淺談基于匯文LIBSYS的圖書(shū)采訪信息組織

曲智斌 金曉祥

武漢科技大學(xué)圖書(shū)館

〔湖北省武漢市 430081〕

匯文圖書(shū)館信息服務(wù)系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱“匯文LIBSYS”)是一款我國(guó)自行研制開(kāi)發(fā)的圖書(shū)館自動(dòng)化信息處理系統(tǒng)。該系統(tǒng)自2000年起在全國(guó)范圍推廣至今,已被國(guó)內(nèi)300多家知名高校和公共圖書(shū)館所選用?，F(xiàn)在該系統(tǒng)的最新版本為4.0。下面,結(jié)合我們的實(shí)際工作,談?wù)勗趨R文LIBSYS下對(duì)圖書(shū)采訪信息進(jìn)行組織的體會(huì)。

一、圖書(shū)采訪信息的組成

圖書(shū)采訪信息就是所有影響圖書(shū)選擇和獲取的信息。現(xiàn)時(shí)社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境及圖書(shū)館現(xiàn)狀(包括經(jīng)費(fèi)、技術(shù)設(shè)備條件、人員素質(zhì))等都是圖書(shū)采訪信息的組成部分。從圖書(shū)采訪學(xué)專業(yè)角度和直接作用于采訪工作流程來(lái)理解,圖書(shū)采訪信息主要是指:出版發(fā)行信息、現(xiàn)有館藏資源和利用信息、讀者需求信息。出版發(fā)行信息反映的是圖書(shū)的出版發(fā)行動(dòng)態(tài),即出版社與編輯機(jī)構(gòu)和發(fā)行機(jī)構(gòu)出版發(fā)行的圖書(shū)內(nèi)容、質(zhì)量、類型、載體、發(fā)行時(shí)間、發(fā)行方式、獲取途徑等;現(xiàn)有館藏資源和利用信息反映的是圖書(shū)館現(xiàn)有的館藏圖書(shū)數(shù)量(種、冊(cè)數(shù))、載體類型、語(yǔ)種、購(gòu)置時(shí)間或儲(chǔ)存時(shí)限、專業(yè)分類及分布狀況、流通狀況等;讀者需求信息反映的是圖書(shū)館所面對(duì)不同范圍、不同文化層次讀者的需求內(nèi)容。

在實(shí)際工作中,不能簡(jiǎn)單依據(jù)一些書(shū)目信息選購(gòu)圖書(shū),還要注意并認(rèn)真參考其他廣泛的采訪信息。出版發(fā)行信息直接提供了采訪的內(nèi)容,必須及時(shí)獲取這些信息,如果掌握的信息不準(zhǔn)、不全,就無(wú)法選購(gòu)和獲取適合需要的圖書(shū)。圖書(shū)采訪的目的是為了滿足讀者的需要,讀者需求是出發(fā)點(diǎn),影響著圖書(shū)采訪工作的方向,在圖書(shū)采訪中也不容忽視。圖書(shū)館的圖書(shū)積累、館藏圖書(shū)的特色是經(jīng)過(guò)多年努力而形成的,而不是僅憑一二批圖書(shū)所能做到的。所以,要想使本館的館藏有別于其他的圖書(shū)館,就必須重視和參考館藏資源與利用信息來(lái)進(jìn)行圖書(shū)的采訪。這樣,才不會(huì)因?yàn)槿藛T的更迭和其他因素影響而偏離既定的藏書(shū)發(fā)展方向,圖書(shū)館的藏書(shū)結(jié)構(gòu)與特點(diǎn)才會(huì)得到保持與發(fā)展。

二、圖書(shū)采訪信息的組織

信息論的創(chuàng)立人、美國(guó)學(xué)者申農(nóng)(C.Shannon)和維納(N.W iener)認(rèn)為,信息是“不定性的減少的量”。意思是說(shuō),我們對(duì)某些事物有疑問(wèn)或缺乏認(rèn)知,存在“不定性”時(shí),在采用各種方法和手段了解、明確了這些事物后,我們對(duì)這些事物的“不定性”就會(huì)減少或完全消除了,這時(shí)我們就獲得了關(guān)于這些問(wèn)題的信息了。圖書(shū)采訪信息的組織實(shí)際上是對(duì)采訪信息進(jìn)行收集、整理、篩選,使之有序化、系統(tǒng)化的過(guò)程。“圖1”是我館基于匯文LIBSYS的圖書(shū)采訪信息織織示意圖。

