試論年鑒工作的管理

盧萬發(fā)

（美姑縣地方志辦公室四川美姑616450）

試論年鑒工作的管理

盧萬發(fā)

（美姑縣地方志辦公室四川美姑616450）

年鑒工作管理的最終目的是為了提高年鑒的編輯出版質(zhì)量和社會經(jīng)濟(jì)效益。所以，質(zhì)量管理和效益管理應(yīng)該說是年鑒工作管理的中心環(huán)節(jié)，在各項管理活動中處于核心地位。

一、質(zhì)量管理

歷史的經(jīng)驗教訓(xùn)告訴我們，提高年鑒編輯出版質(zhì)量必須嚴(yán)把六個關(guān)口：

第一，把好政治關(guān)。年鑒不是個人著作，不能隨心所欲地發(fā)表個人見解，她是集體智慧的結(jié)晶，是統(tǒng)治階級意志的綜合反映，年鑒的政治觀點(diǎn)不僅體現(xiàn)在書中的政治部類里面，而且貫穿于整部年鑒的每一篇、每一章、每一節(jié)、每一個條目里。一句話，從頭到尾，年鑒工作都離不開馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)，這是年鑒的靈魂所在，任何時候都不能動搖。

第二，把好結(jié)構(gòu)、體例關(guān)。要素的優(yōu)化并不等于整體的優(yōu)化，如果不處理好內(nèi)涵與外延、歷史與現(xiàn)狀、宏觀與微觀、點(diǎn)與面、橫與縱之間的關(guān)系，各部分的質(zhì)量再好也沒用。因為，一部層次紊亂、條理不清、主旨不明、交叉重復(fù)、雜亂無章的年鑒，絕不可能是合格的年鑒，更談不上什么精品了。體例在年鑒編纂中具有綱領(lǐng)性作用，而篇目的設(shè)計是年鑒體例的具體體現(xiàn)和運(yùn)用，是年鑒的骨骼和框架。所以，編纂年鑒首先要嚴(yán)把體例關(guān)，科學(xué)合理地設(shè)計年鑒篇目。

設(shè)計篇目的基本原則是：從現(xiàn)代科學(xué)分類的實(shí)際出發(fā)，以符合科學(xué)性和時代特點(diǎn)為原則，各章節(jié)內(nèi)容應(yīng)前后照應(yīng)，簡繁適當(dāng)，力求避免重疊；要注意體現(xiàn)地方特點(diǎn)和民族特色；要準(zhǔn)確把握事物的本質(zhì)屬性和邏輯性。

第三，把好資料關(guān)。如果把一部年鑒比作一幢高樓大廈，那么，編輯年鑒所需的各方面材料就如同那些鋼筋、水泥、磚塊、沙石和涂料。建筑材料不夠，施工就無法進(jìn)行；材料的質(zhì)量不好，修建起來的樓房就會后患無窮。所以，缺乏必要的資料，年鑒工作就無法開展起來；如果所擁有的資料是虛假錯誤的東西，那么，靠這種東西編纂出來的所謂的年鑒，必然是毫無價值，就會遭到世人的唾罵。所以，質(zhì)量管理的一項重要任務(wù)就是確保資料的全面、真實(shí)、可靠。當(dāng)然，并不是說真實(shí)的資料就一定要采用，還得看它使用價值的高低，看它是否符合黨的方針政策。因為，年鑒工作者不得不考慮政治的因素，不得不顧及社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

第四，把好特色關(guān)。年鑒是時代的產(chǎn)物，而每一個時代都有自己鮮明的特點(diǎn)。年鑒應(yīng)具有新時代特點(diǎn)，如實(shí)地反映本地區(qū)現(xiàn)階段的狀況，既要突出反映改革開放所取得的巨大成就，又不避諱實(shí)踐中出現(xiàn)過的這樣那樣的錯誤和曲折；還要充分體現(xiàn)“八榮八恥”的時代風(fēng)氣。時代特點(diǎn)和地方特色往往是分不開的，每一個時期的地方特色都會留下時代的烙印。所以，在充分反映時代特點(diǎn)的同時，還要著力記述地方特色。人們常說，十里不同天，百里不同俗。中國之大，地方特色是十分鮮明的，年鑒不能千篇一律、千鑒一面，一定要突出個性，全面、深刻地反映地方特色。需要指出的是，對于地方特色的理解，不能僅僅局限于個別或少數(shù)“獨(dú)有”、“特有”的事物，而應(yīng)當(dāng)從整個自然與社會、歷史與現(xiàn)狀中去挖掘“人無我有、人有我精、人小我大、人弱我強(qiáng)”的東西，從整體上突出地方特色。

