推動當(dāng)前電子文件歸檔工作的幾點建議

張付功

摘要:為推動當(dāng)前電子文檔的歸檔工作,筆者從電子文件歸檔方式和途徑、組織協(xié)調(diào)和“兩套制”歸檔等問題進行了探討,并提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞:電子文件 歸檔工作

與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于立卷人不熟悉相關(guān)操作技術(shù),容易產(chǎn)生畏難情緒。鑒于此,筆者認為,推動電子文件歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在規(guī)劃電子文件歸檔工作時,應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。

1.借助計算機信息管理網(wǎng),開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線

隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件由各業(yè)務(wù)管理部門生成、處理,反映了職能活動的概貌,上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng),將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

2.選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位之間的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文檔信息的匯集點,又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,是最佳歸檔途徑之一。

二、整合相關(guān)部門職能,建立電子文件歸檔制度

與紙質(zhì)文檔相比,電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛,受制約因素多,僅靠檔案部門獨家很難完成,應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù),了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系,是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者,在鑒定檔案價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法,又了解全局情況,可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門,在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透,揚長避短,發(fā)揮各自的優(yōu)勢,共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志,在現(xiàn)在技術(shù)條件下,對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性,以及電子文件的易修改性,也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔,以確保數(shù)據(jù)的安全。目前,電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”,歸檔內(nèi)容形成“兩套制”,即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔,形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明對應(yīng)電子文件的編碼及存址,同時,在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明對應(yīng)紙質(zhì)文件的檔號及存址,以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前,它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間,但從長遠看,在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后,可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案,采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主,紙介質(zhì)歸檔為輔的做法,而對那些憑證價值較高的檔案,則采取以紙介質(zhì)歸檔為主,磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣,不但能夠提高檔案管理工作效率,優(yōu)化館藏,也能緩解庫房緊張的狀況。

作者單位:山東省濰坊學(xué)院