機構(gòu)知識庫建設(shè)機制探析

□陳 琳

1 引言

機構(gòu)知識庫(Institutional Repository,簡稱IR)是在開放獲取環(huán)境下產(chǎn)生的一種以學術(shù)機構(gòu)為軸心的數(shù)字資源集合[1]。它集中了一個大學或研究機構(gòu)創(chuàng)造的所有智力成果,包括了期刊論文、論文預(yù)印本、技術(shù)報告、科研進展報告、碩博士論文、圖書或其章節(jié)、科研數(shù)據(jù)庫、會議錄、教學資料或課件、計算機軟件和其他灰色文獻等等[2],并通過網(wǎng)絡(luò)平臺達到全文檢索和利用的目的。

自2002年11月麻省理工學院圖書館和惠普實驗室共同開發(fā)的DSpace軟件正式面世以來,機構(gòu)知識庫在世界范圍內(nèi)發(fā)展迅速,并朝著全球知識共享的目標邁進。截至2009年11月18日,被開放存取知識庫名錄(The Direct of Open Access Repositories,簡稱DOAR)收錄的知識庫已超過1500個[3],其中超過80%的機構(gòu)知識庫將所有資源向網(wǎng)絡(luò)用戶開放。

從國內(nèi)外機構(gòu)知識庫建設(shè)的實踐來看,技術(shù)已不再是關(guān)鍵問題,相關(guān)的政策和相應(yīng)的支撐機制乃是機構(gòu)知識庫得以持續(xù)、健康發(fā)展的根本。本文擬結(jié)合相關(guān)案例,探討機構(gòu)知識庫建設(shè)的相關(guān)機制,以期對我國機構(gòu)知識庫建設(shè)有所裨益。

2 機構(gòu)知識庫建設(shè)機制

2.1 戰(zhàn)略機制

構(gòu)建機構(gòu)知識庫涉及權(quán)益交錯、經(jīng)費長期投入等諸多問題,需要從戰(zhàn)略的高度來認識它。對于一個機構(gòu)來說,實現(xiàn)對機構(gòu)知識資產(chǎn)的管理只是機構(gòu)庫建設(shè)發(fā)展的基本目標,建立長期的知識管理、傳播和服務(wù)利用機制,支持和服務(wù)于機構(gòu)知識創(chuàng)新過程和目標的實現(xiàn),乃是機構(gòu)知識庫長期的責任和建設(shè)的意義所在。因此,應(yīng)將機構(gòu)知識庫建設(shè)提升到保存知識資產(chǎn)、發(fā)展知識能力、構(gòu)建知識環(huán)境的戰(zhàn)略任務(wù)的高度,并將其納入機構(gòu)的整體建設(shè)、管理和發(fā)展戰(zhàn)略之中,以機構(gòu)知識庫白皮書或管理應(yīng)用指南等方式明確確認[4]。

機構(gòu)知識庫的發(fā)展若能獲得政府或高層次組織的支持,可以使機構(gòu)庫的發(fā)展更有效率且發(fā)揮最大效益。以臺灣地區(qū)為例,其機構(gòu)知識庫的建設(shè)就得益于當局的戰(zhàn)略決策。在2005年,臺灣“教育部”委托臺灣大學圖書館制訂“建置《臺灣學術(shù)研究資源中心》運作架構(gòu)、機制與執(zhí)行策略計劃”。該計劃經(jīng)“教育部”評估后,認為建置“臺灣機構(gòu)典藏(Taiw an A cademic Institutional Repository,簡稱 TAIR)”為當局刻不容緩之重要工作。于是在政府的牽頭下,2006年6月開始,臺灣大學圖書館開始執(zhí)行《建置機構(gòu)學術(shù)成果典藏計劃》,并以其為機構(gòu)典藏的營運范例,開發(fā)機構(gòu)典藏軟件和完備的相關(guān)行政工作流程文件與標準規(guī)范,作為全臺灣各高等院校建置機構(gòu)庫的參考[5]。政府的戰(zhàn)略決策極大地促進了臺灣地區(qū)機構(gòu)知識庫的發(fā)展,且分散建置、集中呈現(xiàn)的發(fā)展模式不僅保持了各自的主體性,發(fā)揮出機構(gòu)自身的研究特色與研究能力,又在使用上集中統(tǒng)一呈現(xiàn)臺灣的學術(shù)研究成果,方便利用。TAIR計劃已經(jīng)吸引了 94所高等院校的參與,總記錄條目達到439918筆[6]。

