關(guān)于人事檔案管理工作重要性的分析

鄭 敏

(黑龍江省水利科學(xué)研究院，哈爾濱150080)

1 人事檔案管理的意義

隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動(dòng)頻率加快，越來(lái)越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人事檔案不再對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。單位用人機(jī)制的改革誤導(dǎo)了一些人對(duì)人事檔案的看法，滋生了“檔案無(wú)用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。隨著我國(guó)教育改革的日益深化，學(xué)校決策部門對(duì)人才信息的需求量也必然更加迫切，21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過(guò)程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識(shí)人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。

2 當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀

人事檔案管理工作越來(lái)越被各級(jí)人事部門所重視?？墒?，目前人事檔案管理工作還不能適應(yīng)形勢(shì)，存在著一些問(wèn)題。

2.1 管理體制不順暢

現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理，在組織人事工作中發(fā)揮著重要作用。但是由于在新時(shí)期，人員流動(dòng)量大而且快，人員的隸屬關(guān)系時(shí)常會(huì)有變化等原因，人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況新問(wèn)題。①檔案管理的關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門以及社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等部門，其管理的主體不清。②人檔脫節(jié)。在人員流動(dòng)中，少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無(wú)檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。③管理有盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí)，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)流動(dòng)人員及一時(shí)沒(méi)有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，成為新的管理盲區(qū)。

2.2 人事檔案管理人員素質(zhì)不高

①思想觀念比較陳舊。個(gè)別人事檔案管理人員沿襲傳統(tǒng)的工作方法，整天忙于日常事務(wù)性工作之中，對(duì)在深化人事制度改革和完善市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制過(guò)程中人事檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題很少坐下來(lái)進(jìn)行認(rèn)真地分析和研究，缺乏開拓進(jìn)取精神。②業(yè)務(wù)水平不高。當(dāng)前人事檔案管理人員的文化水平雖然從整體上有所提高，但是由于對(duì)人事檔案方面的專業(yè)知識(shí)了解不夠，加上缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，難免在工作中會(huì)出現(xiàn)一些誤差。③奉獻(xiàn)精神不強(qiáng)。人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜而繁忙的工作，這就需要人事檔案工作者要有一種矢志不渝、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。但是在一些部門，由于人員更換頻繁、工資福利相對(duì)過(guò)低等諸多方面的原因，挫傷了人事檔案工作者的積極性。2.3 人事檔案的內(nèi)容不完整

①檔案的內(nèi)容不實(shí)。人事檔案中的材料一般都是由本人填寫的，由于組織上對(duì)有些材料缺乏嚴(yán)格的審查，致使個(gè)別人事檔案內(nèi)容不實(shí)不準(zhǔn)。特別是有的人處于個(gè)人的私利，在檔案中將“年齡越填越小、工齡越填越長(zhǎng)、文憑越填越高”;有的人事檔案材料中填寫的內(nèi)容前后不一致，使檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性，這給人事部門考察了解當(dāng)事人的信息增加了難度。②檔案的內(nèi)容不精。檔案材料分為十類并依材料形成時(shí)間排列。實(shí)踐證明，這種管理方式是基本合理的。但是在具體操作中，由于資料形成部門要求將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進(jìn)了檔案，使檔案的內(nèi)容臃腫繁雜。

3 加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實(shí)面貌，有其時(shí)代的特點(diǎn)。管檔人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了那個(gè)年代，對(duì)當(dāng)時(shí)的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會(huì)有困難，提供數(shù)據(jù)會(huì)有誤差。要對(duì)檔案的管理知識(shí)加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。

加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料，對(duì)收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

總之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理工作可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

［1］劉萌.檔案管理與經(jīng)濟(jì)知識(shí)論［M］.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.