第五，把好語言文字的記述關(guān)。胡喬木同志在全國地方志第一次工作會議上指出：“地方志應(yīng)做到詳細(xì)，同時應(yīng)做到簡略。所謂詳細(xì)，指它所應(yīng)講到的方面都講了；所謂簡略，就是每個方面的記述要像打電報、編辭書那樣的精煉，要惜墨如金。作為一部實(shí)用性的文獻(xiàn)，不能分量太大，分量太大會引起種種不便。這是一種希望，一種不容易達(dá)到而又必須達(dá)到的奮斗目標(biāo)。”胡喬木同志的這番講話的確很有道理，編輯年鑒也應(yīng)當(dāng)如此。要做到“像打電報、編辭書那樣精煉，惜墨如金”，就應(yīng)該注意鍛字煉句，做到語言簡明，避免說套話、空話、廢話。

第六，把好校對關(guān)。校對是書刊出版工作中的一道重要工序，也是影響年鑒質(zhì)量的一項重要因素。校對工作首先要保證不出現(xiàn)政治性和原則性的錯字、漏字、多字，保證版面美觀、規(guī)范，防止格式和字體的錯誤。其次，要保證整部年鑒的文字差錯率低于0．25／10000，達(dá)到優(yōu)質(zhì)的水平。校對的基本方法有對校(又稱點(diǎn)校)、折校和讀校，但無論哪一種方法，都必須做到以下幾點(diǎn)：一是校正校樣上的錯字、倒字、橫字、多字、缺字，以及接排、另行、字體、字號等差錯；二是改正符號和公式的錯誤；三是檢查版式是否符合要求，包括標(biāo)題、圖表說明有無偏斜，字體、字號是否統(tǒng)一，頁碼是否連貫等；四是檢查注解和參考文獻(xiàn)的次序和正文所標(biāo)號碼是否吻合；五是注意插圖、表格、公式等的位置是否恰當(dāng)、美觀；六是檢查行距是否勻稱，字距是否符合規(guī)定。

二、效益管理

古今中外，人們從事任何工作都要講求效果和利益，年鑒工作自然也不例外。特別是在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，每一個年鑒工作者都應(yīng)該牢固樹立效益意識，積極探索年鑒經(jīng)濟(jì)學(xué)規(guī)律，努力把年鑒資源轉(zhuǎn)變?yōu)槟觇b資本。盡管編纂出版年鑒的目的不是為了賺錢分紅，但并不等于年鑒工作可以不講效益，少花錢、多辦事、辦好事的管理原則同樣適用于年鑒工作。

效益管理，首先要強(qiáng)化時間觀念。馬克思指出：“一切節(jié)約歸根到底是時間的節(jié)約?！?見《馬克思恩格斯全集》第46卷第120頁)美國著名管理學(xué)家杜拉克也說過：“有效的管理者最顯著的特點(diǎn)，就在于他們能夠珍惜時間?！?見《有效的管理者》第30頁)我們的祖先早在幾千年前就明白“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”的道理。人人都知道欲成佳鑒不可速成的道理，但曠日持久、拖拖拉拉的作風(fēng)只會使年鑒工作變成一項遙遙無期的馬拉松，只會拖散人心、拖垮斗志，造成人力、物力和財力的巨大浪費(fèi)，人為地增加成本。所以，效益管理必須把時間觀念放在第一位，要讓每一個年鑒工作者都明白“時間就是金錢、時間就是勝利、時間就是生命”的道理才行。

其次，千方百計提高工作效率。如何提高單位時間內(nèi)完成的工作量，是每一個管理者必須面對的問題。年鑒屬于精神產(chǎn)品，年鑒工作無疑是一項艱苦的腦力勞動，而腦力勞動與體力勞動是有本質(zhì)區(qū)別的，我們絕不能用延長勞動時間、提高勞動強(qiáng)度等對待體力勞動的傳統(tǒng)方式來管理年鑒工作。那么，怎樣才能提高年鑒編纂效益呢?筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面做起：

第一，挑選精兵強(qiáng)將，組建一支高素質(zhì)的年鑒隊伍。實(shí)踐證明，提高年鑒編纂效率的根本途徑在于提高年鑒隊伍的整體素質(zhì)。年鑒是集體智慧的結(jié)晶，如果隊伍的整體素質(zhì)偏低，個人水平再高也無濟(jì)于事。所以，在今后的年鑒工作中，應(yīng)當(dāng)高度重視人才工作，采取各種辦法，吸引人才、留住人才、培養(yǎng)人才，努力組建一支高素質(zhì)的穩(wěn)定的年鑒隊伍。這是提高年鑒質(zhì)量和工作效率的根本要求，也是保證年鑒事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的必然要求。無論是專職人員，還是兼職人員，凡是參與年鑒工作的人都必須具備下列條件：一是必須具有全日制大學(xué)本科以上學(xué)歷；二是能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備；三是能夠拿出有分量的文章來證明自己的寫作水平和文字功底；四是具有一定的組織協(xié)調(diào)能力；五是敢于堅持真理、堅持原則、擁護(hù)中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)。這些條件缺一不可。如果本地區(qū)招不夠這樣的人才，就應(yīng)當(dāng)面向全省、全國公開招聘，絕不能讓那些既無德，又無才的人混進(jìn)年鑒隊伍里，影響年鑒的編纂質(zhì)量和工作效率。

