水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理

劉學(xué)仁

(虎林市八五六農(nóng)場，黑龍江虎林158400)

水利工程技術(shù)檔案包括從工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，它對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對(duì)其他工程也起著借鑒與參考的作用。本文在著重闡述水利技術(shù)檔案的管理重要性及其做法的同時(shí)，結(jié)合實(shí)際事例重點(diǎn)詳述了工程資料整理的步驟，因?yàn)橹挥凶龅秸砗霉こ探ㄔO(shè)資料，才能更好實(shí)現(xiàn)水利技術(shù)檔案的正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，更全面的服務(wù)于水利工程建設(shè)事業(yè)。

1 檔案工作的重要性

水利工程檔案是歷史的記錄，是水利科技檔案的重要組成部分。

它來源泉于工程建設(shè)全過程，不僅在建設(shè)過程中具有重要作用(質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程竣工驗(yàn)收等)而且在工程建成后的運(yùn)行、管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。所以水利部領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)，水利工程“五不驗(yàn)收”中，就包括“檔案不合格不驗(yàn)收”。因此，對(duì)每一個(gè)工程項(xiàng)目不管是建設(shè)法人的甲方，承建項(xiàng)目的乙方以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位，對(duì)工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工的全過程、務(wù)須高度重視各個(gè)階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強(qiáng)工程檔案管理，是加強(qiáng)工程建設(shè)與管理工作的重要內(nèi)容，江澤民同志曾題詞:“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們要負(fù)歷史責(zé)任的”。胡錦濤主席也指出“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)”?？梢姍n案管理工作的重要性與肩負(fù)的神圣責(zé)任。

2 如何做好水利技術(shù)檔案管理工作

水利技術(shù)檔案是水利技術(shù)管理工作的依據(jù)，是水利建設(shè)活動(dòng)的憑據(jù)，也是水利技術(shù)交流的重要工作。它產(chǎn)生于整個(gè)基本建設(shè)全過程，包括從工程項(xiàng)目提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招(投)標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行(使用)等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。因此實(shí)現(xiàn)水利工程檔案工作正規(guī)化、現(xiàn)代化的管理，將成為水利檔案工作者當(dāng)前和今后相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)面臨的重大課題，是我國工程檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。

水利工程技術(shù)檔案管理工作，關(guān)鍵要注意其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。一般來說，水利技術(shù)檔案文件歸檔應(yīng)從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段施工建設(shè)階段、竣工驗(yàn)收入階段及與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手。對(duì)一些中小型水利工程，可在工程結(jié)束后，一次收集整理歸檔，而對(duì)于大型水利工程，由于規(guī)模大，投資大，周期長，就應(yīng)該按可研前期準(zhǔn)備，設(shè)計(jì)、施工和竣工驗(yàn)收等幾個(gè)時(shí)期進(jìn)行同步歸檔整理。

水利技術(shù)檔案管理過程中，要按著《中華人民共和國檔案法》和國家現(xiàn)行檔案法規(guī)文件精神，努力貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的方針，力求符合思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的要求，采取靈活多樣的方式和方法，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，把水利工程技術(shù)檔案工作進(jìn)行分解，責(zé)任落實(shí)到人，確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范，使水利工程技術(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。

2.1 工作方法的標(biāo)準(zhǔn)化

首先應(yīng)確定積累、立卷、歸檔等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其次建立標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)檔案工作程序圖，具體列出與各部門之間的關(guān)系及工作的周轉(zhuǎn)運(yùn)行圖等等，使其達(dá)到程序化。

