高校二級學(xué)院圖書、情報、檔案一體化管理探析

□ 韋曉燕

圖書、情報、檔案是高校的三大信息支柱。近年來，隨著高校圖書館的進(jìn)一步情報化，圖書情報工作基本上己實(shí)現(xiàn)了一體化管理。但檔案與圖書情報工作仍分屬不同部門，一體化管理尚未實(shí)現(xiàn)。從理論上來說，高校實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理是大的趨勢；就實(shí)際操作而言，受體制和認(rèn)識等多種因素的制約，高校圖書、情報、檔案一體化管理暫時難以實(shí)現(xiàn)，但在其二級學(xué)院應(yīng)該而且也能夠?qū)崿F(xiàn)三者的一體化管理。

一、對圖書、情報、檔案一體化管理的爭論

圖書、情報、檔案一體化是通過將圖書、情報、檔案各自獨(dú)立的部門整合為統(tǒng)一管理、相互關(guān)聯(lián)的一個整體過程。在20世紀(jì)五六十年代，國外已開始對圖書、情報、檔案一體化進(jìn)行研究。1974年，聯(lián)合國教科文組織提出建立“國家情報系統(tǒng)”(NAIIS)，該系統(tǒng)“涉及全部學(xué)科領(lǐng)域里的文獻(xiàn)、圖書館和檔案的服務(wù)工作”。這一趨勢引起我國學(xué)術(shù)界和有關(guān)方面的關(guān)注。學(xué)術(shù)界在圖書、情報、檔案一體化管理方面進(jìn)行了深入的理論研究，一些基層單位也對一體化管理進(jìn)行了有益的嘗試，積累了一定的實(shí)踐經(jīng)驗。通過研究和探索，對是否應(yīng)該實(shí)行一體化管理產(chǎn)生了分歧，并最終分化為支持者和反對者這兩大陣營。

1.支持圖書、情報、檔案一體化的主要理由

(1)圖書、檔案、情報同出一源，歷史上很難區(qū)分開。早在遠(yuǎn)古時代的檔案、圖書、情報是很難區(qū)分的，三者同出一源、同為一體。古代檔案與圖書是名副其實(shí)的“一體化”，圖書館與檔案館融為一體。

(2)圖書、檔案、情報具有相同特征。圖書、情報、檔案均具有信息性、知識性、服務(wù)性這三個特征，圖書、情報、檔案工作均屬提供知識信息的服務(wù)工作。

(3)圖書、情報、檔案一體化管理的系統(tǒng)論機(jī)理。根據(jù)貝塔朗菲發(fā)現(xiàn)的著名定律:整體系統(tǒng)的屬性與功能大于各孤立子系統(tǒng)的總和，即整體性功能的發(fā)揮不是簡單地1+1=2，而是>2。應(yīng)用到“一體化”研究中，即圖書、檔案、情報各自作為一個獨(dú)立的系統(tǒng)，有著自己的獨(dú)立功能，但這三個系統(tǒng)功能簡單相加的總和，是會小于“一體化”整體功能的，只有圖書、檔案、情報融為一體后，他們才能產(chǎn)生橫向聯(lián)系與協(xié)作，促進(jìn)圖書、檔案、情報資源共享，才能產(chǎn)生1+1>2的系統(tǒng)效能。

(4)信息技術(shù)的發(fā)展和信息工作人員綜合素質(zhì)的提高為一體化管理提供了現(xiàn)實(shí)可能。計算機(jī)設(shè)備和技術(shù)的推廣為信息綜合管理提供了初步的物質(zhì)基礎(chǔ)，圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的綜合教育，使信息工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、知識結(jié)構(gòu)和工作能力有了很大提高，為實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化奠定了初步的人才和智力基礎(chǔ)。

2.反對圖書、情報、檔案一體化的主要理由

(1)圖書、情報和檔案工作雖然都是以文獻(xiàn)為自己的工作對象，但所收集文獻(xiàn)的內(nèi)容和范圍卻截然不同。圖書情報工作所收集的文獻(xiàn)是以人類知識整體為對象，文獻(xiàn)的知識信息數(shù)量大，學(xué)科門類齊全，內(nèi)容學(xué)術(shù)性、理論性強(qiáng)。而檔案工作所收集的文獻(xiàn)主要來自本單位，是單位各項實(shí)踐活動的原始記錄，是對客觀事物的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

