探索重大活動(dòng)照片檔案的科學(xué)管理

□嵇秋紅

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各種政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、外事等重大活動(dòng)日益增多。重大活動(dòng)照片因其具有真實(shí)性、形象性和紀(jì)實(shí)性等特點(diǎn)而成為重大活動(dòng)檔案的重要組成部分。太倉(cāng)市圖片中心庫(kù)自2003年建立以來(lái)，擁有各類(lèi)照片6萬(wàn)多張，其中重大活動(dòng)照片近4萬(wàn)張，并探索建立起一個(gè)高速便捷的照片整理利用體系。本文結(jié)合太倉(cāng)市圖片中心庫(kù)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，以社會(huì)廣泛應(yīng)用的數(shù)碼照片為對(duì)象，對(duì)縣級(jí)市重大活動(dòng)照片檔案的管理模式進(jìn)行探討。

一、重大活動(dòng)照片檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

重大活動(dòng)照片檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育、衛(wèi)生、體育和外事等重大活動(dòng)，形成的具有保存和利用價(jià)值的照片，主要應(yīng)該包括以下幾方面：黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動(dòng)；省委、省人大、省政府、省政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)在本市的公務(wù)活動(dòng)；市委、市人大、市政府、市政協(xié)及市紀(jì)委召開(kāi)的全市性重要會(huì)議，如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)全會(huì)、市委全會(huì)和市紀(jì)委全會(huì)等；市委、市人大、市政府、市政協(xié)主要負(fù)責(zé)同志的重要公務(wù)活動(dòng)；國(guó)內(nèi)外知名人士在本市參加的具有重大影響的活動(dòng)；本市重大建設(shè)工程的奠基儀式、竣工落成典禮；在本市舉辦的國(guó)際性、全國(guó)性重要會(huì)議及具有重大影響的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、衛(wèi)生、體育等活動(dòng)；本市重大突發(fā)事件；其它重大活動(dòng)及事件。

因本文所探討的重大活動(dòng)照片檔案以數(shù)碼照片為主要載體，因此首先它具有其他數(shù)碼照片所共有的易被改動(dòng)、易被竊取、易于傳播、易于消失，以及必須依靠特定的設(shè)備和軟件才能讀取的特點(diǎn)。

其次從重大活動(dòng)照片形成的主體和內(nèi)容，以及各地在實(shí)際操作中的情況來(lái)看，它又具有一些獨(dú)有的特性。一是照片形成主體相對(duì)集中但管理不夠規(guī)范。重大活動(dòng)照片涉及的主要內(nèi)容是全市性的大型活動(dòng)，涉及的人物以各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為主，因此其歸屬及責(zé)任者主要是政府或相關(guān)職能部門(mén)，特別是外事接待部門(mén)、報(bào)社、臨時(shí)重大活動(dòng)組成機(jī)構(gòu)等，照片的形成主體相對(duì)比較集中。但由于缺乏一套相對(duì)完整而規(guī)范的管理制度，使得重大活動(dòng)照片檔案出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重、整理不規(guī)范等問(wèn)題。二是照片利用價(jià)值廣泛但檢索查閱、開(kāi)發(fā)利用較難。重大活動(dòng)照片通過(guò)形象、紀(jì)實(shí)的手段記錄下重大活動(dòng)的過(guò)程，是一種特殊載體的檔案，具有依據(jù)憑證作用和文獻(xiàn)史料價(jià)值，是社會(huì)各界進(jìn)行宣傳教育、回顧總結(jié)、編史修志的重要史料，更是領(lǐng)導(dǎo)決策、社會(huì)發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)借鑒的重要參考。但一旦數(shù)碼照片缺乏規(guī)范的整理，導(dǎo)致的將是查找和利用效率的直接降低，電腦中成千上萬(wàn)的數(shù)碼照片，讓搜索和尋找變得如同大海撈針一樣，開(kāi)發(fā)和利用更是無(wú)從下手。

