試論高校教學(xué)檔案的管理與利用

賈素梅

(河北工程大學(xué)綜合檔案室,河北邯鄲 056038)

試論高校教學(xué)檔案的管理與利用

賈素梅

(河北工程大學(xué)綜合檔案室,河北邯鄲 056038)

文章針對在高校檔案管理工作中,如何加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,歸納了歸檔范圍,提出了加強(qiáng)檔案管理與利用的可行措施。充分發(fā)揮教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用,更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

教學(xué)檔案;管理;利用

教學(xué)檔案是學(xué)校和師生員工在從事教學(xué)管理和教學(xué)實踐中直接形成的、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等原始記錄,它翔實地記錄了學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展歷程和廣大師生員工自強(qiáng)不息的奮斗足跡。它不僅是當(dāng)前工作的真實記載,也為后人的工作借鑒,提供了可靠的依據(jù)。

一、更新觀念,創(chuàng)新機(jī)制,強(qiáng)化教學(xué)檔案的重要性

1.更新觀念,增強(qiáng)服務(wù)意識。教學(xué)檔案工作在為領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時,還必須使檔案服務(wù)貼近師生員工,樹立以教師、學(xué)生為主體的工作理念,為師生提供便利條件,從而使我們的檔案工作始終保持旺盛的生機(jī)和活力。

2.完善管理機(jī)制,創(chuàng)新檔案服務(wù)。使檔案工作由被動變?yōu)橹鲃?由滯后變?yōu)槌?由封閉轉(zhuǎn)為開放。加強(qiáng)檔案工作宣傳力度,增強(qiáng)全員檔案意識,樹立做好高校檔案工作的自覺性和責(zé)任感。檔案意識薄弱是長期以來影響高校檔案工作開展的重要原因之一。檔案部門應(yīng)配合學(xué)校提高兼職檔案人員對檔案工作重要性的認(rèn)識,對兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識和工作技能的培訓(xùn),挖掘他們的潛力,調(diào)動他們的積極性,最大限度地發(fā)揮他們的作用。同時,經(jīng)常辦一些有關(guān)檔案工作的專欄櫥窗,對全校師生開展《檔案法》的宣傳。

3.為提高教學(xué)質(zhì)量提供參考。教學(xué)檔案中包含著歷任教師對教學(xué)內(nèi)容的研究、教學(xué)方法的探討及經(jīng)驗總結(jié)、優(yōu)秀教案;還有反映本校重大科研成果、創(chuàng)新成果的照片材料;國內(nèi)外有一定影響的專家、教授、知名人士來校講學(xué)以及開展學(xué)術(shù)活動等過程中形成的檔案材料,都是后任教師的寶貴財富,是他們教學(xué)的借鑒。因此,我們檔案工作者必須為學(xué)校歷史站好崗,為學(xué)校今天服好務(wù),為學(xué)校明天積累好精神財富。

二、確定教學(xué)檔案歸檔范圍,豐富檔案館藏

1.確定教學(xué)檔案的歸檔范圍加大檔案收集力度,廣開渠道,進(jìn)一步豐富檔案信息資源。要想將各種類型、各種載體 (包括電子、照片、膠片、錄像、錄音帶等形式)有歸檔保存價值的材料及時認(rèn)真細(xì)致地收集、整理、歸檔,就必須按照教育部、國家檔案局第27號令《高等學(xué)校檔案工作管理辦法》和《教學(xué)文件材料歸檔范圍》的要求,結(jié)合我校教學(xué)的實際情況,將教學(xué)檔案歸納為以下幾部分:

(1)綜合:包括上級教育主管機(jī)關(guān)下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件;教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法;學(xué)校規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度;教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料等。

(2)學(xué)科與實驗室建設(shè):包括上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及實驗室建設(shè)的文件材料;學(xué)科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料;重點學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)材料;學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)計劃、總結(jié)材料和統(tǒng)計報表。

(3)招生:包括上級有關(guān)招生工作的文件材料;招生計劃、規(guī)定、生源計劃;新生錄取材料及新生名單;招生宣傳、招生工作總結(jié)。

(4)學(xué)生管理:包括新生入學(xué)登記表;學(xué)生學(xué)籍卡;學(xué)生學(xué)習(xí)成績總冊;學(xué)生學(xué)籍變更材料 (升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué));學(xué)生個人檔案;學(xué)生獎勵、處分材料;學(xué)生非正常傷亡調(diào)查、處理意見;畢業(yè)生分配材料;畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查材料。

(5)課堂教學(xué)與教學(xué)實踐:包括各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱;教學(xué)成果;教學(xué)課件;精品課程;教學(xué)日歷;教學(xué)任務(wù)書;教學(xué)實習(xí)、計劃、總結(jié);社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)。

(6)師資管理:包括師資隊伍建設(shè)規(guī)劃;師資培訓(xùn)計劃、考核和總結(jié);教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況;省、市級專業(yè)帶頭人申報材料及批復(fù);優(yōu)秀教師申報、評審及批復(fù)。

(7)學(xué)位管理:包括上級有關(guān)學(xué)位工作文件材料;本校學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié);本科生優(yōu)秀學(xué)士學(xué)位論文;博士、碩士研究生學(xué)位論文及評審材料。

