提高學(xué)校檔案管理人員 業(yè)務(wù)處理綜合能力的思考

慕智敏

摘要:檔案工作管理水平、檔次高低的核心取決于業(yè)務(wù)處理綜合能力,檔案人員業(yè)務(wù)處理綜合能力培養(yǎng)與提升是檔案事業(yè)的百年大計,應(yīng)當(dāng)引起我們高度的重視。本文就檔案管理人員應(yīng)該具備的能力以及如何提高進行了探討。

關(guān)鍵詞:檔案管理人員 業(yè)務(wù)處理能力

學(xué)校檔案工作是一項專門性的業(yè)務(wù)工作,它集專業(yè)性、技術(shù)性、科學(xué)性于一體。在信息化社會中,學(xué)校檔案管理人員必須是一個綜合型的人才。然而,在普通高中學(xué)校的檔案管理人員中,能夠適應(yīng)這一要求的從業(yè)人員卻是鳳毛麟角。如何提高學(xué)校檔案管理人員業(yè)務(wù)處理綜合能力,發(fā)揮學(xué)校檔案在學(xué)校工作中應(yīng)有的作用,值得我們深入研究和思考。

一、檔案管理人員應(yīng)具備的能力

1.協(xié)調(diào)能力

學(xué)校檔案從內(nèi)容方面而言,囊括了上級有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個方面,如此復(fù)雜繁多的內(nèi)容,涉及到學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)、各個處室,乃至各個學(xué)科,一個有責(zé)任心的檔案管理人員,要想方設(shè)法把它們收集到案頭,必然要和相關(guān)人員打交道。因此,在實際工作中,檔案人員協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。如何才能得到各方面的支持,除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外,更主要的是靠檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮,通過兢兢業(yè)業(yè)的工作達到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。

2.寫作能力

檔案人員的工作常與文字打交道,因此必須要有較高的文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。只有具備了一定文字修養(yǎng),才能將零散的文件與各種各類材料編纂成黨政管理、教學(xué)活動、教育科研等活動中需要的文件、匯編、校志、年鑒等編研材料,為學(xué)校各項工作服務(wù)。

3.信息處理能力

信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用,計算機替代了傳統(tǒng)的手工操作。檔案部門提供給利用者的將不再只是紙質(zhì)檔案,而是大量的電子文件。檔案管理人員不再整天忙于收集、整理、進庫取卷等煩瑣低效的工作,而是負責(zé)將豐富的檔案信息數(shù)字化,通過專用網(wǎng)絡(luò)向教職工乃至社會傳播,使檔案成為重要的信息資源。掌握計算機相關(guān)知識,能保證檔案人員對檔案信息進行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理,能迅速有效地收集信息,完整安全地保護信息,及時準確地提供信息,最大限度地運用信息,使利用者在短時間內(nèi)尋找到所需信息。

4.創(chuàng)新能力

當(dāng)前,學(xué)校各種門類、各種載體的檔案呈現(xiàn)多樣化的趨勢,因此需要檔案工作者善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題,在思路上創(chuàng)新,在工作方法上創(chuàng)新,提高工作效率和質(zhì)量。一是要積極思考問題,不滿足于一得之功,一孔之見,不斷進行檔案工作的探索和創(chuàng)新。二是準確地把握檔案事業(yè)發(fā)展面臨的新形勢、自身發(fā)展的新情況和所處的新環(huán)境,用求實創(chuàng)新的精神,把握規(guī)律,勇于探索和實踐。三是對看準了的問題大膽嘗試,腳踏實地,一步一個腳印,力爭取得實際成效。

5.學(xué)習(xí)能力

檔案工作涉及的知識范圍比較廣,檔案人員除了學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)基本知識外,也要學(xué)習(xí)其他社會科學(xué)和自然科學(xué)知識,了解國外檔案工作及其發(fā)展情況,以開闊視野,增長見識,做到厚積薄發(fā),舉一反三;還要了解一些文秘、文學(xué)、文物鑒賞、歷史學(xué)、目錄學(xué)、社科情報、計算機等相關(guān)學(xué)科知識,具有一定的漢語言文學(xué)水平,包括古代漢語和現(xiàn)代漢語水平,并具有較強的閱讀、寫作能力和一定的書法及裝裱技能。

二、如何提高檔案人員業(yè)務(wù)處理綜合能力

1.強化創(chuàng)新意識

新時期學(xué)校檔案工作所呈現(xiàn)的新特點需要檔案工作者掌握新的思維模式和管理模式。檔案人員既要尊重和借鑒前人的經(jīng)驗和成果,又要敢于創(chuàng)新思維模式和管理模式,以新思維對待新事物,以新對策對待新問題,才能不斷推進學(xué)校檔案事業(yè)向前發(fā)展。

2.善于學(xué)習(xí)新知識

信息時代,學(xué)校檔案工作和整個社會發(fā)生著千絲萬縷的聯(lián)系,新問題、新情況不斷出現(xiàn)。因此,每一個檔案管理人員都要善于學(xué)習(xí)新知識,不斷提高自己的科學(xué)文化和專業(yè)理論水平;不管學(xué)歷高低、資歷長短,都應(yīng)不斷地“充電”, 努力增長新知識、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)鼓勵、支持檔案管理人員在干中學(xué)、在學(xué)中干,同時對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,不斷更新他們的知識結(jié)構(gòu)。

3.改善有關(guān)運行機制

改善檔案人員管理的運行機制,鞏固并提高檔案人員的職業(yè)技能素質(zhì)。準入機制方面,增加該職位必需的檔案職業(yè)技能考察環(huán)節(jié),保障檔案人員基本的職業(yè)技能素質(zhì)。激勵機制方面,將物質(zhì)與精神激勵相結(jié)合,給技能創(chuàng)新人員以更好的物質(zhì)待遇;采用目標、尊重、情感激勵等方式,對檔案人員實施人文關(guān)懷。在維護信息的完整性、憑證性及檔案信息深度開發(fā)利用方面,開發(fā)擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的技能。管理技巧方面,發(fā)揮技能帶頭人的作用,激勵和帶動檔案人員積極性、主動性和創(chuàng)造性,提高檔案職業(yè)技能開發(fā)的效益。

4.加大合作力度

學(xué)校檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代知識經(jīng)濟發(fā)展的標志,就是要走出一條檔案資源開發(fā)的創(chuàng)新之路。本著這一目標,檔案工作人員要注意不斷擴大自己的交際面。通過交流,多學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗,改變目前協(xié)作僅只局限于坐在一起傳達文件、座談表態(tài)的交流方式,采取引進來與走出去的動態(tài)交流方式,把科教作為檔案發(fā)展之本,運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段,不斷增加檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維,逐步走出檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新之路。

5.注重提高外語水平和計算機運用能力

外語是當(dāng)前檔案專業(yè)技術(shù)人員在評聘和晉升檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)時的一大考試“難關(guān)”,大多數(shù)學(xué)校檔案管理人員的外語水平尚未達到初級等級證書水平,急需“掃盲”。有關(guān)部門應(yīng)利用各種教育方式,提高檔案管理人員學(xué)習(xí)外語的興趣,鼓勵他們克服學(xué)習(xí)中遇到的困難。

同時,熟練掌握計算機技能并提高其應(yīng)用能力,對增強檔案管理和提高服務(wù)效率, 具有十分重要的意義。檔案信息化運用了大量的新技術(shù),如數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等。檔案人員必須努力學(xué)習(xí)掌握這些新技術(shù),熟練地運用現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案,才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

作者單位:山東省蓬萊第一中學(xué)