(2)圖書資料具有互補(bǔ)性和可代替性，而檔案具有唯一性和不可代替性。圖書情報工作為了滿足本單位用戶的需求，要收集齊所有文獻(xiàn)是不可能的(也沒有必要)，所以必須實(shí)行多館聯(lián)合采購，共同建立一個文獻(xiàn)資源保障體系，以實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源共建共享。一個圖書館的文獻(xiàn)如果全部毀壞，還可以通過其他圖書館的文獻(xiàn)來代替，這是由圖書出版的多復(fù)本量決定的。而檔案館的文獻(xiàn)資源建設(shè)只能依靠本館自身力量來完成，文獻(xiàn)具有唯一性，一旦損失無法彌補(bǔ)。

(3)從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強(qiáng)調(diào)的是其服務(wù)性，而檔案館是保存性。圖書館所收集的文獻(xiàn)主要是為了讀者使用，所有文獻(xiàn)都向讀者開放，一般沒有長期保存的必要，文獻(xiàn)在館內(nèi)允許有一個自然損耗。而檔案館所收集的文獻(xiàn)主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權(quán)限限制。許多文獻(xiàn)的保存期都是永久，在保存期內(nèi)任何文獻(xiàn)都不能遺失。

綜合上述兩個方面的意見，筆者以為，對于是否采取圖書、情報、檔案一體化管理模式，不應(yīng)一刀切，而應(yīng)堅持實(shí)事求是的原則，根據(jù)行業(yè)或單位的不同性質(zhì)、不同特點(diǎn)而實(shí)施不同的管理方式。用設(shè)施；信息化手段的應(yīng)用程度低，信息共享難以實(shí)現(xiàn)。

鑒于以上特點(diǎn)，各高校二級學(xué)院理應(yīng)實(shí)行圖書、情報、檔案一體化管理，整合有限的信息資源和管理人員，發(fā)揮整體服務(wù)效能。同時，實(shí)行圖書、情報、檔案一體化管理與高?，F(xiàn)有的管理體制沒有大的沖突，易于為各個方面所接受，在實(shí)際操作中障礙較少。

二、高校二級學(xué)院圖書、情報、檔案管理的特點(diǎn)分析

1.數(shù)量規(guī)模小，信息內(nèi)容單一

二級學(xué)院是各高校的基層單位。由于各高校普遍設(shè)有圖書館、檔案館（或綜合檔案室）開展高校的圖書情報和檔案工作，面向全校提供圖書情報和檔案服務(wù)，高校二級學(xué)院所擁有的圖書資料和檔案的數(shù)量都比較少，內(nèi)容和載體形式也比較單一。圖書資料多為本學(xué)院所設(shè)置專業(yè)的專業(yè)書籍和刊物，檔案多為本學(xué)院在教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文等。

2.特征更為接近

檔案具有信息性和知識性等特征，但其最本質(zhì)的特性在于其具有原始性，表現(xiàn)在載體上檔案往往是孤本，在價值上檔案具有歷史憑證作用。但對于高校二級學(xué)院來說，其保存的檔案，如教學(xué)管理中形成的教案、畢業(yè)論文，其價值更多地體現(xiàn)為情報價值，需要發(fā)揮歷史憑證作用的檔案比較少。因此，二級學(xué)院保存的圖書和檔案，其特征更為接近，均表現(xiàn)為信息性和知識性。

3.工作人員少，管理水平低

二級學(xué)院從事圖書資料管理和檔案管理的人員數(shù)量很少，特別是從事檔案管理的人員多為文秘或教務(wù)人員兼任。圖書資料和檔案管理水平普遍比較低，表現(xiàn)為硬件條件差，普遍缺少相應(yīng)的管理和利