(8)成人教育管理:包括夜大學(xué)、函授部和各類培訓(xùn)班、進(jìn)修班形成的文件和材料。

2.建立健全完善合理的教學(xué)檔案管理制度

制定嚴(yán)格的制度,使檔案管理能夠做到按章辦事。將文件材料收集歸檔工作納入各學(xué)院、各單位工作計劃,納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入有關(guān)評估指標(biāo),將業(yè)務(wù)工作與歸檔工作同步布置、同步檢查、同步總結(jié)、同步驗收;將教學(xué)材料的歸檔工作與年終考核及職務(wù)晉升、職稱評聘等掛鉤,從而增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。

各學(xué)院的兼職檔案員在每年的六月以前將上一年的檔案收集齊全后,填寫移交清單一式兩份,及時移交學(xué)校檔案室存檔。通過制度來約束學(xué)校各部門及教師協(xié)助檔案部門作好教學(xué)檔案的收集工作。只有這樣才能逐步建立檔案門類齊全、館藏豐富、管理科學(xué)的館藏體系。在收集材料的過程中,我們要有目的、有重點、有鑒別地去做,一定要把有保存價值的檔案作為重點收集,剔除無用的材料,把好檔案工作的第一關(guān)。

三、作好檔案的整理工作,為檔案開發(fā)利用打好基礎(chǔ)

教學(xué)工作是承前啟后,具有連續(xù)性,又有很強(qiáng)的階段性和周期性,有其獨特的性質(zhì)。一項教學(xué)成果、科研課題的研制成功,必須以占有大量相關(guān)的檔案文獻(xiàn)信息為前提。因此,我們檔案室根據(jù)教學(xué)研究的實際情況,圍繞特定課題及時向教師、研制人員提供對口徑的各種文獻(xiàn)資料。有資料才能有比較、權(quán)衡、繼承、創(chuàng)新。教學(xué)檔案具有自己獨立的特點。所以我們檔案工作人員在整理組卷時,只有充分重視這一特點,才能將教學(xué)檔案整理的不零亂、有系統(tǒng)、便查找利用。

在整理過程中,我們先將檔案材料確定其保管期限,永久、長期、短期。再將檔案按年度、內(nèi)容、問題科學(xué)分類,根據(jù)《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進(jìn)行立卷、裝訂、上架。通過我們細(xì)致的整理工作,使教學(xué)檔案更加完整、規(guī)范化。在檔案的整理和組卷過程中,我們還注意到了去偽存真,應(yīng)立卷的立卷,該裱糊的裱糊,把選好的材料進(jìn)行分類組合,排列編目。整理工作做的越細(xì)致,以后利用起來就越方便。

四、充分利用檔案信息資源,為教育教學(xué)工作服務(wù)

進(jìn)一步強(qiáng)化教學(xué)檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)中的基礎(chǔ)地位,把教學(xué)檔案收集好、管理好、利用好。收集是基礎(chǔ),管理是手段,利用是根本。為了充分發(fā)揮檔案信息資源對教育教學(xué)改革的重要作用,在實際工作中,我們一方面把檔案室作為對外宣傳的重要窗口,積極為查閱利用檔案資源者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù),打造蘭臺人的形象;另一方面,積極利用館藏檔案信息資源,圍繞學(xué)校的中心工作,編輯出大量適合當(dāng)前學(xué)校改革開放的檔案編研資料。如 :《組織沿革 》、《大事記 》、《年鑒 》、《校史 》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編 》、《重要文件匯編》、《專題文件匯編》、《榮譽(yù)錄》、《檔案利用效果選編》等。真實地記錄、反映了學(xué)校的發(fā)展和變化。近三年來,我們檔案室,共接待各類檔案利用者 4028人 (次),調(diào)檔 10039卷(冊),為利用者復(fù)印檔案 5682份,就學(xué)生的學(xué)籍檔案而言,每年的利用率就高達(dá) 90%以上。學(xué)生考研、考博、證書丟失、出國深造等,均需利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書真?zhèn)?學(xué)生就業(yè)等,更加大了學(xué)生學(xué)籍檔案的利用。為了檔案的查準(zhǔn)率、查全率,我們編制了《全引目錄》、《案卷目錄》、《案卷文件目錄》、《專題目錄》、《百號檢索》等多種檢索工具,還配備了計算機(jī)檢索,一切檔案工作的出發(fā)點和歸宿,是最大限度地滿足利用者的需求,真正做到以利用者為中心,令利用者滿意。

綜上所述,教學(xué)檔案是學(xué)校檔案工作的中心工作,從收集到整理再到利用,是一個有機(jī)的連續(xù)性的工作,只有搞好了教學(xué)檔案的管理,才能真正地服務(wù)于教學(xué)工作,才能真正地體現(xiàn)出教學(xué)檔案的價值。所以我們應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)檔案的管理和利用工作。

[1]教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法 (第 27號令)[Z].2008-8-20.

[責(zé)任編輯:陶愛新]

A tentative study on the management and utilization of college documents

J IA Su-mei
(HebeiUniversity of engineering,ArchivalOffice,Handan 056038,China)

This article is aimed at how to strengthen themanagement of teaching file,summerizing the scope of filemanaging and proposing the practicalmeasures to enhance the file management and use.We should make full use of the management of infor mation resources、and serve for ecucation and teaching better.

teaching file;management;make use of

G271

A

1673-9477(2010)02-0124-02

2010-04-17

賈素梅 (1956-),女,山西垣曲人,館員,研究方向:檔案管理。