試論縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州檔案局 馮躍龍

試論縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作

文/云南大理漾濞彝族自治州檔案局 馮躍龍

新時代背景下，檔案管理工作在縣級檔案局中是一項十分重要的工作內(nèi)容。隨著現(xiàn)代化科技技術(shù)的進步，人們對縣級檔案局的檔案管理工作的要求越來越高?？h級檔案局的檔案管理工作要逐漸發(fā)展為綜合性的信息資源管理中心，而不僅僅是保管檔案。為了達到現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，縣級檔案局必須優(yōu)化改革檔案管理工作，用現(xiàn)代化檔案管理工作的方法進行檔案管理工作。

縣級檔案局；現(xiàn)代化；檔案管理

現(xiàn)代化檔案管理工作的要求下，縣級檔案局要全面落實現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，可以從三個方面進行改革優(yōu)化。方面一，緊跟時代的步伐，將現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作進行有機結(jié)合。方面二，因地制宜，完善現(xiàn)代化檔案管理工作的制度。方面三，以人為本，發(fā)展人才，培養(yǎng)現(xiàn)代化、信息化的檔案管理人才。

一、現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合

檔案工作是縣級機關(guān)工作中的重要組成部分，具有提升機關(guān)工作的工作質(zhì)量、工作效率的重要價值。此外，檔案工作還能維護機關(guān)真實的歷史面貌，在機關(guān)工作中具有十分重要的地位和價值。目前，隨著科技的高速發(fā)展，現(xiàn)代化電子信息技術(shù)已覆蓋全球?，F(xiàn)代化電子信息技術(shù)的普及，給縣級檔案局的檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展，同時也給當(dāng)前的檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)。

檔案管理工作如何才能做到與時俱進，首先檔案管理的工作人員必須認(rèn)識到現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作互相結(jié)合的重要性?，F(xiàn)代化電子信息技術(shù)的內(nèi)容就是利用計算機技術(shù)進行檔案管理工作，計算機作為全新的信息載體，能在磁盤和硬盤中建立電子信息檔案，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。此外，計算機還具有運算速度快、查找能力強、儲存空間大等多項優(yōu)點，因此，使用計算機進行檔案管理工作能顯著提高檔案工作的工作效率。

現(xiàn)代化電子信息技術(shù)與檔案管理工作有機結(jié)合后，還能創(chuàng)建全面、綜合、快速、有效的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系。通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系能將檔案信息資源上傳至縣級檔案局官方網(wǎng)站，人們可以通過網(wǎng)站查閱檔案信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。如此一來，不但為縣級市民提供了便利，還能促進檔案信息資源的開發(fā)，進而促進縣級地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展。

二、因地制宜，完善現(xiàn)代化檔案管理工作的制度

（一）全面普查檔案。為了完善現(xiàn)代化檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化，第一步就要對檔案進行全面普查。由于檔案案卷數(shù)量十分龐大，而傳統(tǒng)的檔案工作中又不會對檔案案卷進行普查，因此現(xiàn)代化檔案管理工作必須要對長時間沒有整理、普查的檔案案卷進行全面的普查。普查過程中，要清除一些失去使用價值的文件，或是很多重復(fù)的文件。只有將這些毫無用處的文件全面清除了，才能提高今后檔案管理工作的工作效率。

（二）統(tǒng)一分號。現(xiàn)代化的檔案管理工作主要依賴于計算機技術(shù)，檔案工作人員必須將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案錄入到計算機系統(tǒng)當(dāng)中。為了提高今后計算機檢索的效率，工作人員應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)定，對檔案進行統(tǒng)一的分號，保證計算機檢索的查全率。分類過程中，工作人員應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)地檢查、審核、校對，避免出現(xiàn)分類錯誤。

（三）規(guī)范題名。為了提高檔案檢索的查準(zhǔn)率，要對檔案進行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的題名。題目過程中，應(yīng)正確描述機構(gòu)的名稱，避免因為描述不清楚而導(dǎo)致計算機系統(tǒng)無法查準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。此外，還要在檔案錄入的過程中詳細(xì)描述檔案的詳細(xì)信息，例如相關(guān)人名、相關(guān)地點、時間范圍、事件描述等各類信息，保證檔案信息的完整有效。審核過程中，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息有缺漏的，應(yīng)立即補齊，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息有累贅的，應(yīng)立即刪除。保證檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三、培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的人才

為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作，必須培養(yǎng)具備現(xiàn)代化信息技術(shù)能力的專業(yè)人才。計算機在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，而相應(yīng)的檔案管理工作人才也應(yīng)該具備專業(yè)的技能?，F(xiàn)代化的檔案工作人員不但要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)能力，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)其他相關(guān)的先進知識和先進成果，使自身能力能緊跟時代的發(fā)展步伐?，F(xiàn)代化檔案管理工作人員應(yīng)具備以下三個方面的能力：方面一，全面掌握計算機的使用能力，掌握計算機的使用能力是現(xiàn)代化檔案管理工作人員的基本能力，也是促進自身發(fā)展的必要條件。方面二，業(yè)務(wù)能力較強，工作人員要將自己樹立為“活檔案”，才能更好地幫助人們解決問題。方面三，掌握專業(yè)的知識，由于檔案工作中設(shè)計專業(yè)知識范圍較廣、內(nèi)容較多，因此要求檔案管理的工作人員必須掌握專業(yè)的知識，以及其他相關(guān)專業(yè)的基本知識。

四、結(jié)語

綜上所述，縣級檔案局檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢是必然的。現(xiàn)代化檔案管理工作最基本的特點就是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化檔案管理工作不但要結(jié)合現(xiàn)代化電子信息技術(shù)，還要完善現(xiàn)代化檔案管理工作的制度，最后培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理工作的專業(yè)人才。

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