三、高校二級學(xué)院實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的途徑

1.樹立一體化的管理觀念

圖書、情報、檔案一體化是高校圖書、情報、檔案工作發(fā)展的必由之路。在知識經(jīng)濟(jì)時代，高校圖書、檔案、情報部門必將被賦予更新的形式和功能，將突破傳統(tǒng)的封閉、單一的部門限制，向著以自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主要特征并且能適應(yīng)當(dāng)代人信息需要的一體化方向發(fā)展。在高校全面實(shí)現(xiàn)一體化管理存在體制和認(rèn)識上的較大障礙的情況下，應(yīng)率先在其二級學(xué)院尋求突破，牢固樹立一體化的管理理念，積極探索一體化的實(shí)現(xiàn)形式。

2.建立一體化的管理體制

各高校二級學(xué)院要建立圖書、情報、檔案三位一體的信息工作機(jī)構(gòu)，建立圖書、情報、檔案三者聯(lián)合的文獻(xiàn)信息系統(tǒng)，改變原來的封閉管理和各自為政的獨(dú)立體系，實(shí)現(xiàn)彼此間信息資源的共享，發(fā)揮系統(tǒng)整體功能作用。一體化的圖書、情報、檔案部門將成為二級學(xué)院的知識中心、文化中心和信息中心，為學(xué)院的教學(xué)科研等活動提供智力支持、信息保障和精神動力，其地位將比以往任何時候都高。

3.加強(qiáng)一體化的設(shè)施建設(shè)

雖然各高校二級學(xué)院都為圖書、情報、檔案工作配置了一些設(shè)施設(shè)備，但總體而言還無法滿足實(shí)際需要，現(xiàn)有設(shè)施設(shè)備的使用效率也不盡如人意。隨著用戶對知識信息的需求不斷深化，對圖書、情報、檔案等信息服務(wù)的需求正在向全方位與綜合化、開放化與社會化、電子化與網(wǎng)絡(luò)化、集成化與高效化方向發(fā)展。所以各高校二級學(xué)院要加大對圖書、情報、檔案工作的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善管理和服務(wù)條件，特別是要加強(qiáng)對信息化設(shè)備的投入，建立圖書、情報、檔案工作綜合的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和管理系統(tǒng)，加強(qiáng)信息資源的數(shù)字化和專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，最大限度地滿足學(xué)院教學(xué)、科研的需要。

4.健全一體化的管理制度

實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案的一體化管理，建立一體化的信息中心，要有健全的、嚴(yán)密的制度來保證。從二級學(xué)院本身來講，要對現(xiàn)有的圖書、情報、檔案工作各自的管理制度進(jìn)行修訂完善，制定一套適應(yīng)一體化管理要求的規(guī)章制度，確保一體化的順利實(shí)施。從高校層面來說，也要修改相應(yīng)的規(guī)章制度和管理、考核辦法，確認(rèn)二級學(xué)院圖書、情報、檔案一體化管理的合法地位，為一體化建設(shè)創(chuàng)造良好的政策環(huán)境。

5.提供一體化的人才保障

實(shí)現(xiàn)圖書、情報、檔案的一體化，需要一批既具有扎實(shí)的圖書館學(xué)、情報學(xué)、檔案學(xué)的業(yè)務(wù)理論知識，又掌握現(xiàn)代化管理手段的高素質(zhì)的復(fù)合型人才。各高校及其二級學(xué)院要加強(qiáng)對這方面人才的培養(yǎng)，通過組織各類培訓(xùn)、繼續(xù)教育、學(xué)術(shù)交流等方式，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出一批適應(yīng)圖書、情報、檔案一體化管理需要的復(fù)合型人才，為推動圖書、情報、檔案的一體化提供人才保障和智力支撐。

高校二級學(xué)院圖書、情報、檔案一體化管理既有必要性，又有可行性，然而，它的實(shí)現(xiàn)將是一個漫長的過程，實(shí)現(xiàn)的模式和方法也不是單一的，因此，要重視圖書、情報、檔案一體化理論的學(xué)習(xí)與研究，有計劃、有步驟地推進(jìn)一體化發(fā)展進(jìn)程，為高校二級學(xué)院的發(fā)展提供更好的知識和信息支持。