試論工程設(shè)計檔案的全面質(zhì)量管理

嚴(yán) 林

機械工業(yè)第六設(shè)計研究院（450007）

檔案是為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),工程設(shè)計檔案是確保工程設(shè)計質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。設(shè)計院推行全面質(zhì)量管理，當(dāng)然也包括檔案管理部分，但檔案管理作為工程設(shè)計子系統(tǒng)形成自身的獨立體系。而每個行業(yè)檔案工作都是為該行業(yè)主要業(yè)務(wù)服務(wù)，檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。

1 工程設(shè)計檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點

所謂工程設(shè)計檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量，最終確保工程設(shè)計質(zhì)量。它具有以下幾個特點:

1）全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計人員、檔案人員等密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成設(shè)計文件流程的歸檔及檔案管理工作。檔案人員要能準(zhǔn)確收集、整理、分類、裝訂交工資料，做到檔案分類清楚，排列有序、存放位置明確，查找方便快捷，并建立對零散檔案及時登記歸檔制度，有效地防止了檔案的遺失。要樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

2）全過程控制。按照檔案全面質(zhì)量認(rèn)證體系，從設(shè)計、審校、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理,不斷提高檔案管理水平。

3）科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、計算機技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平,并進一步利用計算機系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

2 解決和改進檔案質(zhì)量問題的步驟

有的設(shè)計院檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視，覺得檔案工作不能給單位帶來效益，只是花錢不掙錢；檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn)；檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機、檔案管理軟件等都配備不齊全；室藏檔案數(shù)量不完整，平時不注意文件、資料的收集、整理，檔案制度不完善等等。解決這些問題的方法有以下幾種:

1）分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從設(shè)計前期工作開始，各部門、各設(shè)計人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識，查找問題。

2）分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因，找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

3）找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。針對影響檔案質(zhì)量的主要因素，提出改進計劃，并制定解決問題的落實措施和組織實施解決和改進檔案質(zhì)量的措施或計劃。

4）同計劃和目標(biāo)對照，檢查采取措施后收到的效果。

5）總結(jié)經(jīng)驗、鞏固成績，把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去，防止再次發(fā)生類似的問題。

6）對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的，再從第一步開始，進行新一輪的改進，繼續(xù)加以解決。

3 工程設(shè)計檔案質(zhì)量管理的要求

1）必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性，認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，因此要求從事檔案工作的人員，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識，用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2）要不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會,使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3）要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質(zhì)量管理，更好地為設(shè)計科研服務(wù)，促進各項工作的質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

4）要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的，不同部門、不同工作人員之間能否密切配合，上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”，是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”，為下道“工序”提供質(zhì)量保證，那么，檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

5）要以預(yù)防為主，防檢結(jié)合，重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理，檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點，從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?，做到防患于未然?/p>

6）推行計算機在檔案管理中的應(yīng)用，抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

計算機對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護檔案信息的重要手段。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

[1]鄭時彪我國信息化與自動化技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略[M].科技管理研究,1998,3