文書檔案信息的開發(fā)與管理

王 鵬

(哈爾濱市房產(chǎn)交易中心 黑龍江 哈爾濱 150000)

一、目前檔案信息開發(fā)工作存在的問題

(一)管理結(jié)構(gòu)單一。文書檔案所占比例偏重，而科技、專業(yè)檔案所占比例偏小。這樣的文書結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄，因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)檔案信息的需求是多方面的，大量的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的較少，因而使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，存在著較大的難度。

(二)檔案特色不明顯。反映地方特色經(jīng)濟(jì)、特色文化以及風(fēng)土人情等方面的檔案較少，也正因?yàn)樘厣珯n案沒有系統(tǒng)地建立起來，因而開發(fā)檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作服務(wù)，也就缺乏強(qiáng)有力的針對(duì)性。

(三)檔案編研工作滯后。編研材料存在著“重文書、輕科技”、“重歷史、輕經(jīng)濟(jì)”的現(xiàn)象，致使編研材料檔次低，適應(yīng)形式發(fā)展的編研成果少，編研成果利用率低下。

(四)檔案工作者服務(wù)意識(shí)不足，服務(wù)手段單一。管理處在封閉階段，向外界宣傳較少，對(duì)文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更是知之甚少。而檔案工作者卻處于坐等利用的被動(dòng)服務(wù)方式。在思想觀念上不同程度地缺乏市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。

二、加強(qiáng)檔案信息開發(fā)工作，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)

(一)更新觀念，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。主要的問題是解決思想認(rèn)識(shí)問題，必須要進(jìn)一步解放思想、更新觀念，牢固樹立以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的思想，以鄧小平同志“三個(gè)有利于”理論指導(dǎo)檔案工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待觀望、坐而論道”的消極觀念，樹立主動(dòng)服務(wù)、主動(dòng)參與意識(shí)，以主人翁的姿態(tài)，積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中來。檔案作者可以根據(jù)實(shí)際需要，采用“電話預(yù)約”、“上門服務(wù)”“全天候上網(wǎng)服務(wù)”等新的方式，制定相應(yīng)的利用制度，以滿足社會(huì)各界的實(shí)際需要。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案用戶的宣傳。要做好五個(gè)方面的服務(wù)工作:1.介紹文書檔案的內(nèi)容、成分和價(jià)值狀況。重點(diǎn)向?qū)＜摇W(xué)者主動(dòng)介紹各個(gè)歷史時(shí)期經(jīng)濟(jì)開發(fā)建設(shè)的檔案種類、形成特點(diǎn)，吸引檔案用戶到檔案館利用檔案，給檔案用戶提供具體的檔案來源和線索。2.介紹利用檔案的規(guī)章制度和手續(xù)。檔案館通過宣傳和指導(dǎo)服務(wù)的途徑與方式，向研究部門介紹利用檔案的批準(zhǔn)手續(xù)、目的要求和范圍，說明內(nèi)部查閱和開放檔案利用的界限。3.介紹檔案檢索工具及其使用方法。檔案接待查閱人員主動(dòng)向檔案用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點(diǎn)及其使用方法，使他們善于選擇和使用檢索工具，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地查找到所需檔案。4.介紹利用檔案的方式。采取制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽和開放等形式。檔案館主動(dòng)向社會(huì)宣傳介紹這些服務(wù)方式，使檔案用戶能有充分的選擇余地。5.介紹檔案編研成果。檔案館主動(dòng)配合政府決策，編輯各項(xiàng)開發(fā)建設(shè)的檔案史料匯集等，并向檔案用戶推薦和宣傳，以提高檔案資源開發(fā)利用工作的水平。

(三)豐富內(nèi)容，提高文書檔案質(zhì)量。按照(檔案法)和(檔案法實(shí)施辦法)的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集檔案資料，豐富、提高文書質(zhì)量。從資源結(jié)構(gòu)看，文書檔案既有公務(wù)性檔案，(包括官方機(jī)構(gòu)和半官方機(jī)構(gòu)的公務(wù)活動(dòng)形成的檔案)，又要有非公務(wù)性檔案(包括民間機(jī)構(gòu)活動(dòng)，個(gè)人及其家庭活動(dòng)中形成的檔案)；從內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，既要有文書檔案，又要有科技檔案、專門檔案、人物檔案、口述檔案；從歷史結(jié)構(gòu)看，既要有近現(xiàn)代檔案，又要有歷史檔案，要能反映出當(dāng)?shù)厣鐣?huì)發(fā)展的歷史面貌，并突出地方特色；從形式結(jié)構(gòu)看，既要有紙質(zhì)檔案，又要有木、帛、膠片、磁性和電子檔案等。

(四)深層次開發(fā)檔案信息資源。要積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息，搞好超前服務(wù)。檔案館文書檔案中不乏有建國后經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面，自然科學(xué)調(diào)查與考察數(shù)據(jù)為內(nèi)容形成的詳細(xì)記載，這些珍貴檔案掃描至計(jì)算機(jī)，然后利用現(xiàn)代電子技術(shù)和通訊設(shè)施制作成專題網(wǎng)站，在國內(nèi)或INTERNET網(wǎng)上發(fā)布，并且可以圖文并茂的介紹，供社會(huì)各界利用。

(五)加強(qiáng)編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項(xiàng)具有較高層次的信息開發(fā)工作，如果挖掘得深，能夠?yàn)樯鐣?huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確信息。這就是要改變傳統(tǒng)編研主題，多編研一些經(jīng)濟(jì)類、科技類的材料；其次，要針對(duì)某個(gè)時(shí)期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強(qiáng)烈關(guān)心的問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編，同時(shí)，要有開拓創(chuàng)新精神，根據(jù)時(shí)代要求，編寫前人沒有編寫過的材料。

(六)要加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。信息時(shí)代逐步將所有的相關(guān)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫、通訊系統(tǒng)等連接起來，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案館作為提供檔案信息的重要資源之一，應(yīng)該從傳統(tǒng)的收集、分類、編目、檢索中所積累的經(jīng)驗(yàn)中走出來，將過去獨(dú)立、封閉狀態(tài)的檔案館逐步尖聲成為地域性乃至全國信息的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，這就需要檔案工作者改變方式，如逐步由檔案館分類、編目，過渡到運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)機(jī)讀目錄，實(shí)施出版編目，建立自己的文書檢索系統(tǒng)和能發(fā)揮自己文書特色的數(shù)據(jù)庫。同時(shí)應(yīng)考慮與通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容并連接等。條件成熟，便可進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，將自己的檔案信息提供給網(wǎng)絡(luò)上的任何用戶，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源貢獻(xiàn)。