圖1 基于匯文LIBSYS的圖書(shū)采訪信息織織示意圖

(一)圖書(shū)采訪信息收集

基于匯文LIBSYS收集的圖書(shū)采訪信息主要有兩方面:一是出版發(fā)行信息;二是讀者需求信息。在出版發(fā)行信息方面,各個(gè)出版社和圖書(shū)發(fā)行商迫于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的壓力,為獲得更多的市場(chǎng)份額,都會(huì)及時(shí)主動(dòng)地把盡可能多的一些出版發(fā)行信息提供給圖書(shū)館的采訪部門(mén),加上采訪人員通過(guò)各種渠道(越來(lái)越繁榮的書(shū)市和一些現(xiàn)場(chǎng)圖書(shū)訂購(gòu)會(huì)等)主動(dòng)獲得的一些發(fā)行信息,出版發(fā)行信息內(nèi)容將變得十分全面。相對(duì)而言,讀者需求信息由于讀者分布面較廣,收集時(shí)只能靠平常一點(diǎn)一點(diǎn)地積蓄,所需過(guò)程較長(zhǎng),收集難度要大得多,其獲取的方式主要是通過(guò)調(diào)查、座談、讀者薦購(gòu)等形式直接聽(tīng)取讀者意見(jiàn),或通過(guò)對(duì)館藏利用信息和讀者需求圖書(shū)的背景進(jìn)行分析、歸納和總結(jié),間接了解讀者的需求?？傊?歸納起來(lái)有兩種情況:一種是具體的需求信息(如我需要某某書(shū)),另一種則較抽象(如我需要某方面的書(shū))。

(二)圖書(shū)采訪信息整理

收集來(lái)的采訪信息中有三個(gè)問(wèn)題比較突出。一是信息的存儲(chǔ)格式不一樣;二是信息內(nèi)容的著錄不標(biāo)準(zhǔn);三是其中有許多重復(fù)的信息。雖說(shuō)一些大的出版社和實(shí)力較強(qiáng)的圖書(shū)發(fā)行商可以根據(jù)圖書(shū)館的要求提供標(biāo)準(zhǔn)格式(M ARC,EXCEL)的出版發(fā)行信息,但大多數(shù)的出版社,特別是一些地方出版社和專業(yè)出版社往往只能提供紙質(zhì)的出版發(fā)行信息,即使有電子版的(一般是EXCEL),其格式也不一定符合要求。讀者需求信息由于收集的對(duì)象和形式都很多,收集來(lái)的信息就更雜亂了,不僅提交的信息格式各異,有的內(nèi)容還很模糊甚至不準(zhǔn)確。圖書(shū)館的業(yè)務(wù)合作商一般都不只一二家,每家提供的信息數(shù)據(jù)中不可避免地會(huì)和別人重復(fù),有時(shí)自家的一組信息數(shù)據(jù)中也會(huì)有重復(fù)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這些亂麻一團(tuán)的信息,還不能直接用來(lái)指導(dǎo)圖書(shū)館的圖書(shū)采訪工作,還必須對(duì)它們進(jìn)行整理,使之系統(tǒng)有序。首先要將各種信息按其存儲(chǔ)格式分成兩部分:標(biāo)準(zhǔn)MARC格式的直接通過(guò)匯文LIBSYS導(dǎo)入生成預(yù)訂購(gòu)訂單(征訂單);其他的都要先轉(zhuǎn)化成包括圖書(shū)的題名、標(biāo)準(zhǔn)號(hào)、作者、出版社、簡(jiǎn)單的內(nèi)容摘要、分類、價(jià)格、開(kāi)本等內(nèi)容的EXCEL格式。特別是對(duì)一些讀者所提供的需求信息,其信息內(nèi)容往往很少,補(bǔ)全它們很費(fèi)力費(fèi)時(shí)。但是,這項(xiàng)工作又一定要做好。否則一條內(nèi)容不全的信息導(dǎo)入系統(tǒng)后不僅沒(méi)有用,有時(shí)還會(huì)影響到對(duì)其他信息的處理。EXCEL格式的書(shū)目信息再通過(guò)匯文LIBSYS的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化窗口轉(zhuǎn)化成M ARC格式的信息,并導(dǎo)入系統(tǒng)生成預(yù)訂購(gòu)訂單。最后利用匯文LIBSYS的ISBN批查重功能,將預(yù)訂購(gòu)訂單與訂購(gòu)庫(kù)和館藏庫(kù)進(jìn)行ISBN比對(duì),刪除其中重復(fù)的信息。