二、重大活動(dòng)照片檔案的收集應(yīng)從“源頭”入手

重大活動(dòng)照片檔案的收集工作比其它類(lèi)別照片和傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的收集都要復(fù)雜，應(yīng)緊緊抓住照片產(chǎn)生的“源頭”，采取集中收集與捕捉信息隨時(shí)收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集、針對(duì)需求重點(diǎn)收集相結(jié)合，專(zhuān)題收集、利用收集與針對(duì)性收集、跟蹤收集相結(jié)合等多種方式，通過(guò)接收、征集、復(fù)制、購(gòu)買(mǎi)、捐贈(zèng)等多種手段，多渠道、多途徑地開(kāi)展重大活動(dòng)照片檔案的收集歸檔工作，以保證照片的完整和豐富。

1、以完善的制度管好“基本源頭”。各單位和職能部門(mén)是重大活動(dòng)照片檔案產(chǎn)生的最廣泛的源頭，他們組織或承辦的全市性活動(dòng)或具有重要影響的活動(dòng)，以及各條線領(lǐng)導(dǎo)的視察調(diào)研活動(dòng)是重大活動(dòng)照片檔案的重要內(nèi)容，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位重大活動(dòng)照片的管理指導(dǎo)和征集接收。根據(jù)各地實(shí)際情況，可制定和下發(fā)重大活動(dòng)檔案的實(shí)施意見(jiàn)、管理辦法等，明確各形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)重大活動(dòng)照片進(jìn)行收集、整理和移交。同時(shí)檔案部門(mén)要加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，在檔案執(zhí)法年檢中加大對(duì)重大活動(dòng)檔案的檢查指導(dǎo)力度，定期開(kāi)展重大活動(dòng)照片的征集接收工作。

2、以發(fā)展的眼光抓住“重點(diǎn)源頭”。因各單位和部門(mén)之間的職能不同，在產(chǎn)生重大活動(dòng)照片中，存在著量和質(zhì)的差異。政府接待部門(mén)、重大活動(dòng)或重大事件的臨時(shí)機(jī)構(gòu)、重要的經(jīng)濟(jì)、文化部門(mén)等是產(chǎn)生重大活動(dòng)照片的“重點(diǎn)源頭”。要通過(guò)溝通聯(lián)系、主動(dòng)介入、典型示范等方式加強(qiáng)對(duì)這些部門(mén)的重點(diǎn)指導(dǎo)和服務(wù)，要用發(fā)展的眼光及時(shí)抓住和調(diào)整“重點(diǎn)源頭”。太倉(cāng)市外事接待辦是太倉(cāng)市政府各項(xiàng)接待的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，在其工作中能積累大量的重大活動(dòng)照片。太倉(cāng)市檔案局通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、定點(diǎn)服務(wù)的形式，在其內(nèi)部形成了一套科室定期整理移交、檔案員及時(shí)匯總上傳的管理模式，科學(xué)完整地保存了接待過(guò)程中形成的大量重大活動(dòng)照片檔案。

3、以互利的合作贏取“直接源頭”。報(bào)社記者和一些攝影家是重大活動(dòng)照片的直接拍攝者，他們的照片因?qū)I(yè)性、完整性、紀(jì)實(shí)性等特點(diǎn)而更具競(jìng)爭(zhēng)力和價(jià)值，是重大活動(dòng)照片檔案的重要組成部分。檔案部門(mén)要通過(guò)各種方式積極爭(zhēng)取這種高質(zhì)量的照片，提高重大活動(dòng)照片檔案的利用價(jià)值。太倉(cāng)市檔案局以合作共贏為目的，與報(bào)社記者和一些攝影家簽訂了照片征集協(xié)議，明確了雙方在照片的版權(quán)所有和宣傳價(jià)值等方面的問(wèn)題，建立了長(zhǎng)期、穩(wěn)定的合作機(jī)制，為社會(huì)贏取了大量重要而豐富的照片檔案資源。

