高職院校院系二級管理體制下教學(xué)檔案管理中存在的問題及對策

李建英

（淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 淮安 223003）

教學(xué)檔案是高等院校檔案中的主體部分，教學(xué)檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，隨著高等職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，高等職業(yè)院校的教學(xué)檔案工作也得到了迅速的發(fā)展。高職院校檔案管理工作是建設(shè)高水平職業(yè)技術(shù)院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著以教育部高職高專人才培養(yǎng)工作評估為主的各類教育評估工作的不斷深入，教學(xué)檔案在收集信息、記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提供參謀等方面的作用越來越明顯。

目前，很多高職院實(shí)行院、系二級管理體制，檔案管理也隨之進(jìn)行二級管理，教學(xué)檔案大部分在教務(wù)部門及系里進(jìn)行保管。系級教學(xué)檔案是高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院整體教學(xué)檔案的主體、核心和重點(diǎn)，是評估院系教學(xué)管理水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的重要依據(jù)之一。因此，要正確認(rèn)識高職院校系級教學(xué)檔案的主要內(nèi)容和主要作用，認(rèn)識院系二級教學(xué)檔案管理中存在的主要問題及原因，探索加強(qiáng)檔案工作的措施與途徑。本文結(jié)合筆者所在的學(xué)校及周邊的高職院校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，簡要論述高職院校系級教學(xué)檔案的作用以及二級管理體制下教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題和解決問題的對策。

一、系級教學(xué)檔案的作用

系級教學(xué)檔案是日常教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中形成的大量的具有保存價(jià)值的原始記錄,反映的是整個(gè)院系教學(xué)過程和教學(xué)管理過程中的各項(xiàng)真實(shí)的歷史記錄，其信息、數(shù)據(jù)豐富全面，最終服務(wù)于教學(xué)工作，在高校教學(xué)中有十分重要的作用。學(xué)校的管理者可以根據(jù)教學(xué)檔案所反映的情況對教學(xué)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)的制定管理方案，對系級教學(xué)檔案的管理直接影響到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量以及辦學(xué)效益，

其次，系級教學(xué)檔案為管理者考核教師和調(diào)查學(xué)生素質(zhì)提供了依據(jù)。通過對教師的教學(xué)檔案的分析，可以作為教師業(yè)務(wù)素質(zhì)考核的依據(jù)。教師通過對教學(xué)檔案中的歷史記錄分析，也可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)技能。教學(xué)檔案中保存有學(xué)生的基本情況，是用人單位了解畢業(yè)生信息的第一手資料，可以為畢業(yè)生單位或其本人提供畢業(yè)生在校期間的基本檔案。

二、目前高職院教學(xué)檔案管理中存在的問題及原因

1.對檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，管理制度不健全。部分學(xué)校校級檔案室通常只保管全院的文書類檔案，而人事類、招生就業(yè)類以及學(xué)籍類、教學(xué)資料等分別在人事處、招生就業(yè)處、教務(wù)處等不同的部門及系（部）進(jìn)行保管，尤其是教學(xué)檔案，一般是教務(wù)部門保管一部分，其它都分散在各個(gè)系部。而系級教學(xué)檔案管理往往又缺少一套完整具體統(tǒng)一的規(guī)章制度來保證，缺少健全的檔案組織機(jī)構(gòu)和專職人員。有的學(xué)校檔案管理部門未針對教學(xué)檔案制定相應(yīng)的規(guī)章制度，現(xiàn)有的規(guī)章制度在某些方面并不適宜于教學(xué)檔案的管理。有的學(xué)校只是教務(wù)等部門制定教學(xué)檔案管理制度，與校級檔案室的管理方式上存在矛盾，有些學(xué)校，雖也有一系列的制度，但在檔案的具體類目、檔案盒標(biāo)簽、檔案編目等細(xì)節(jié)方面沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)人都按照自己的習(xí)慣進(jìn)行操作，以至于各個(gè)系的檔案管理存在各種不一致情況，非常需要具有專業(yè)知識的檔案管理人員對其進(jìn)行專門的指導(dǎo)。

