檔案管理工作水平亟待提高

呂東曉， 蘇彥忠， 楊黨振

1 鄧州市工程質(zhì)量監(jiān)督站（474100） 2 駐馬店市建設工程質(zhì)量監(jiān)督站（463000）

檔案管理工作做好了,一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果,為企業(yè)與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式,決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。檔案管理工作要立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感,進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點:1）部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；2）一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備,但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。3）領導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:1）檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確。2）檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。3）檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。4）檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

雖然企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展，但企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動、一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃，有任務、無落實，有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

檔案管理工作要立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應檔案管理工作的新形勢。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調(diào)整。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

檔案工作的發(fā)展趨勢,對檔案管理工作人員的專業(yè)構成提出了新的要求，即一方面需要補充大量計算機軟、硬件人才，同時對現(xiàn)有檔案人員的知識與水平不斷補充與更新。必須改變保管型人員過多、結(jié)構單一的狀況，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構合理的檔案工作隊伍。

科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理并不斷提高其水平可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

[1]鄭時彪.我國信息化與自動化技術發(fā)展戰(zhàn)略[J].科技管理研究,1998,3