biāo)準(zhǔn)條款的可操作性，便于實(shí)際工作。

2、借助企業(yè)信息部門的技術(shù)力量，做好相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定

檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)信息建設(shè)同步進(jìn)行，僅靠檔案部門自身的力量難以解決有關(guān)信息技術(shù)問題。與檔案信息化建設(shè)和運(yùn)行密切相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)除了電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)外，檔案機(jī)讀格式、電子文件檔案存儲(chǔ)格式、檔案管理軟件功能要求、檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全等都要通過信息部門協(xié)助來完成。因此，檔案部門要向信息部門多學(xué)習(xí)、多交流，從而制定出符合本企業(yè)電子文件管理的規(guī)范制度，做到步步有章可循，件件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使企業(yè)檔案信息建設(shè)制度更規(guī)范、共享性更強(qiáng)、成功率更高。