赴澳大利亞新西蘭考察檔案工作

□江蘇省檔案代表團(tuán)

2009年11月28日至12月5日，應(yīng)澳大利亞新南威爾士州政府及新西蘭政府的邀請(qǐng)，江蘇省檔案代表團(tuán)一行5人訪問(wèn)了新南威爾士州立檔案館和新西蘭國(guó)家檔案館。通過(guò)座談、參觀等形式，代表團(tuán)較全面地了解了兩國(guó)檔案工作情況、經(jīng)驗(yàn)和做法。新南威爾士州檔案館的阿曼達(dá)女士、拜比恩先生，新西蘭國(guó)家檔案館的唐納·瑞索先生給予代表團(tuán)熱情友好的接待。雙方就共同關(guān)心的問(wèn)題交換了意見(jiàn)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行了廣泛交流與探討，學(xué)習(xí)考察達(dá)到預(yù)期效果。澳大利亞和新西蘭兩國(guó)在檔案館建筑、檔案工作體制和檔案管理各方面富有特色，為國(guó)內(nèi)檔案工作創(chuàng)新思路，加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)提供了啟迪和幫助。

一、檔案管理體制

澳大利亞政府分三級(jí)管理，聯(lián)邦政府、州立政府和當(dāng)?shù)卣?，相?yīng)也設(shè)立了三級(jí)檔案館。澳大利亞國(guó)家檔案館成立于1961年，主要收集和保存聯(lián)邦政府各部、皇家委員會(huì)，司法、軍事、安全、情報(bào)、外交等部門(mén)檔案，負(fù)責(zé)保管并提供利用聯(lián)邦政府在全國(guó)所設(shè)各機(jī)構(gòu)的檔案，并負(fù)責(zé)文件管理標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)檔案工作政策的制定。各州政府設(shè)立州檔案館，保管本州政府具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。國(guó)家檔案館與各個(gè)州檔案館之間不相隸屬，只有合作關(guān)系。各州有自己的檔案法，不受聯(lián)邦檔案法管轄。從檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置看，澳大利亞尚未建立全國(guó)統(tǒng)一的、縱向的、具有指導(dǎo)協(xié)調(diào)關(guān)系的檔案行政機(jī)構(gòu)，而是以檔案館為主體。檔案的實(shí)體管理高度集中，聯(lián)邦及各州政府保管檔案的機(jī)構(gòu)只有檔案館，不設(shè)各部門(mén)的專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)檔案館。代表團(tuán)首站訪問(wèn)的新南威爾士檔案館是州立檔案館，也是新南威爾士州檔案界的權(quán)威，共有檔案工作人員130人。新南威爾士檔案館遵循州檔案法規(guī)系統(tǒng)，并依法管理整個(gè)州的檔案工作，履行檔案管理、保存、利用職能。館內(nèi)所保存的早期檔案是1788年的罪犯檔案，已被聯(lián)合國(guó)列為世界文化遺產(chǎn)受到保護(hù)。檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)一方面來(lái)于政府撥款，另一方面來(lái)于商業(yè)化運(yùn)作的部分收入，即為政府機(jī)構(gòu)提前將文件交檔案館保管支付的保管和利用費(fèi)用。

第二站訪問(wèn)新西蘭國(guó)家檔案館，據(jù)新西蘭國(guó)家檔案館的接待人員介紹，1952年的大火燒毀了許多資料，新西蘭政府于是開(kāi)始創(chuàng)立國(guó)家檔案館，作為專(zhuān)職保管檔案的館庫(kù)。這次參觀的是總局，館內(nèi)工作人員有60多人，保存的是國(guó)家和惠靈頓市的檔案。另有分局設(shè)有檔案儲(chǔ)存庫(kù)，保存當(dāng)?shù)氐臋n案資料。

二、檔案館建設(shè)

澳大利亞新南威爾士州立檔案館于1960年成立，分為兩個(gè)部分。主館坐落在距悉尼100多公里的藍(lán)山地區(qū)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，至今已占地六個(gè)足球場(chǎng)大。聯(lián)為一體的六幢檔案館建筑，保管著新南威爾士州政府一百多年來(lái)的各類(lèi)檔案，檔案排架長(zhǎng)度達(dá)60公里。為方便公眾利用，新南威爾士州政府在市中心設(shè)立了檔案查閱利用服務(wù)中心，并負(fù)責(zé)新南州檔案法規(guī)和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的起草修訂工作。查閱中心蘊(yùn)含著濃郁的歷史文化氛圍。閱覽大廳陳列著歷史老照片，玻璃門(mén)印制著歷史地圖，展覽室的歷史資料排放有序，檔案展版生動(dòng)展現(xiàn)著不同的歷史專(zhuān)題。查閱大廳明亮溫馨，淺咖啡的地毯、鵝黃色的桌面、橘黃色的椅子和同樣是橘黃色的墻面上隨意地點(diǎn)綴著乳白色的圓型圖案，營(yíng)造出了歷史文化與現(xiàn)代文明氣息交融的優(yōu)美閱讀環(huán)境。