(三)圖書(shū)采訪信息篩選

經(jīng)過(guò)匯文LIBSYS整理后的圖書(shū)采訪信息雖說(shuō)在形式和內(nèi)容上都比較標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)了,但就每個(gè)特定的圖書(shū)館而言,其館藏特點(diǎn)和發(fā)展方向不完全一樣,面對(duì)的讀者也不一樣。這些圖書(shū)采訪信息中還有許多是沒(méi)有價(jià)值的,如高校圖書(shū)館就不需要與本校學(xué)科設(shè)置和科研工作不相關(guān)的一些圖書(shū)資料。還有,圖書(shū)采訪信息整理是對(duì)信息進(jìn)行了排序與查重,但去掉的僅僅是反映同一種圖書(shū)的重復(fù)信息,而有些信息反映的圖書(shū)雖說(shuō)不一樣,可圖書(shū)中所表達(dá)的內(nèi)容大部分卻是雷同的。因此,整理后的圖書(shū)采訪信息還要有一個(gè)篩選過(guò)程,目的是讓圖書(shū)采訪信息更加清楚、系統(tǒng),針對(duì)性更強(qiáng),更加有利于下一步的圖書(shū)采訪工作。為此,必須定期利用匯文LIBSYS的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能導(dǎo)出館藏與利用信息數(shù)據(jù),結(jié)合學(xué)校教學(xué)和科研狀況與方向,以及讀者的閱讀需求趨向信息進(jìn)行技術(shù)分析與討論,制定出圖書(shū)館的藏書(shū)方向、規(guī)劃和具體的藏書(shū)建設(shè)策略,并以此為原則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)整理后的圖書(shū)采訪信息重新排序比對(duì),挑選符合要求的信息生成訂購(gòu)單。接著,還要利用匯文LIBSYS的多途徑查重功能,如作者與題名、作者與關(guān)鍵詞等,將訂購(gòu)單再次與訂購(gòu)庫(kù)和館藏庫(kù)進(jìn)行比對(duì),去掉內(nèi)容相同、利用率不高的訂購(gòu)圖書(shū)信息,生成最終的訂購(gòu)單。

三、實(shí)踐探討

總的來(lái)講,基于匯文LIBSYS的圖書(shū)采訪信息組織工作自動(dòng)化程度較高,特別是它的批查重功能能方便地找出訂單中所有與訂購(gòu)庫(kù)和館藏庫(kù)重復(fù)的信息,并能全部選中刪除,大大提高了對(duì)信息數(shù)據(jù)處理的效率。但是,有的現(xiàn)象必須引起注意。例如,在獲得的一組圖書(shū)采訪信息中,第3條數(shù)據(jù)與第41條重復(fù),第9條與第101條重復(fù),批查重時(shí),即使它們不和訂購(gòu)庫(kù)和館藏庫(kù)重復(fù),也會(huì)被當(dāng)成重復(fù)信息顯示出來(lái),如果全部選中重復(fù)并刪除,也會(huì)將它們(也可能正是我們需要的圖書(shū))誤刪掉。解決這一問(wèn)題的方法有兩種,即分別針對(duì)圖書(shū)采訪信息格式為M ARC的和非M ARC的:信息格式是MARC的直接導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行ISBN批查重,選中全部重復(fù)信息后不要馬上刪除,找出重復(fù)信息中批次號(hào)相同的全部信息進(jìn)行選擇,這時(shí)第3條數(shù)據(jù)會(huì)顯示與第41條數(shù)據(jù)重復(fù),第41條數(shù)據(jù)下會(huì)顯示與第3條數(shù)據(jù)重復(fù);第9條數(shù)據(jù)和第101條數(shù)據(jù)也會(huì)這樣。這4組重復(fù)數(shù)據(jù)與其他重復(fù)數(shù)據(jù)有一個(gè)明顯的區(qū)別,就是每組數(shù)據(jù)中的每條數(shù)據(jù)的批次號(hào)都是一樣的,所以找出它們不會(huì)很難(不過(guò)這時(shí)只能一組一組地逐個(gè)地尋找),數(shù)據(jù)序號(hào)是順的(比如第3條數(shù)據(jù)下肯定會(huì)顯示與第41條數(shù)據(jù)重復(fù),是先3后41)改為不被選中,其他的不變,最后選擇刪除。這樣,第3條和第9條數(shù)據(jù)就會(huì)被保留下來(lái)了,而且也保證了本批圖書(shū)采訪信息數(shù)據(jù)的唯一性。其他格式的信息在將它們轉(zhuǎn)化成EXCEL時(shí)就以ISBN為基準(zhǔn)進(jìn)行比對(duì)排序查重,保證信息的唯一性,然后再通過(guò)系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成M ARC格式進(jìn)行以后的工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

圖書(shū)采訪信息包含的內(nèi)容有很多,本文中僅分析了其中主要的三個(gè)方面。但是,不論是哪方面的圖書(shū)采訪信息,對(duì)其進(jìn)行組織這個(gè)過(guò)程是必不可少的。信息有序、系統(tǒng)了,才能指對(duì)方向,有利于工作。圖書(shū)采訪人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到各種圖書(shū)采訪信息的時(shí)效性和針對(duì)性,定期及時(shí)地收集、整理、分析與處理,為圖書(shū)采訪工作做好信息保障。

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