2.部分教師及管理人員缺乏教學(xué)檔案集中統(tǒng)一管理的意識。（1）部分教師和檔案工作者檔案意識不強(qiáng)，造成教學(xué)檔案不能及時(shí)完整地歸檔。很多教師、科研和管理人員對檔案管理知識和法規(guī)知曉不多，認(rèn)識不到教學(xué)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的重要性。甚至許多教師認(rèn)為會只有備好自己的課、教好自己的書、做好自己的科研或干好自己所分管的工作才就算盡到了職責(zé)，至于工作中產(chǎn)生的文件材料，保不保存似乎與自己無關(guān)，認(rèn)為自己沒有義務(wù)去整理、保存它。所以在教學(xué)、教科研等告一段落后，不知道要將材料進(jìn)行整理歸檔，嚴(yán)重者甚至?xí)J(rèn)為材料已過時(shí)，放著也占地方，于是進(jìn)行隨意丟棄或自行銷毀。工作中產(chǎn)生的許多有保存價(jià)值的材料就這樣給流失了，有的以至于日后想查找利用時(shí)都無檔可查。（2）部分院校系（部）檔案作用不明顯。檔案利用是檔案管理工作的目的，不管檔案收集得如何齊全，整理得如何漂亮，如果僅僅是“只進(jìn)不出”，把收來的檔案擱在一邊不利用，那就沒有什么意義了。目前，由于傳統(tǒng)查詢方式的局限性，教學(xué)檔案發(fā)揮的作用不很明顯，利用率并不高，很多系（部）的檔案室的檔案是“只進(jìn)不出”，常年大門緊閉，有的甚至灰塵累累，幾乎只有學(xué)生查詢試卷和成績時(shí)才可以利用得到。這樣，檔案的意義無疑是未得到充分的發(fā)揮。（3）許多高職院校教學(xué)檔案管理的信息化程度不高。大部分檔案還依靠手工處理，很多院校只是依靠WORD、EXCEL等簡單的文字及電子表格處理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息處理，數(shù)據(jù)處理效率低，查準(zhǔn)查全率較低，難以適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)改革和教育事業(yè)發(fā)展的需要。（4）缺少專職的檔案管理人員。有些學(xué)校部分基礎(chǔ)較差的系（部）未配備專職檔案管理人員，或者檔案管理人員不穩(wěn)定，經(jīng)常換人，造成工作銜接時(shí)檔案管理的混亂，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔或者檔案被破壞或流失等現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)高校院系教學(xué)檔案管理的主要措施

1.強(qiáng)化檔案意識。一是要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。院系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要真正重視教學(xué)檔案工作，把院系檔案工作納入到學(xué)校和院系的工作計(jì)劃當(dāng)中去。應(yīng)該保證院系教學(xué)檔案工作必需的經(jīng)費(fèi)開支，重視檔案用房、設(shè)備等設(shè)施的建設(shè)，為做好院系教學(xué)檔案工作提供良好的物質(zhì)條件等。二是要強(qiáng)化教學(xué)、科研及管理工作人員的檔案意識。高職院校的教師、科研人員及管理人員，他們既是院系教學(xué)檔案的形成者又是教學(xué)檔案的利用者。他們檔案意識的強(qiáng)弱，將直接影響到檔案的形成和歸檔的完整性。所以，要強(qiáng)化他們的檔案意識，使他們明確本身承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，并具有依法利用檔案的權(quán)利。

2.建立健全檔案管理制度，建立檔案管理質(zhì)量監(jiān)控體系。高職院校教學(xué)檔案建設(shè)與管理作為教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)應(yīng)予以高度重視，并需要制度作保障。高職院校應(yīng)制定科學(xué)、規(guī)范、統(tǒng)一的規(guī)章制度，明確、統(tǒng)一檔案的類目、檔案盒標(biāo)簽、檔案編目等細(xì)節(jié)方面的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理監(jiān)控體系，由院檔案室配合教務(wù)處等部門，定期組織檔案管理的檢查、評比等工作，建立檔案管理的檢查、評比、監(jiān)督、獎懲機(jī)制，調(diào)動檔案管理人員的責(zé)任心和積極性，使教學(xué)檔案的形成、整理、利用常規(guī)化、制度化和現(xiàn)代化，確保教學(xué)檔案的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性。

3.提高檔案人員的素質(zhì)。目前高校各院系檔案人員大多數(shù)是兼任，由于對檔案知識的缺乏，對檔案的收集、歸類與整理等比較隨意。所以，要搞好檔案工作，必須要提高檔案管理人員的自身檔案素質(zhì)。除了自身注重專業(yè)知識的學(xué)習(xí)、多向有經(jīng)驗(yàn)的部門及檔案管理人員交流外，單位和部門也要對這部分人員提供培訓(xùn)的機(jī)會，積極參加有關(guān)檔案管理的專業(yè)培訓(xùn)，努力提高檔案管理水平。

4.提高檔案管理的信息化水平。改進(jìn)傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，引進(jìn)或開發(fā)適合高等職業(yè)院校使用的檔案管理系統(tǒng)等軟件，并努力提高檔案管理人員的信息化綜合素質(zhì)。

[1]錢杏英.淺談高職院校系級教學(xué)檔案管理存在的問題及對策[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2008,（35）.

[2]湯衛(wèi)新.加強(qiáng)高校系級教學(xué)檔案建設(shè)[J].浙江教育學(xué)院學(xué)報(bào),2003, (3).

[3]王斌,張秀娟.高職院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查[J].湖北水利水電職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(12).

[4]程燦華.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].梧州學(xué)院學(xué)報(bào),2008, (12).