企業(yè)物資采購中庫存問題探究

武漢科技學院會計學院 徐濤

1 庫存概述

1.1 庫存定義

關于庫存的定義，APICS將庫存定義為“以支持生產(chǎn)，維護，操作和客戶服務為目的而存儲的各種物料，包括原材料和在制品，維修件和生產(chǎn)消耗品，成品和備件等”。狹義的定義是“往倉庫里放東西”，更多的人比較認同：“庫存就是具有經(jīng)濟價值的任何物品的停滯與儲藏”這個定義。庫存在一定程度上反映著企業(yè)的經(jīng)營管理和運作能力，同時也在一定的側面體現(xiàn)出企業(yè)的銷售和物流流通狀況，可以見微知著。因此，庫存也往往是企業(yè)的重要商業(yè)秘密之一。

1.2 庫存作用

(1)囤積和保存硬實力。生產(chǎn)和銷售類型的企業(yè)對產(chǎn)品應當保持一定數(shù)額的庫存量，面對市場紛繁復雜的變化，尤其是商業(yè)中的不確定性因素和巨大的經(jīng)營風險，保有一定的庫存商品或產(chǎn)品是必然的選擇。“庫里有貨，心里不慌”，例如：2008年的南方雪災，企業(yè)的給養(yǎng)中斷，給企業(yè)在管理庫存的儲備方面上了現(xiàn)實的一課。商場上風云變幻，風雨莫測，企業(yè)對市場的判斷和評估，往往會出現(xiàn)失誤、失靈，以不變應萬變，以庫存保有量來抗擊風險和隱患，是不二法則，以求在關鍵時刻蓄勢待發(fā)或厚積薄發(fā)。

(2)調節(jié)的功能。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營上，力求做到最少的投入最大的產(chǎn)出，所以庫存還起到了一定的調節(jié)功能。企業(yè)需要根據(jù)計劃進行采購和儲備，但是往往是出現(xiàn)的情況，計劃沒有變化快。尤其是在流通領域和環(huán)節(jié)，需要庫存來進行調節(jié)和平衡，來進行梳理。尤其是有效的溝通之后，來充分利用庫存去調整生產(chǎn)關系，調和供求矛盾。庫存是企業(yè)收支中的一個重要調節(jié)砝碼，能夠幫企業(yè)當好家。

(3)對資金的占用起到平衡作用。庫存的商品、產(chǎn)品、半成品以及原材料，都可以隨時變現(xiàn)或間接變現(xiàn)。說的通俗一點，就是當家里沒錢的時候，把家產(chǎn)變賣換錢。當然企業(yè)的庫存產(chǎn)品都是一分錢、一分貨，變現(xiàn)流通的交易是貨真價實的，偶爾也會出現(xiàn)折價或漲價的處理、銷售。庫存也是戰(zhàn)略儲備，關鍵時刻可以應急，對資金的占用起到平衡作用。

綜上所述，庫存在某些時刻、某種程度上、某種情況下就像是一個企業(yè)的戰(zhàn)略儲備，同時這種戰(zhàn)略儲備也不宜過多，需要進行流轉和周轉。而庫存管理，則是決定著庫存工作成敗興衰、直接影響企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的一個重要因素，因此做好企業(yè)管理中的庫存管理，有著舉足輕重的作用。

2 采購物資庫存存在的問題

2.1 物資的驗收入庫

物資入庫在表面上給人的感覺是一項極其簡單的工作，外行看來不過是點點數(shù)，稱稱重量，再檢查是否完好，似乎很輕松，都是一些機械重復的操作。但其實卻不那么簡單。真正的行家里手，要從多角度、不同側面，對物資驗收入庫采取多種辦法和策略。不但要對采購物資入庫要進行統(tǒng)籌安排，有條不紊的按照物品的位置進行合理安置，盡量做到一次到位。尤其是有入庫的新品種，一定要嚴格審查、檢驗，全面的核實相關情況。

對于進入庫房的物資，相關的工作人員和主管保管的責任人，必須認真的依照單據(jù)核對，石化企業(yè)物資入庫驗收單如表1所示。

表1 企業(yè)物資入庫驗收單

注：①此驗收單一式三聯(lián)：分別交采購部、倉管部、財務保存和記帳。

②此單前四列由保管員填寫，進貨單價欄由核價員核定后填寫，總金額在驗收后由保管員填寫。

待產(chǎn)品核對清楚，進入庫房以后，要按照分類，進行細分，堆放整齊，按照有利于日后出庫、清點的工作原則，加以區(qū)分、擺放。

2.2 物資驗收方式

(1)單據(jù)書證檢驗。物資有關的供應方、接收方，相關的檢驗人員和責任人，在現(xiàn)場出具單據(jù)。重要的單據(jù)，必不可少的有：產(chǎn)品說明書、質量合格證、安全檢測證明、衛(wèi)生檢疫合格證等。

(2)按標準規(guī)定，需抽樣進行分析化驗的，由業(yè)務部門組織，并委托有分析化驗能力的單位進行檢驗和試驗。嚴格按照國家的法律、法規(guī)、政策、行業(yè)習慣甚至國際慣例來進行操作執(zhí)行。