三、從實(shí)際出發(fā)，突破傳統(tǒng)照片檔案的整理模式

日益增長(zhǎng)的重大活動(dòng)照片檔案如何在整理和利用中做到方便快速、簡(jiǎn)單準(zhǔn)確呢？傳統(tǒng)的照片整理模式顯然無(wú)法滿足這個(gè)要求。太倉(cāng)市圖片中心庫(kù)以平均每年1萬(wàn)張照片的速度不斷壯大，如果按照傳統(tǒng)照片以“張”為單位的整理方法，那么在照片命名、目錄輸入、檢索利用中將消耗大量的人力和物力，并且很難達(dá)到科學(xué)管理的目的。太倉(cāng)市檔案局從實(shí)際出發(fā)，突破傳統(tǒng)照片檔案的整理模式，探索建立了以“活動(dòng)”為單位的整理利用模式，極大地提高了重大活動(dòng)照片檔案的管理成效。

1、以“活動(dòng)”為單位做好初步整理。首先以時(shí)間和活動(dòng)主題等要素為依據(jù)建立該項(xiàng)活動(dòng)照片的文件夾，持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)或主題較多的活動(dòng)盡量細(xì)化到單個(gè)簡(jiǎn)單活動(dòng)。同一個(gè)文件夾中若有兩個(gè)以上攝影者，應(yīng)該用批量重命名的形式區(qū)分?jǐn)z影者。其次對(duì)文件夾中的照片進(jìn)行鑒定，對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的照片應(yīng)該刪除，同一場(chǎng)景的多張照片選取最佳的1－2張歸檔，涉及重要活動(dòng)和重要人物的可以適當(dāng)多保留幾張。再次對(duì)有需要的照片進(jìn)行命名。突破每張照片都需要詳細(xì)命名的傳統(tǒng)觀念，挑選部分照片做簡(jiǎn)單的人物、地點(diǎn)、事情的注明，對(duì)于同一個(gè)文件夾中的同一個(gè)人物只需進(jìn)行一次命名，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)際友人等重要人物應(yīng)注明其職務(wù)，一些照片本身能清晰顯示活動(dòng)內(nèi)容的就無(wú)需命名了。這種以一個(gè)活動(dòng)為基本單位的挑選式命名法既快速方便，又簡(jiǎn)明扼要地注明了該活動(dòng)的基本信息，省去了傳統(tǒng)命名法中基本要素重復(fù)命名的繁復(fù)費(fèi)時(shí)。整個(gè)活動(dòng)文件夾的命名將在編制目錄時(shí)以實(shí)際檔號(hào)給定。

2、以“活動(dòng)”為單位編制目錄。利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)、PDE量子軟件、Excel表格等工具都可以進(jìn)行目錄編制。目錄編制同樣以一個(gè)活動(dòng)為基本單位，即一個(gè)活動(dòng)編制一條目錄的方式進(jìn)行，目錄中應(yīng)包含檔號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個(gè)基本要素。其中檔號(hào)編制采用年度分類(lèi)法，結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào)－目錄號(hào)－年度－流水號(hào)”，確定后要將這個(gè)檔號(hào)作為該項(xiàng)活動(dòng)文件夾的命名；題名的編寫(xiě)非常重要，要全面準(zhǔn)確、直觀清楚地反映該項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、主題、地點(diǎn)等基本要素，便于準(zhǔn)確檢索。另外針對(duì)重大活動(dòng)照片的特點(diǎn)，突出以人為本的理念，在目錄編制中增加了“主要人員”這一基本要素，將該項(xiàng)活動(dòng)中出現(xiàn)的市四套班子以上領(lǐng)導(dǎo)及重要人物編寫(xiě)進(jìn)去。當(dāng)檢索太倉(cāng)市委書(shū)記“浦榮皋”這一關(guān)鍵詞時(shí)，所有“浦榮皋”參加的活動(dòng)將全部顯示出來(lái)，通過(guò)這種目錄編制法所檢索得到的目錄條數(shù)要大大地少于傳統(tǒng)以張為單位編制目錄而得到的條數(shù)，檢索出來(lái)的結(jié)果更加清晰明了，不會(huì)出現(xiàn)魚(yú)目混珠、茫然一片的現(xiàn)象。