第二，改善工作條件，運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高工作效率。過去，由于沒有財力安裝空調(diào)，每到寒冷的冬季或炎熱的夏季，年鑒人員就不得不放下手中的筆，想盡一切辦法取暖或降溫，在一定程序上影響了年鑒的編纂效率。而今，隨著國家經(jīng)濟(jì)實(shí)力的不斷增強(qiáng)，全國絕大多數(shù)年鑒機(jī)構(gòu)都有能力安裝空調(diào)，年鑒工作者一年四季都可以舒舒服服地坐在辦公室里工作，工作效率自然會比過去高得多。十多年前，電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備對于許多單位來說，還是一種可望而不可即的夢想，特別是像地方志辦公室這樣的清水衙門，就連安裝一部無繩電話都是一種奢望，更談不上購置電腦了。所以，廣大年鑒工作者只能用傳統(tǒng)的方法一筆一畫抄資料、撰稿、修改、總纂，一針一線訂文稿、檔案。更為嚴(yán)重的是，一年半截了解不到一個信息，上下級之間的思想交流十分困難。在這樣的條件下從事年鑒工作，要想提高工作效率是相當(dāng)困難的。如今，我國已完全進(jìn)入信息化時代，在年鑒編纂、管理和運(yùn)用過程中，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，讓廣大年鑒工作者通過互聯(lián)網(wǎng)方便、快捷、及時、準(zhǔn)確地了解自己想知道的東西，從而避免年鑒資源的閑置、浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，從根本上降低工作成本、提高工作效率已成為一種現(xiàn)實(shí)。各級地方志辦公室只要稍加努力，就可以實(shí)現(xiàn)人手一臺電腦、一人一部電話，一人一間辦公室，打字、復(fù)印、傳真、收文、發(fā)文都可以做到足不出戶。在這樣的環(huán)境下從事年鑒工作，效率必然會得到大大提高。

第三，實(shí)行承包制，充分調(diào)動廣大年鑒工作者的積極性。出工不出力，一天就能完成的事情，總是拖到五六天后才了結(jié)；一個人就能勝任的工作，非得交給三四個人干。這就是年鑒工作普遍存在的一個突出問題。為什么會這樣呢?因為，現(xiàn)時情況是干多干少一個樣，工作成績與個人所得并無直接關(guān)系。實(shí)踐證明，沒有同個人利益掛鉤的工作，其質(zhì)量和效率是無法得到保證的，光靠思想教育和精神鼓勵是解決不了問題的。所以，在今后的年鑒工作中，采取層層承包的方式是很有必要的，也是完全可行的。所謂層層承包，是指縣級以上人民政府通過認(rèn)真評估分析之后，按照互利互惠的原則或適當(dāng)優(yōu)惠年鑒工作者的辦法，將編輯出版年鑒所需的經(jīng)費(fèi)(包括資料收集整理費(fèi)、文稿打印費(fèi)、審稿費(fèi)、編輯校對費(fèi)、差旅費(fèi)、出版印刷費(fèi)、稿費(fèi)等等)一次性或分兩次劃撥給同級年鑒工作機(jī)構(gòu)，并與同級年鑒工作機(jī)構(gòu)簽訂《編輯出版年鑒承包合同書》。年鑒機(jī)構(gòu)與同級人民政府簽訂編輯出版年鑒承包合同之后，又根據(jù)自己掌握的經(jīng)費(fèi)和完成年鑒工作目標(biāo)任務(wù)的需要，與各部門主編簽訂《部門年鑒承包合同書》，將經(jīng)費(fèi)和任務(wù)落實(shí)到部門年鑒主編身上。同理，年鑒主編也根據(jù)手中的經(jīng)費(fèi)和完成本部門年鑒任務(wù)的實(shí)際需要，與本單位的具體負(fù)責(zé)人員簽訂最后一層承包合同。這種層層簽訂承包合同的做法，實(shí)屬公私兩利、各得其所，而且有了這樣一層具有法律效力的合同關(guān)系之后，就能夠充分調(diào)動廣大年鑒工作者的積極性，年鑒的編纂質(zhì)量和工作效率自然也會得到提高。