(3)進口產(chǎn)品的檢驗和試驗委托商檢局進行。檢驗/驗收合格后，由驗收員填寫《驗收單》，辦理入庫手續(xù)，進行接收。(相關單據(jù)保留齊全，以備日后查驗)

2.3 物資的保管保養(yǎng)

對物資保管保養(yǎng)的目的就是為了保持物資的原使用價值。保管員要做到在庫物資標記鮮明、名稱規(guī)范、數(shù)量準確、批次不亂、材質不混、規(guī)格不串、整齊清潔、帳物卡、資金必須相符，做到無差錯、無丟失。對出入庫物資，要及時登記帳目、調整卡片，帳物處理要做到日清月結。帳目登一記要規(guī)范整潔，符合一記帳規(guī)則。

物資的堆碼應根據(jù)其性能、形狀、包裝等采用不同方法，其原則是：堆垛牢固，易于清點發(fā)放，保證物資質量完好，做到先進先出。易潮易霉的物資，要根據(jù)不同的季節(jié)和氣候進行倒垛、涼曬。貴重、小件等易盜、易損物資必須入庫內保管。

物資存放應按著庫存、架、層、位“四定位”、“五五擺放”的標準，做到標記清楚、擺放有序、布局合理、方便發(fā)放和盤點，符合安全要求。對所保管的物資應做好“十防”：防銹、防潮、防腐、防水、防塵、防凍、防震、防霉、防盜、防火；確保庫存物資達到“帳物一致”在保管物品的時候，嚴格制度化管理，嚴格遵循相關法律中的有關條款，使庫存物資的管理真正清潔、安全、有效，能夠為企業(yè)服務，召之即來，來則能用，質量完好，符合生產(chǎn)、經(jīng)營需求。

應當定期對相關的保管人員進行培訓和定期考核、抽檢，從思想觀念上加強安全生產(chǎn)和細致服務的意識，在制度上幫助他們完善、建立正確的職業(yè)觀和職業(yè)準則。千里之堤毀于蟻穴，因此要加強細節(jié)教育，隱患險于明火，安全在于防范，責任重于泰山。

2.4 物資的盤點

庫存物資的盤點一般在季、年末進行，管理部門要有計劃、有組織的做好季、年庫存物資盤點工作，加強季、年盤點的檢查監(jiān)督，確保庫存物資盤點結果的全而真實、可靠。保管員要采用統(tǒng)一表格，據(jù)實全面填寫盤點記錄，并存檔保管備查。必要時必須無紙化和紙面化進行雙重記，以免電子版的記錄丟失或遭受計算機病毒攻擊而數(shù)據(jù)盡失。錄盤點時發(fā)現(xiàn)問題，出現(xiàn)的差錯和盈虧，要及時查明原因，分清責任，登記填表，上報領導審批處理。保管員應每月進行一次自點：一查點物資的質量是否變化；二查點帳、卡、物是否一致，單價是否準確；三查點堆垛是否合理和穩(wěn)固，遮蓋物是否嚴密，庫房有無漏雨水現(xiàn)象等等。自點中發(fā)現(xiàn)的盈虧，要及時查明原因。

驗收單、領料單等有關資料，保管員要按月裝訂成冊、妥善保管、定期歸檔。保管員還需據(jù)實填報公司指定的各種報表。報表必須準確、及時、規(guī)范。企業(yè)每年年終盤點后，有關人員要出具盤點報告。

2.5 物資的發(fā)放

物資的發(fā)放應當遵循按章辦事，按照規(guī)定的流程操作的原則，使得物資收支在管理上科學有序。同時，堅持原則，兼顧靈活。發(fā)放屋子最為重要的是商品或產(chǎn)品的種類和數(shù)量一定要仔細甄別，嚴禁出現(xiàn)因發(fā)放的偏差導致生產(chǎn)、銷售的重大損失。物資發(fā)放的崗位，一定要選用耐心、細致的員工，具有良好的職業(yè)道德和職業(yè)操守。

相關責任人員、一線操作人員，必須以高度的責任感、使命感來對待物資的發(fā)放工作。務必按照有關的規(guī)定，依據(jù)相關的票據(jù)、條款來進行操作，認真對照按照規(guī)定應當出具的契據(jù)和出庫手續(xù)。發(fā)放之后的收尾和善后工作一定要細致周密，不能留下臟亂不堪的現(xiàn)場，更不能留有安全隱患。對于物資發(fā)放人員應當定期組織思想政治學習，學習國家相關的法律、法規(guī)、政策，還有進行相關的專業(yè)知識培訓，不斷提職業(yè)高水平。

2.6 物資的交付

物資交付時，交接雙方必須同時到場，現(xiàn)場進行確認，確認之后如果沒有異議，雙方應當簽字、履行相關的手續(xù)，同時應做好相關的善后和收尾工作。如果對交接的物品，產(chǎn)生異議或不同意見，應當先有效溝通，協(xié)商處理，經(jīng)過協(xié)商仍然無法處理，按照慣例或相關條款解決。物資交付之后的記錄存檔、備案也是十分重要，因為一旦工作過程中出現(xiàn)的隱患和違法、違規(guī)操作行為當時沒有察覺，將來一旦倒查追究責任，相關資料和有關記錄都要及時提供，以防不時之需。

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