2.2 組織機制

機構(gòu)庫建設(shè)涉及圖書館、各學院系所、科研處、教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心等諸多部門,需要一個很好的合作團隊。從國內(nèi)外機構(gòu)知識庫創(chuàng)建的主體來看,大多數(shù)機構(gòu)知識庫都是由圖書館負責建立的,圖書館在機構(gòu)知識庫創(chuàng)建的各個階段都充當著宣傳、規(guī)劃及協(xié)調(diào)管理的角色。

圖書館應(yīng)主動宣傳機構(gòu)知識庫的意義與作用,號召更多的科研人員響應(yīng)、加入機構(gòu)知識庫的建設(shè),促進知識資源的共建共享。可以利用學科館員與各院系之間建立的經(jīng)常性聯(lián)系,把握各種機會及途徑加以宣傳,使研究人員對機構(gòu)知識庫取得認同并積極提交知識內(nèi)容;在系統(tǒng)的選擇和維護管理上,圖書館要與網(wǎng)絡(luò)中心合作,討論編寫資料庫的框架規(guī)劃及系統(tǒng)功能需求書、實施和維護機構(gòu)知識庫的成本、經(jīng)費、硬件等諸多細節(jié)問題;圖書館還應(yīng)該和教務(wù)處、科技處等部門密切配合,掌握著教師各類課題項目申請、完成狀況以及研究成果的信息。

2.3 政策機制

機構(gòu)知識庫政策是機構(gòu)基于擴大對研究資源存取能力及改革學術(shù)傳播體系的需要,對研究成果進行收集、保存、維護以及提供使用所制定的原則和標準規(guī)范[7]。政策的制定是一件復(fù)雜且需要持續(xù)進行的工作,它決定了機構(gòu)庫建設(shè)的質(zhì)量、發(fā)展方向和可持續(xù)發(fā)展。每個機構(gòu)的獨特性使得知識庫政策也是個性化的,是為每個機構(gòu)量身定做、滿足每個機構(gòu)需求的。通常情況下,政策框架應(yīng)涵蓋內(nèi)容存繳政策和知識產(chǎn)權(quán)保護政策。

2.3.1 內(nèi)容存繳政策

機構(gòu)庫中收錄哪些文獻類型,圖書、期刊論文、會議論文、學位論文、研究報告、手稿等各類型資料的收集原則、提交方式,是否收錄多媒體資料等都應(yīng)在存繳政策中加以規(guī)定 。若在內(nèi)容的存繳上缺乏相關(guān)政策,基于無任何約束力的作者的自愿和自覺方式進行,不僅內(nèi)容的提交率和科研人員認同率不高,建設(shè)的效率和效果往往不佳,進而會影響到知識庫的推廣和應(yīng)用。

一般來說,機構(gòu)庫知識的內(nèi)容以學術(shù)性及研究性作品為主,一般需要存檔的是論文預(yù)印本、已發(fā)表論文、技術(shù)報告、科研進展報告、碩博士論文、圖書或其章節(jié)、科研數(shù)據(jù)庫、會議錄、教學資料或課件、計算機軟件、其他灰色文獻等,而行政記錄、與機構(gòu)的歷史和活動有關(guān)的一些資料等則可以存儲在機構(gòu)的檔案館[8]。