3、以“活動(dòng)”為單位掛接原文。將已經(jīng)以檔號(hào)命名的文件夾掛接至相對(duì)應(yīng)的目錄下，當(dāng)檢索至該條目錄需要查看原文時(shí)，通過(guò)點(diǎn)擊即可打開(kāi)該項(xiàng)活動(dòng)的文件夾，顯示全部照片。太倉(cāng)市檔案局利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)將全部重大活動(dòng)照片進(jìn)行原文掛接，極大地提高了檢索利用的效率。例如市委宣傳部想查找歷年太倉(cāng)舉辦航海節(jié)活動(dòng)的照片，利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)檢索“航?！?，立即會(huì)出現(xiàn)“2004年第二屆鄭和航海節(jié)文藝晚會(huì)”、“2005年第三屆鄭和航海節(jié)開(kāi)幕式”、“2008年中國(guó)航海日黑龍江黑河采水儀式”、“2008鄭和與航海國(guó)際論壇”等相關(guān)目錄，通過(guò)點(diǎn)擊即可出現(xiàn)該條目錄的原文管理頁(yè)面，包括照片的縮略圖、文件名、文件大小、查看原文等要素，市委宣傳部便可根據(jù)需要選擇活動(dòng)主題，挑選理想的照片。

四、重大活動(dòng)照片檔案管理中應(yīng)注意的其它問(wèn)題

重大活動(dòng)照片檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)管理后，可以大大提高服務(wù)利用效率。檔案部門(mén)要充分挖掘這一資源優(yōu)勢(shì)，做好重大活動(dòng)照片檔案的開(kāi)發(fā)利用。

太倉(cāng)市檔案局通過(guò)建立重大活動(dòng)照片檔案專(zhuān)題庫(kù)，為鄭和航海節(jié)紀(jì)念活動(dòng)、全國(guó)文明城市創(chuàng)建、科學(xué)發(fā)展觀學(xué)習(xí)等全市重大活動(dòng)提供服務(wù)利用；在太倉(cāng)檔案信息網(wǎng)圖片中心專(zhuān)欄中定期展出重大活動(dòng)照片，同時(shí)編輯出版《長(zhǎng)江第一港》、《太倉(cāng)民營(yíng)企業(yè)》等宣傳冊(cè)，為招商引資、推介太倉(cāng)提供生動(dòng)素材；建立各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察太倉(cāng)、市四套班子領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，定期制作市領(lǐng)導(dǎo)工作照片集、光盤(pán)冊(cè)等贈(zèng)送領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

重大活動(dòng)照片檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)管理后，也給檔案的安全保密工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。檔案部門(mén)在用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)，要充分考慮到系統(tǒng)的先進(jìn)性、穩(wěn)定性和安全性。要采取相應(yīng)的軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)安全保護(hù)措施，設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼和登錄權(quán)限等，并且建立完善的管理制度，嚴(yán)格整理移交、查閱利用等各項(xiàng)手續(xù)。要建立完備的數(shù)字化照片檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，提供適合光、磁介質(zhì)保存的庫(kù)房及工作條件，防止因系統(tǒng)故障或載體保存不善造成檔案影像信息丟失。同時(shí)為徹底消除數(shù)碼照片保管的不安全因素，對(duì)于一些重要照片還是應(yīng)該采取異質(zhì)保存的方式，通過(guò)沖印紙質(zhì)照片來(lái)進(jìn)行歸檔保存。