試論干部人事檔案管理工作存在的問題與對(duì)策
——以山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院干部檔案整理工作為例

□唐麗萍

( 山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

干部人事檔案是人才信息的重要載體，干部檔案工作是組織人事工作的重要內(nèi)容，是干部人事工作、人才工作的基礎(chǔ)性工作和重要環(huán)節(jié)，也是堅(jiān)持公道正派原則選人用人的重要基礎(chǔ)。因此，根據(jù)省委組織部關(guān)于干部檔案整理工作的安排部署，山西醫(yī)科大學(xué)第二醫(yī)院(以下簡(jiǎn)稱“我院”)于2007年9月開始對(duì)全院的干部檔案開始進(jìn)行整理工作。通過規(guī)范干部人事檔案管理，真正從思想上解決了重視程度不夠、認(rèn)識(shí)程度不高的問題。同時(shí)通過加大投入，使得基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯得到了改善。極大地促進(jìn)了檔案管理工作，確保了干部人事檔案整理工作的順利完成。同時(shí)，在研究我院干部檔案整理情況的基礎(chǔ)上，針對(duì)檔案整理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，對(duì)干部檔案整理工作進(jìn)行了深入思考

一、干部人事檔案整理情況

領(lǐng)導(dǎo)重視、制度明確。我院共有干部人事檔案1747卷，其中在職檔案1350卷，離退休檔案397卷。在檔案管理工作中，由人事處長(zhǎng)專門負(fù)責(zé)人事檔案工作，并配備了專職人員進(jìn)行管理，同時(shí)配備了專門庫房和計(jì)算機(jī)。對(duì)查閱、收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞、移交等項(xiàng)工作實(shí)行嚴(yán)格登記，并及時(shí)退回接收干部人事檔案的回執(zhí)。檔案整理工作做到了領(lǐng)導(dǎo)重視、分工細(xì)致、責(zé)任明確、堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密。先后共有33人參加此次檔案的整理工作。其中博士學(xué)位1人，碩士學(xué)位9人，本科學(xué)歷23人。同時(shí)配備了5臺(tái)計(jì)算機(jī)和專職計(jì)算機(jī)錄入人員。在整理工作開展之前人事處長(zhǎng)召集大家進(jìn)行開會(huì)布置，提出了六條工作責(zé)任要求和八條整理要求。確定了檔案專管員為總負(fù)責(zé)人，并對(duì)負(fù)責(zé)人提出了嚴(yán)格要求。同時(shí)將33人進(jìn)行了分組。分別為：出庫組、整理裱糊組、排序組、裝訂組、編碼組、入庫組等共7個(gè)小組。明確了責(zé)任，制定了詳細(xì)的工作流程。

工作細(xì)致，流程明確，整理工作按階段完成。干部檔案的分類整理工作歷時(shí)近四個(gè)月時(shí)間。我們分三個(gè)階段完成了次項(xiàng)整理工作。

第一階段：審查階段：對(duì)全院1400余份檔案逐一進(jìn)行了審查，并將檔案內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)的登記。填寫了《檔案審核材料登記表》，對(duì)缺失材料填寫了《檔案材料審查登記表》,同時(shí)進(jìn)行了電腦錄入。

第二階段：補(bǔ)充材料階段。對(duì)全院檔案缺失材料的人員，我們對(duì)照《檔案材料審查登記表》缺失內(nèi)容進(jìn)行了通知，發(fā)放了缺失通知單，對(duì)缺失檔案內(nèi)容的人員提出了補(bǔ)充要求，限定了補(bǔ)充材料時(shí)間。在完成此項(xiàng)工作中共錄入信息2萬余條。發(fā)放了1400余份通知單。

第三階段：裝訂階段：將檔案整理人員進(jìn)行了分組工作。共分為出庫組、整理裱糊組、排序組、目錄打印組、裝訂組、編碼組、驗(yàn)收組。每份檔案整理完成之后，隨附《檔案整理質(zhì)量控制單》。嚴(yán)格按照《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》完成了裝訂工作。達(dá)到了檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，努力達(dá)標(biāo)。接到省委組織部對(duì)檔案整理工作的要求通知之后，我們積極工作，在省委組織部多次指導(dǎo)和兄弟單位的熱情幫助下，使我院的檔案整理工作做到了分類明確，檔案材料排列有序，加工合理，對(duì)破損、卷腳、折皺和大于、小于16開的材料進(jìn)行了裱糊、壓平、折疊和裁剪，并拆除了檔案材料上的金屬物，清潔了卷面，目錄與材料內(nèi)容相符，無粘貼涂改，材料形成時(shí)間填寫無誤，材料份數(shù)與頁碼計(jì)算準(zhǔn)確，無脫頁和漏裝，無損壞文字的現(xiàn)象。材料內(nèi)容基本補(bǔ)充完整，并及時(shí)歸入個(gè)人檔案。本次干部人事檔案審核工作范圍廣、任務(wù)重、時(shí)間緊、要求高，我院在院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和相關(guān)部門的通力合作下，經(jīng)過三個(gè)月的艱苦努力，采取不厭其煩催補(bǔ)、多方查找、查實(shí)依據(jù)補(bǔ)填等多種措施，基本實(shí)現(xiàn)能補(bǔ)的材料“不漏掉一份”的要求，保證了干部人事檔案材料的完整性，如期按省委組織部要求完成了干部人事檔案審核工作，被評(píng)為衛(wèi)生系統(tǒng)干部檔案管理先進(jìn)單位。