各個機構(gòu)的內(nèi)容存繳政策不一。比如,香港科技大學機構(gòu)典藏政策確定其收集范圍為全校教職員工、博士生和研究助理的許可研究成果,包括期刊論文、數(shù)據(jù)集、圖書章節(jié)、會議論文、學位論文、研究和技術(shù)報告、專利、預(yù)印本、會議講演稿和工作論文等,不包括通俗讀物和報紙文章;香港理工大學包玉剛圖書館的機構(gòu)知識庫的收藏范圍包括全校研究人員、攻讀學位學生的許可研究成果,除期刊論文、技術(shù)報告、工作論文、會議論文、演示稿、預(yù)印本、圖書、圖書章節(jié)、專利、學位論文以外,還包括圖、素描圖、視頻和數(shù)據(jù)集等。

在機構(gòu)庫建設(shè)發(fā)展的初期,為了吸引科研人員向知識庫提交內(nèi)容,在決策層和管理層的支持下,制定出強制性自存繳政策,是內(nèi)容存繳政策的重中之重,將為內(nèi)容采集和持續(xù)建設(shè)提供強有力的政策保障[9]。比如,丹麥要求大學將其科學出版物都提交到“國家科研數(shù)據(jù)庫”中,英國Well Trust基金會要求凡是自2006年10月1日起接受基金會資助的研究者,必須將資助的研究成果存儲在PubMed Central或 UK PubMed Central中[10]。從美國、英國等已經(jīng)建成的機構(gòu)庫的內(nèi)容來看,機構(gòu)知識庫中博士論文、博士研究的原始數(shù)據(jù)文件以及碩士論文的收藏量都比較大,正是得益于大學對這些內(nèi)容強制提交的要求。我國的大多數(shù)高校也要求學生在畢業(yè)離校時必須提交學位論文電子版加以保存,這些強制性的存繳政策實踐證明是一種快速收集資源的好方法。

2.3.2 知識產(chǎn)權(quán)保護政策

機構(gòu)知識庫收集機構(gòu)成員投稿于商業(yè)性或非營利機構(gòu)出版的文獻,進行典藏時,除需取得作者授權(quán)外,還必須獲得出版社同意,故要實現(xiàn)全文開放存取,首先面臨的是著作權(quán)問題。從香港和臺灣地區(qū)高校機構(gòu)知識庫的內(nèi)容看,全文的比例總體還不高。

已發(fā)表的學術(shù)論文涉及自我典藏權(quán)利(self-archiving right)、全文索引權(quán)利(full-text indexing right)和全文取用權(quán)利(access right)。學術(shù)論文發(fā)表后,雖然作者將文章的多數(shù)權(quán)利出讓給了出版社,但作者和作者所在單位仍擁有自我典藏的權(quán)利,可對文章做全文索引;如果文章的權(quán)利已由作者讓渡給出版社,則出版社擁有論文的取用權(quán)利,機構(gòu)知識庫可以主動鏈接到擁有該篇文章取用權(quán)利的出版社資料庫網(wǎng)頁上,讓使用者付費購買,下載全文[11]。

據(jù)調(diào)查,愈來愈多的期刊或出版社認可作者以開放存取的方式做自我典藏,其中期刊允許自我典藏的比例從2003年的55%、2004年的83%提高到最近的94.88%;出版社允許自我典藏的比例也從2003年的42%、2004年的58%提高到最近的62.9%[12,13]。盡管如此,目前仍有5.12%的期刊和37.1%的出版社不允許自我典藏。因此,為了妥善保護機構(gòu)和作者的合法利益,應(yīng)建立明確的知識產(chǎn)權(quán)保護政策,出臺鼓勵出版商在著作權(quán)方面允許作者擁有更多權(quán)利的政策。

在版權(quán)制度的合法框架下,“開放內(nèi)容許可證”(open content licenses)應(yīng)運而生,這種新方法簡而言之就是作者為自己的作品選擇一種許可證一起發(fā)布,這些許可證本身都是開放式協(xié)議,即它只明文禁止使用者不能做的事,除此以外,可以隨意使用這些作品。美國C reative Commons基金會,在2002年12月16日提出的創(chuàng)作共享許可證(Creative Comm ons licenses,簡稱CC)就是這樣一種許可證。