2.2 管理制度標(biāo)準(zhǔn)化

從水利工程建設(shè)的批復(fù)文件及勘探、設(shè)計(jì)資料的形成、積累、分類歸檔、打印、發(fā)放、回收等到技術(shù)檔案的整理、鑒定、保管、利用及檔案人員崗位制度等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且要形成文件，用制度固定下來。為達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化還必須建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)水利工程技術(shù)資料形成的每個(gè)重要環(huán)節(jié)，凡是有做出突出貢獻(xiàn)的，組織上都應(yīng)給予適應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)確實(shí)屬于不重視檔案工作，工作馬馬虎虎，對(duì)檔案工作造成損失的，應(yīng)給予必要的處分，從而在抓檔案管理工作中，樹立先進(jìn)典型，起到示范帶動(dòng)作用，把檔案管理工作進(jìn)一步做好、做實(shí)。

2.3 統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化

所謂統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化就是對(duì)檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查，統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，對(duì)水利工程各階段技術(shù)檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。具體就是統(tǒng)計(jì)技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及其它等相關(guān)的各項(xiàng)內(nèi)容。只有使用統(tǒng)一的計(jì)量單位，統(tǒng)一格式的報(bào)表，才能有完整可靠的技術(shù)檔案數(shù)據(jù)。

2.4 其它方面

檔案存放的庫房管理也要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，庫房標(biāo)準(zhǔn)化管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的辦法，庫房的建設(shè)包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等，均有一定的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，還要設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備，保持庫房通風(fēng)，濕度等項(xiàng)指標(biāo)都要達(dá)到《檔案法》的要求。檔案庫房的設(shè)計(jì)還應(yīng)有檔案柜架的平面布置圖及檔案存放位置圖，達(dá)到利用查找迅速、準(zhǔn)確。目前檔案查找效率多半根據(jù)檔案人員對(duì)檔案的熟悉程度而定。但是隨著檔案的增多，時(shí)間的延長，人員的更替，只靠記憶是不行的，由于技術(shù)檔案專業(yè)性較強(qiáng)，其檔案不能象書架上的書刊那樣可直接挑選，借閱者必須借助于檢索工具，才能找到所需的技術(shù)檔案，因而檢索工具也要做到標(biāo)準(zhǔn)化，這也是檔案檔案管理考核的重要內(nèi)容。

3 工程資料的整理

3.1 工程資料整理的意義和現(xiàn)狀

水利工程資料是指在水利工程建設(shè)管理工作中直接形成的、有保存價(jià)值的各種表格、文字、圖紙、圖片、報(bào)告等不同形式與載體的各種記錄，是對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收及運(yùn)行、維護(hù)、改造的需要依據(jù)。工程資料的整理是監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)管理的重要組成部分，工程資料的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)的管理水平，規(guī)范齊全的竣工資料來之于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。

就墾區(qū)而言，水利工程大多地處偏僻，工地條件較差，工程建設(shè)一般要?dú)v時(shí)半年以上，工程師在保存好原有資料的同時(shí)，還要不斷地對(duì)新資料進(jìn)行整理存檔，而且各種表格、檢驗(yàn)報(bào)告如果保存不好，很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數(shù)水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因，工程資料整理偏后的現(xiàn)象普遍存在，給工程資料的完整性、準(zhǔn)確性帶來困難。

3.2 如何快速便捷地整理工程資料

3.2.1 建立合理的編碼程序

合理的編碼程度是水利工程資料建立和管理的基礎(chǔ)，為資料的整理與查閱帶來極大的方便，可根據(jù)不同的類別，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。

3.2.2 建立資料庫

根據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫(分類):

1)對(duì)工程建設(shè)中的評(píng)定表格、檢驗(yàn)表格、施工日志等各種資料，可直接建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)(文件夾)。

2)對(duì)于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計(jì)算機(jī)，存入相應(yīng)的資料庫。

3)對(duì)于工程文件，如:工程建設(shè)的有關(guān)單位批文、工程批復(fù)文件、征地用地批文等，用掃描儀可對(duì)文件原件進(jìn)行掃描，存入相應(yīng)的文件夾中。