新西蘭國(guó)家檔案館于1952年創(chuàng)立，檔案館建筑是舊大樓，作為檔案館后進(jìn)行了防震加固改造，集中保管新西蘭政府的各種檔案資料，檔案排架長(zhǎng)度達(dá)82公里之多。檔案館設(shè)有嚴(yán)密的安保系統(tǒng)，若非跟隨陪同人員進(jìn)入庫(kù)區(qū)，則無(wú)法單獨(dú)出入庫(kù)區(qū)。館內(nèi)設(shè)有溫濕度控制系統(tǒng)，整個(gè)檔案庫(kù)的最低層在海平面以下三層，進(jìn)入庫(kù)區(qū)后感覺(jué)溫濕度宜人，沒(méi)有霉味和潮濕。高大優(yōu)質(zhì)的手動(dòng)密集架交由知名機(jī)械公司制造，載重可達(dá)4噸/架，已使用10年以上，仍手搖輕盈。陪同的瑞索先生介紹自己曾在某部門(mén)工作，該部門(mén)使用電動(dòng)密集架進(jìn)行檔案存放，常出故障，而館內(nèi)現(xiàn)用的手動(dòng)密集架承重量大且靈活耐用，他幽默地調(diào)侃說(shuō)可以永遠(yuǎn)使用下去。唯有美中不足的是建筑本身不是專(zhuān)門(mén)為檔案館設(shè)計(jì)建造的，還存在一些安全隱患。如原有的消防水管系統(tǒng)若出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)紙質(zhì)檔案會(huì)造成損害。新西蘭國(guó)家檔案館也是集人文、歷史、休閑為一體，檔案館入口處的咖啡吧為查閱檔案活動(dòng)增添了幾分輕松悠閑的色彩。目前，檔案館公眾利用大廳正在擴(kuò)建裝修，將為公眾提供更加寬敞、舒適、便捷的服務(wù)。

三、檔案業(yè)務(wù)工作

1、館藏檔案。根據(jù)澳大利亞新南威爾士州檔案法規(guī)定，檔案館負(fù)責(zé)管理歷史檔案和政府部門(mén)現(xiàn)行文件。新南威爾士州館館藏檔案來(lái)自政府文件中心，凡涉及重要政策、決議、人權(quán)、出生證等方面的材料移交檔案館永久保管。有別于澳大利亞國(guó)家檔案館館藏多關(guān)于國(guó)家安全、防御、軍事、戰(zhàn)爭(zhēng)、外交等敏感內(nèi)容，新南威爾士州檔案館館藏主要包括交通、警察、環(huán)境、公共設(shè)施及公民身份狀況等檔案。

新西蘭國(guó)家檔案館管理的是古老的歷史資料和現(xiàn)行的政府資料，主要是紙質(zhì)的，另有圖冊(cè)、照片、音像資料。在新西蘭國(guó)家檔案館的珍貴館藏中，既有十九世紀(jì)的地籍資料，也有第一次世界大戰(zhàn)參戰(zhàn)士兵的家族檔案、反映戰(zhàn)爭(zhēng)場(chǎng)景的書(shū)畫(huà)檔案等。一幅古老火車(chē)站的原始設(shè)計(jì)圖紙檔案，呈現(xiàn)出160年前南島淘金時(shí)代的繁華。由于開(kāi)發(fā)金礦積累了巨額的財(cái)富，人們?cè)诋?dāng)?shù)亟ㄔ炝水?dāng)時(shí)堪稱(chēng)世界一流的豪華火車(chē)站，至今仍躋身世界百座名建筑行列。時(shí)過(guò)境遷，金礦淘空，因氣候寒冷，人們大多北遷了，火車(chē)站仍矗立其中。它的設(shè)計(jì)圖紙仍在檔案館中見(jiàn)證著昔日的輝煌歷史。一張1864年的老地圖見(jiàn)證了當(dāng)時(shí)政府與毛利人交戰(zhàn)后奪取的400萬(wàn)公頃肥沃土地的版圖。多年來(lái)經(jīng)過(guò)毛利人的不懈抗?fàn)?，新西蘭政府與毛利人簽訂了協(xié)議，償付給毛利人土地補(bǔ)償金，這就是著名的《懷他明協(xié)定》。協(xié)定的原件也保存在新西蘭國(guó)家檔案館。瑞索先生介紹在新西蘭國(guó)家檔案館網(wǎng)站上刊載了數(shù)字化的《懷他明協(xié)定》。