CC許可保留作者的著作權(quán),同時在滿足一定許可條件的情況下,允許第三方因為研究與學習目的而復(fù)制、散發(fā)、公開展示或表演作品、將作品完全一致地轉(zhuǎn)化成另一種格式。第三方在超出“一定許可條件”下使用作品,仍需專門申請著作權(quán)人的許可。雖然使用者免費擁有了這些權(quán)利,但是必須遵守一些許可證設(shè)置的前提條件,諸如沒有得到許可,不得實施許可證中禁止的行為;所有的復(fù)制件上,都必須保留原始的版權(quán)說明和許可證的鏈接;不得更改許可證的內(nèi)容;不得用技術(shù)手段限制其他人合法使用作品[14]。創(chuàng)作共享版權(quán)許可(CC許可)在保障機構(gòu)成員著作權(quán)權(quán)益的同時促進了知識的廣泛傳播,故應(yīng)積極推行它。

在開放存取和知識產(chǎn)權(quán)保護政策上,不少國家的做法值得借鑒。在美國,美國國會通過了“公共獲取科學法案”(FRPAA)的立法提案,支持對公共資金資助的科學研究成果的開放存取;美國國家衛(wèi)生研究院(NIH)的開放存取政策要求研究人員在論文公開發(fā)表6個月后,將論文提交給N IH的PubMed-Central,然后免費提供公眾使用。美國國家自然科學基金會的開放存取政策提倡“期待并鼓勵研究成果的發(fā)表,共享數(shù)據(jù)和各種在工作中形成的材料。研究人員擁有其作品的知識產(chǎn)權(quán),并容許他們擁有版權(quán)或?qū)＠?。”[15]在荷蘭的“科學奶酪”項目中,關(guān)于平衡作者和出版商的版權(quán)問題就有很好的規(guī)定：一方面,出版商對涉及文獻商業(yè)行為的版權(quán)具有唯一許可權(quán);另一方面,作者擁有涉及文獻學術(shù)用途的許可權(quán)。無論是預(yù)印本,還是已出版發(fā)行的文獻,都要保證作者最后出版的版本在6個月后存檔于知識庫[16]。從個體層面看,一些大學的特殊政策也頗具特色,如美國馬里蘭大學“允許教授提交到校工作前完成的著作,但須加注,并由已有現(xiàn)成設(shè)備的單位,負責提供數(shù)字化掃描服務(wù)”;荷蘭開放大學鼓勵在文獻引用時,引注鏈接到原出版社;美國楊百翰大學與英國牛津大學“因后來正式出版而刪除的預(yù)印本,會在資料保存永久記錄中標注,并鏈接至新的書目資料”等[17]。

2.4 管理服務(wù)機制

機構(gòu)知識庫要持久、健康地運作,還應(yīng)建立支持機構(gòu)成員方便進行存繳和傳播的管理服務(wù)機制。

向知識庫系統(tǒng)中提交資源通常需要按照規(guī)定的程序,了解和操作這些程序往往需要花費一定的精力和時間,繁瑣的提交過程會使研究人員不愿意來做這些事情。所以,提交程序的設(shè)計應(yīng)簡便、易操作。在機構(gòu)知識庫建設(shè)的初期,還可以采取集中式的資源收集方式,即建立協(xié)助提交機制,由圖書館指定專人幫助研究人員完成資料的提交,包括資料的整理、格式的轉(zhuǎn)換、提交程序的完成等。這樣不僅可以減輕研究人員的負擔,還可以由圖書館統(tǒng)一管理機構(gòu)知識庫,對作者提交到機構(gòu)知識庫的作品是否符合該機構(gòu)服務(wù)對象的需求,是否屬于所要存檔的文獻類型,是否有版權(quán)許可,是否符合一定的格式,作品的元數(shù)據(jù)是否符合一定標準等內(nèi)容進行審核,保證機構(gòu)知識庫建設(shè)的質(zhì)量。