為了做好資料的管理，首先要根據(jù)編碼程序進(jìn)行資料目錄編寫，以超越鏈接方式進(jìn)行分類和目錄及子目錄的查找。

3.2.3 資料庫的管理

首先要對(duì)當(dāng)天的評(píng)定、檢驗(yàn)表格等有關(guān)資料及時(shí)歸檔，分類做好登記和鏈接。對(duì)于不再修改的資料要進(jìn)行寫保護(hù)或設(shè)成只讀，同時(shí)，要對(duì)資料及時(shí)備份，防止丟失，另外，要做好計(jì)算機(jī)防病毒工作，將計(jì)算機(jī)保持在實(shí)時(shí)監(jiān)控狀態(tài)。

4 穆興灌渠節(jié)制閘工程資料整理實(shí)例

4.1 資料編碼程序

根據(jù)監(jiān)理對(duì)穆興灌渠節(jié)制閘資料管理范圍，資料編碼分為:①工程開工建設(shè)資料;②工程建設(shè)及施工技術(shù)資料;③工程鑒定檢測資料;④工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料;⑤工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定資料。其中:

1)工程開工建設(shè)資料分為:①可研、初設(shè)、地勘、批復(fù)計(jì)劃等有關(guān)文件資料;②工程招標(biāo)文件等資料;③承發(fā)包、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各種合同書資料;④監(jiān)督、質(zhì)量保證、項(xiàng)目劃分等有關(guān)批準(zhǔn)資料;⑤其它資料。

2)工程建設(shè)及施工技術(shù)資料分為:①會(huì)議記錄資料;②監(jiān)理資料;③施工圖紙、變更、技術(shù)說明、圖紙會(huì)審、通知及審批等資料;④施工組織設(shè)計(jì)、方案、日記、往來函件及檢查處理等資料;⑤運(yùn)用、度汛、調(diào)度方案等資料。

3)工程鑒定檢測資格分為:①設(shè)備產(chǎn)品說明、調(diào)試、鑒定及試運(yùn)行等資料;②施工測量、測試及各種觀測記錄;③各種原材料構(gòu)件質(zhì)量鑒定、檢查、檢測試驗(yàn)資料;④各種試驗(yàn)報(bào)告單;⑤其它相關(guān)檢測資料。

4)工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料:①建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、管理、運(yùn)行、報(bào)告等資料;②竣工決算、竣工審計(jì)、竣工自查等報(bào)告資料;③其他有關(guān)資料;④竣工圖紙;⑤工程照片。

5)工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定資料:①隱蔽工程驗(yàn)收記錄資料;②單元工程質(zhì)量評(píng)定資料;③分部工程質(zhì)量評(píng)定資料;④單位工程質(zhì)量核定資料;⑤其他有關(guān)資料。

4.2 建立資料庫

對(duì)工程建設(shè)的各種資料進(jìn)行分類，存入相關(guān)的資料庫中，按照工程進(jìn)度不斷增加新的內(nèi)容。這樣，即快捷方便，又保證了資料的真實(shí)，完整。通過我們的工作，穆興灌渠節(jié)制閘工程技術(shù)檔案有一套較全面的數(shù)據(jù)庫。

4.3 資料庫的管理

監(jiān)理公司把工程資料質(zhì)量作為工程建設(shè)質(zhì)量體系的一部分，工程資料整理不合格，整體工程不允許驗(yàn)收。在工程招標(biāo)時(shí)，對(duì)資料管理做出明確規(guī)定，把要求寫進(jìn)招標(biāo)文件;工程施工中，又對(duì)資料管理做出了詳細(xì)規(guī)定，要求及時(shí)整理，及時(shí)保存，由駐地監(jiān)理對(duì)施工單位資料整理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo);工程竣工后，由監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，對(duì)工程資料再開展全面系統(tǒng)地檢查整理工作，確保資料的準(zhǔn)確性、完整性。

［1］李永強(qiáng).水利工程檔案管理手冊(cè)［R］.北京:中國水利水電出版社，2001.

［2］姚麗娟，馬慶霞，高萬軍.淺析水利工程文件歸檔與管理［J］.黑龍江水利科技，2007，35(1):134 －35.