二、檔案整理工作中發(fā)現(xiàn)的問題

干部人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠。干部檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，檔案內(nèi)容全面、客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)地記載了干部的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。在整理中我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)當(dāng)歸檔的材料沒有及時(shí)送交或收集歸檔；應(yīng)逐欄逐項(xiàng)填寫的沒有規(guī)范填寫，應(yīng)當(dāng)手續(xù)完備的材料沒有進(jìn)行完善。如：年度考核材料、任免和履歷材料、獎(jiǎng)懲、德、能、勤、績(jī)等在檔案中沒有得到充分體現(xiàn)。這充分表現(xiàn)在對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，長(zhǎng)期以來，大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，導(dǎo)致人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

干部人事檔案管理不夠規(guī)范。做好干部檔案管理工作是作好人事工作的基礎(chǔ)。由于檔案管理人員對(duì)管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄造成日常往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，人事檔案材料制作不規(guī)范。尤其是近幾年來，時(shí)常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如《大專院校畢業(yè)生登記表》《晉升職稱審批表》《先進(jìn)工作者呈報(bào)表》等等沒有統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于16開規(guī)格的檔案材料較普遍，使得人事檔案案卷很不美觀。

人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中運(yùn)用，個(gè)人信息、檔案目錄，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。

三、通過干部檔案整理工作引發(fā)的思考

通過對(duì)照科學(xué)發(fā)展觀和省委組織部對(duì)干部檔案管理工作管理要求，人事檔案組織部門在思想認(rèn)識(shí)方面、工作實(shí)踐方面還存在一些不足。應(yīng)從以下方面加以改進(jìn)。

要解放思想，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。由于從事人事檔案管理工作的人員長(zhǎng)期從事業(yè)務(wù)工作，眼界不寬，工作面窄，對(duì)科學(xué)發(fā)展觀的內(nèi)涵理解不全面，對(duì)干部檔案工作面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新內(nèi)涵認(rèn)識(shí)不到位，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，解決新情況、新問題的方法不多。從事檔案管理人員要解放思想，不斷學(xué)習(xí)，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。

要圍繞醫(yī)院管理建設(shè)為中心，提高為醫(yī)院建設(shè)提供服務(wù)的能力。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，歷史形成的檔案資源結(jié)構(gòu)以及檔案工作機(jī)制等原因，人事檔案部門長(zhǎng)期以來重保管、輕利用，在圍繞醫(yī)院建設(shè)為中心的工作中，信息化程度不高，從事人事檔案管理人員要在服務(wù)發(fā)展、服務(wù)和諧、服務(wù)醫(yī)院建設(shè)反面不斷改進(jìn)，提高服務(wù)建設(shè)能力。

要提高創(chuàng)一流意識(shí)，推進(jìn)人事檔案管理水平。 在干部檔案管理中，對(duì)工作要求方面標(biāo)準(zhǔn)不高，創(chuàng)一流管理意識(shí)不強(qiáng)，表現(xiàn)在責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和使命意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案管理人員要在推進(jìn)檔案事業(yè)又好又快發(fā)展上下功夫，提升檔案管理水平。

要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。進(jìn)一步做好人事檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，不斷增強(qiáng)院內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及職工的檔案意識(shí)和法制觀念，使更多的人了解檔案工作，支持和尊重檔案管理干部，增強(qiáng)檔案工作人員的光榮感和使命感。

要加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。從事干部檔案管理人員要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德的學(xué)習(xí)，樹立甘為人梯、無私奉獻(xiàn)的精神，要強(qiáng)化檔案人員責(zé)任意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高自身素質(zhì)，做好管理工作。

要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。在檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)上院領(lǐng)導(dǎo)要重視，人事檔案室是非常重要的辦公場(chǎng)所，在檔案室建設(shè)上，要有足夠的場(chǎng)所，使辦公、閱覽、庫房三分開，為檔案室創(chuàng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境，配備必要的管理設(shè)施，并配備現(xiàn)代化的管理工具，從硬件上改善檔案工作環(huán)境，努力推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。

加強(qiáng)安全法制意識(shí)，維護(hù)檔案安全。維護(hù)檔案安全是保障檔案管理工作順利進(jìn)行的必要條件。檔案管理人員要加強(qiáng)保衛(wèi)、消防等安全意識(shí)，要尊規(guī)守法、按章辦事、把握原則，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，在工作中努力促進(jìn)依法行政能力和水平的提高。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，拓寬思路，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，不斷提升人事檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化，建立干部人事管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提高干部人事管理工作水平，使人事檔案管理工作邁上更高臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]張兵.我國(guó)文獻(xiàn)信息資源共享的反思及其發(fā)展趨勢(shì)[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，(2).