機構(gòu)知識庫應(yīng)具有基本服務(wù)功能和擴展服務(wù)功能?；痉?wù)功能是基于元數(shù)據(jù)加工和內(nèi)容提交、內(nèi)容組織、信息瀏覽、檢索等數(shù)字化學術(shù)信息的收集、集中管理、長期保存和提供使用的一般性功能;擴展服務(wù)功能則是基于訂閱、推薦、評注、標記、關(guān)聯(lián)瀏覽與檢索等一些滿足個性化服務(wù)需求的衍生功能。不同的機構(gòu)知識庫可以根據(jù)其建設(shè)和服務(wù)目標定位的不同,提供和支持不同的服務(wù)功能組合。對于提交到知識庫的研究成果,應(yīng)盡量賦予其更多的擴展服務(wù)功能,如可以自動維護個人著作目錄、能夠自動將成果散播到全國的機構(gòu)知識庫系統(tǒng)中,將機構(gòu)知識庫的內(nèi)容提供給google等搜索引擎,以增加能見度等[18]。

機構(gòu)知識庫的優(yōu)勢已經(jīng)越來越得到學術(shù)界的認可,以自我典藏方式存放在機構(gòu)知識庫中的論文,用戶容易獲得,故被引用的機會較大。調(diào)查表明,Astrophysica l Journa l上72%可免費獲取的論文(主要存放在A rXiv中),其篇均被引用次數(shù)為剩余28%的論文的2倍[19]。所以,為了讓研究人員切實感受到機構(gòu)知識庫帶來的利益,可以提供利用率、被引率的推送服務(wù),可以將研究人員所提交的科研成果的瀏覽量、下載量、被引率等信息,及時通過電子郵件或其他途徑傳遞給他們。像日本北海道大學等大學定期把文獻的下載數(shù)量通知給文獻提供者,讓著者了解自己提供的文獻在什么時候、多大程度上被利用,同時將讀者對論文的評價、感想等反饋到著者,促進著者與讀者之間的學術(shù)交流,活躍學術(shù)氛圍[20]。

2.5 激勵機制

研究人員向機構(gòu)知識庫提交研究成果的意愿,關(guān)系到機構(gòu)知識庫的成敗和可持續(xù)發(fā)展。由于人們對機構(gòu)知識庫的認識程度不高,缺乏主動提交的意愿,加之提交到機構(gòu)知識庫中的未發(fā)表的論著,目前在學術(shù)認可和科研待遇上尚未得到應(yīng)有的支持,更沒有被納入職稱評審可報送材料體系中,致使資源提交率仍然徘徊在較低的水平,為此,制定一些與學術(shù)評價相結(jié)合的激勵機制十分必要。如可以通過爭取組織內(nèi)部甚至國家政策的支持,制定出與學術(shù)評價機制相結(jié)合的激勵政策,將機構(gòu)知識庫中的資源納入科研考核評價體系和職稱評價體系。國外的一些做法值得我們借鑒：例如,比利時采取的一項激勵措施,是為作者提供建立和維護個人出版物目錄的服務(wù);在荷蘭,則為作者所存入的成果提供一個到皇家圖書館E-Depot的鏈接,在“科學奶酪”項目中建立的國家級的機構(gòu)知識庫,里面盡可能多地收錄了數(shù)百位國家學術(shù)帶頭人公開發(fā)表的成果,為機構(gòu)知識庫帶來了聲望和地位,從而激勵作者提交他們的作品[21];美國加州大學機構(gòu)知識庫網(wǎng)站建立的欄目“下載最多的記錄”(Top dow n loads);加拿大多倫多大學機構(gòu)知識庫網(wǎng)站上發(fā)布的“瀏覽量列表”(Item s viewed)[22]等,可以讓作者了解自己成果的社會反響,切實感受到機構(gòu)知識庫為其帶來的直接利益,這些舉措無疑對研究人員有激勵作用。