2、檔案數(shù)字化。對(duì)于檔案的保護(hù)和復(fù)制，澳大利亞新南威爾士州館采用了兩種方式。一是縮微。經(jīng)過(guò)多年不懈的努力，至1990年，轉(zhuǎn)為縮微膠片的檔案長(zhǎng)度達(dá)7公里之多。查閱利用頻繁的放在市中心的檔案查閱利用服務(wù)中心，供社會(huì)大眾使用。二是數(shù)字化。將利用率高的檔案以掃描方式轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案。澳大利亞和新西蘭的檔案數(shù)字化工作均以公眾需求為原則，向公眾開(kāi)放、需求量大的檔案類(lèi)型，數(shù)字化程度比例較高。因耗資量比較大，澳大利亞新南威爾士州檔案館已數(shù)字化的檔案比例在10%左右。新西蘭國(guó)家檔案館的數(shù)字化程度不高，目前是致力于把已數(shù)字化的檔案上載到網(wǎng)上，讓社會(huì)公眾更為便捷地獲取檔案信息。

3、檔案利用。澳大利亞新南威爾士州檔案館、新西蘭國(guó)家檔案館建立了電子查檔系統(tǒng)，提取檔案的信息要素存入系統(tǒng)，不僅為檔案館工作人員所檢索，公眾也可在網(wǎng)上從該系統(tǒng)中檢索開(kāi)放檔案信息，乃至數(shù)字化的全文檔案，不需要付費(fèi)。如果網(wǎng)上查不到，利用者可到檔案館查閱中心現(xiàn)場(chǎng)查閱開(kāi)放檔案，還可到位于藍(lán)山的主館去查檔。除了需要收取復(fù)印成本費(fèi)外，其他服務(wù)全部免費(fèi)。新南威爾士州檔案館建立了嚴(yán)格而易行的查檔制度。公眾來(lái)館查閱檔案，須提供兩種身份證明，即護(hù)照和銀行帳號(hào)，或社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)。同時(shí)簽署一個(gè)讀者聲明文件，保證查檔用途是個(gè)人事務(wù)，不可使用檔案進(jìn)行人身攻擊。檔案利用人群有兩種:一種是普通大眾。在澳大利亞和新西蘭，社會(huì)大眾尋根問(wèn)祖較為普遍，很多對(duì)家族歷史有興趣的公民來(lái)館查找與公民個(gè)人有關(guān)的檔案，年輕人特別是學(xué)生對(duì)老影片很感興趣，前往觀看者眾多。另一種是學(xué)者或歷史學(xué)家進(jìn)行專(zhuān)題研究而利用檔案。新南威爾士州立檔案館每年接到2萬(wàn)多人的查檔申請(qǐng)，網(wǎng)站點(diǎn)擊率更高達(dá)150萬(wàn)人次/年。新西蘭國(guó)家檔案館每年接到來(lái)自海內(nèi)外的查檔申請(qǐng)達(dá)4萬(wàn)多人次。

在澳新檔案工作考察訪問(wèn)中，國(guó)際檔案界同行們給代表團(tuán)提供了有創(chuàng)意的、建設(shè)性的、可操作的經(jīng)驗(yàn)做法，我們深感此次檔案工作考察開(kāi)闊了眼界、拓寬了思路、受到了啟迪。我們看到了兩國(guó)國(guó)家及地方政府對(duì)檔案工作的重視務(wù)實(shí)的態(tài)度，國(guó)際檔案界同行們的敬業(yè)服務(wù)精神，澳大利亞和新西蘭民眾的較強(qiáng)的檔案參與意識(shí)，以及開(kāi)放檔案受到全社會(huì)關(guān)注的廣泛性。具有特色的中國(guó)檔案事業(yè)已取得了很大成就，形成了自身的體系和優(yōu)勢(shì)，我們同時(shí)要學(xué)習(xí)借鑒國(guó)際檔案界同行的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和好的做法，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善，使江蘇省檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。