煤田地質(zhì)案的管理與利用

袁偉

（黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心黑龍江哈爾濱150046）

煤田地質(zhì)案的管理與利用

袁偉

（黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心黑龍江哈爾濱150046）

一、煤田地質(zhì)檔案的管理

黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心為加強(qiáng)檔案管理工作，確保煤田地質(zhì)測試技術(shù)資料、文書、人事及財(cái)會(huì)檔案資料的齊全、完整，保證檔案案卷質(zhì)量,使形成文件材料的立卷歸檔工作制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，于1991年成立了檔案室，對(duì)原分散管理的各類檔案集中管理，并對(duì)檔案案卷整理進(jìn)行了改進(jìn),由原按時(shí)間序列特征組大卷改為按項(xiàng)目立卷,即:一項(xiàng)目一卷。新的組卷方法在煤田地質(zhì)系統(tǒng)檔案部門得到了大膽的嘗識(shí),起到了一定的進(jìn)步作用。按項(xiàng)目立卷的突出優(yōu)點(diǎn)是與計(jì)算機(jī)進(jìn)行了有效結(jié)合,將過去的手工案卷目錄編寫改成用計(jì)算機(jī)直接輸入目錄,代替了手工檢索目錄,提高了工作效率。為使檔案利用者從計(jì)算機(jī)中直接查找到所需的內(nèi)容,我們把立小卷方式的整理改成散裝式整理并掃入光盤,其散卷整理方法是把歸檔資料的案卷仍按一項(xiàng)一卷的原則裝在一個(gè)卷盒(檔案專用)里,將工程項(xiàng)目名稱、編號(hào)、項(xiàng)目測試時(shí)間、保管期限等體現(xiàn)在卷盒外面,并在齊全完整的案卷上逐頁蓋章,在章子上體現(xiàn)出全宗、檔案年代、保管期限、存檔單位、案卷號(hào)及張頁號(hào),此辦法一直沿用至今。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。所謂“文檔一體化”就是從文書工作和檔案工作的全局出發(fā),在公文產(chǎn)生到歸檔管理的全過程,使用“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),使生成公文的各部門按照檔案管理及歸檔的要求進(jìn)行統(tǒng)一格式下的輸入,同時(shí)可以進(jìn)行多次輸出,也就是說,從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上,尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié),都能體現(xiàn)出檔案工作的要求。

“文檔一體化”管理現(xiàn)在已成為一種現(xiàn)實(shí)的需要。但與此同時(shí),還不能忽視文書立卷工作,因?yàn)榱⒕硎歉鶕?jù)文件之間的歷史聯(lián)系及自然形成規(guī)律和特點(diǎn)并采用一定的分類符號(hào)來進(jìn)行組卷的,立卷的結(jié)果不僅只是保管,而更重要的是為便于利用者日后查找提供相關(guān)信息。由此,人們利用計(jì)算機(jī)檢索是根據(jù)檢索系統(tǒng)提供的檢索標(biāo)識(shí)確立一種人為的聯(lián)系。所以,在對(duì)電子文件進(jìn)行整理時(shí),仍應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為前提,與上述案卷整理方法配套進(jìn)行。只有這樣,檔案管理工作才能打破傳統(tǒng)立卷方式向“文檔一體化”的方向靠近。

二、煤田地質(zhì)檔案的利用

檔案工作的主要意義在于保管檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,開發(fā)檔案資源,滿足生產(chǎn)與科研工作的需求,真正發(fā)揮出檔案自身固有價(jià)值的憑證和參考作用。

檔案，是“由平凡中走出非凡”,它看似平凡,但并非像有些人想象的那么簡單、那么容易,雖然存入的時(shí)候不顯山不露水,仿佛只是一種記載,然而,無數(shù)事實(shí)證明,有無檔案大不一樣,檔案的價(jià)值會(huì)隨著它存入的歷史年限,越老越“值錢”。所以,要想把檔案工作做好、做深入,就需要檔案工作人員具有一定的理論專業(yè)知識(shí)及高度的責(zé)任心,要有腳踏實(shí)地的精神,因?yàn)槊總€(gè)案卷的組成都不同程度地凝聚著檔案工作人員的辛勤汗水。檔案工作者稱職不稱職,盡心不盡心,只有當(dāng)這些不會(huì)說話的案卷在其發(fā)揮作用的時(shí)候才會(huì)顯露出來。所以,對(duì)于檔案這項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的事業(yè),我們必須要有一種敬業(yè)精神。只有這樣,才能談到無私奉獻(xiàn),才能為日后檔案的利用做出貢獻(xiàn)。

檔案越老越“值錢”,通過利用檔案可以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益。檔案是歷史的真憑實(shí)據(jù),是過去工作活動(dòng)的記錄。在我們?nèi)粘９ぷ髦?經(jīng)常遇到一些工程技人員為分析測試數(shù)據(jù)需要和歷史的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，才能對(duì)一些項(xiàng)目測試數(shù)據(jù)下結(jié)論。有些文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，對(duì)于管理人員及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定相關(guān)計(jì)劃及處理歷史遺留下的某些問題，或者調(diào)查某些案件、開具各種證明材料等等，是重要的查考依據(jù)。例如，處理歷史遺留下來的財(cái)產(chǎn)分割、房屋、土地所有權(quán)的歸屬問題，通過大量歷史記載的檔案證明了當(dāng)時(shí)的事實(shí),為保證國有資產(chǎn)的安全、完整起到了積極作用。黑龍江省煤田地質(zhì)局編史辦組成人員都是有一定資格并具有專業(yè)知識(shí)的老干部,他們親身經(jīng)歷了煤田地質(zhì)勘探行業(yè)的發(fā)展變化過程,為了編寫煤田地質(zhì)勘探史,他們不辭辛苦，通過多方面檔案資料的查詢編寫出《新中國煤田地質(zhì)勘探50年》,為今后檔案事業(yè)的發(fā)展及后人了解煤田地質(zhì)勘探的歷史做出了無私的奉獻(xiàn),這些歷史資料的價(jià)值將會(huì)隨著歲月的流逝而變得更加彌足珍貴。