2.6 技術(shù)機制

采用開源軟件已成為機構(gòu)知識庫應(yīng)用平臺建設(shè)的主流,應(yīng)通過對 DSpace、EPrints、Fedora等開源軟件的功能特點及適用范圍的比較分析,選擇適合本機構(gòu)建設(shè)目標的軟件系統(tǒng)并進行必要的定制和擴展開發(fā)。以臺灣地區(qū)為例,臺灣高校機構(gòu)知識庫統(tǒng)一采用DSpace,并由臺灣大學對其進行二次開發(fā),完成了對DSpace的漢化和定制,向全臺灣院校提供全套的技術(shù)支持,包括系統(tǒng)軟件的下載、補丁程序、安裝手冊(W indow s版和 Linux版)、定制化手冊(文字與圖片的修改)、備份說明等,使得軟件界面可在英文、正體中文(即繁體中文)和簡體中文之間切換,用戶使用起來十分方便[23]。與此同時,技術(shù)平臺不僅應(yīng)建立開放的元數(shù)據(jù)收割接口,還應(yīng)建立與開放資源集成揭示系統(tǒng)(例如OpenDOAR)的開放統(tǒng)計與檢索接口,與學術(shù)出版、教育信息、科研數(shù)據(jù)、科學普及等系統(tǒng)的開放輸入輸出接口,與文獻信息服務(wù)系統(tǒng)的開放服務(wù)接口。

1 徐速.機構(gòu)知識庫.圖書館理論與實踐,2008(1)：39-41

2 趙繼海.機構(gòu)知識庫：數(shù)字圖書館發(fā)展的新領(lǐng)域.中國圖書館學報,2006(2)：33-50

3 Abou t OpenDOAR[2009-11-18].h ttp：//www.opendoar.org/about.htm l

4 張曉林.機構(gòu)知識庫的政策、功能和支撐機制分析.圖書情報工作,2009(1)：23-19

5 關(guān)于 NTUR.[2009-11-18].h ttp：//ntu r.lib.n tu.edu.tw/about/index.jsp.

6 臺灣學術(shù)機構(gòu)典藏.[2009-11-18].http：//tair.org.tw/

7 王學勤.機構(gòu)知識庫建設(shè)相關(guān)政策研究.中國圖書館學報,2007(3)：44-47

8 洪梅,馬建霞.機構(gòu)知識庫建設(shè)機制初探.情報雜志,2007(8)：37-39

9 陳淑珍,韓珂,祝忠明.我國大學機構(gòu)知識庫建設(shè)的模式選擇與實施策略.圖書館雜志,2009(8)：52-77

10 賴輝榮.破解機構(gòu)知識庫建設(shè)中資源收集難題之策略.國家圖書館學刊,2009(3)：59-61

11 項潔,洪筱盈.臺灣機構(gòu)典藏發(fā)展芻議.教育資料與圖書館館學(臺灣),2005(12)：173-189[2009-11-18].http：//joem ls.dils.tku.edu.tw/fulltext/43/43-2/173-190.pdf

12 Stevan Harnad,Tim B rody.Com paring the Impact of Open Access(OA)vs.Non-OA A rtic les in the Same Journals.D-Lib Magazine,2004,10(6).[2009-4-11].h ttp：//www.dlib.org/dlib/june04/harnad/06harnad.htm l.

13 Jou rnal Policies-Summary Statistics So Far.[2009-04-11].h ttp：//romeo.ep rin ts.org/stats.php.

14 阮一峰.談?wù)剟?chuàng)作公用許可證.[2009-11-18].http：//www.kuqin.com/law/20080425/7658.htm l

15 何林.美國機構(gòu)知識庫發(fā)展現(xiàn)狀對我國發(fā)展機構(gòu)知識庫的啟示.圖書館論壇,2008(3)：101-148

16 同8

17 同7

18 同11

19 David C.Prosser.The Next Information Revolu tion：H ow Open Access w ill Transform Scholarly Communications.[2009-11-18].http：//ep rints.rclis.org/archive/00003917/02/IYLIM_chapter.pdf

20 朱蓮花,劉春燕.日本機構(gòu)知識庫的構(gòu)建現(xiàn)狀研究.情報理論與實踐,2009(8)：125-128

21 同8

22 宛玲,蘇娜,厲志紅.大學機構(gòu)知識庫組織管理問題研究.圖書情報工作,2008(4)：97-99

23 機構(gòu)典藏計劃網(wǎng)站.[2009-11-18].http：//ir.org.tw/