淺談古樹名木檔案的管理和開發(fā)利用

□吳文鳳 丁昌云

《泰州市市區(qū)古樹名木保護管理辦法》第三、四條規(guī)定，市區(qū)百年以上樹齡的樹木、稀有珍貴樹木、具有歷史價值和紀念意義的樹木均屬古樹名木。古樹名木分為一級和二級。樹齡在300年以上或者特別珍貴稀有，具有重要歷史價值、紀念意義和重要科研價值的古樹名木為一級古樹名木，其余為二級古樹名木。

古樹名木普查建檔的主要目的：搞清古樹名木資源總量、種類、分布狀況，管護中的經(jīng)驗和存在問題；古樹名木在生態(tài)、科研、人文、地理、旅游諸方面的價值；為制訂古樹名木保護措施提供科學依據(jù)。古樹名木對于當?shù)貥浞N規(guī)劃具有很好的參考價值，常被稱作綠色活文物、活化石、活檔案。因此保護好、管理好、利用好古樹名木檔案資料，對于今后開展古樹名木保護工作以及提高城市綠化環(huán)境的質量具有十分重要的意義。

一、泰州市古樹名木檔案管理和開發(fā)利用現(xiàn)狀

（一）建檔及利用情況

2006年泰州市園林綠化管理局組織專業(yè)人員對市區(qū)范圍內進行古樹名木大普查。普查工作結束后，根據(jù)《全國古樹名木普查建檔技術規(guī)定》，我們?yōu)槌菂^(qū)古樹名木統(tǒng)一進行了編號、建檔。古樹名木實行一樹一檔管理。我們將每株樹的原始調查資料，如每木調查表、古樹名木樹種鑒定表，日常管理工作中形成的生長記錄、病蟲害防治記錄、更新復壯記錄、養(yǎng)護責任狀等進行了分類、排序、編目，集中裝入一個檔案盒內存檔。同時將業(yè)務科室提供的古樹名木照片，編寫文字說明，按照拍攝時間存入相冊內,建立了古樹名木照片檔案。目前,城區(qū)古樹名木的紙質檔案和照片檔案都是手工管理，古樹名木檔案的利用僅僅局限于為管理部門制訂保護計劃提供依據(jù)和參考。

（二）存在的問題

1、古樹名木資料整理不夠科學規(guī)范

由于古樹名木保護經(jīng)費不足，相關責任人進修學習的機會少，因而缺乏相關學科知識以及古樹名木建檔意識，原始材料的收集不全面，所記錄的古樹名木生長和保護信息不夠全面，古樹名木檔案整理不夠規(guī)范，存在諸多缺陷和錯漏情況，給利用工作帶來很多不便。

2、古樹名木檔案管理水平低

我市城區(qū)古樹名木檔案工作還沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，沒有利用現(xiàn)代化技術開發(fā)古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫，也沒有建立相關的網(wǎng)站，因而利用水平低，利用人次少。隨著古樹名木資料不斷增加，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)手工操作管理費時費力、易出差錯的弊端顯得尤為突出，另一方面古樹名木檔案只能滿足部門內部的查閱需求，并不能夠為其他需要了解古樹名木情況的相關單位及社會公眾提供服務，檔案利用價值得不到充分發(fā)揮。

二、古樹名木檔案管理和開發(fā)利用思路

（一）做好古樹名木資料的收集

1、認真做好古樹名木信息采集登記工作

專業(yè)人員在進行信息采集時，必須逐段逐株進行實地調查實測。每株古樹名木都要做好樹種、詳細位置、樹齡、樹高、胸圍（地圍）、冠幅、生長勢、立地條件、權屬、傳說記載的信息采集工作。同時采用數(shù)碼相機對古樹名木的外觀形態(tài)進行拍照，較高大的樹木可采用攝像，要求至少是一株一照。對于古樹群的古樹，則要求從三個不同角度整體進行拍攝，不單株拍照。對于奇特怪異木,則要盡量體現(xiàn)其“奇”、“怪”的特色。

2、加強日常管理資料的收集工作

古樹名木日常資料主要有巡查和保護記錄。業(yè)務科室在進行跟蹤管理古樹名木時，相關人員要細心做好以下工作：

一是每株古樹名木都要分開記錄生長情況和保護狀況。生長記錄要詳細記載時間、健康狀況，如果發(fā)生異常情況（病蟲害、長勢衰弱等）要注明原因分析等。

二是開展保護工作，要注意記錄和拍攝保護工作開展前后的古樹的生長狀況。照片需注明古樹的編號、拍攝時間，為拍攝背景編寫文字說明，存于計算機內。

（二）加強古樹名木資料的整理

做好古樹名木檔案的系統(tǒng)整理,是發(fā)揮古樹名木檔案作用的一項前提工作，是整個古樹名木檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。為便于今后利用，管理人員在進行古樹名木資料整理時，應按照一樹一檔整理要求，將每棵古樹名木日常養(yǎng)護中形成的生長和保護資料，進行分類、整理、排序、編目，形成完整的古樹名木檔案。

1、古樹名木紙質檔案的整理

古樹名木資料的歸檔工作與人事檔案相似，每株古樹名木的資料獨立整理成卷，單獨裝入一個檔案盒內保管。以后管理工作中逐年形成的古樹名木生長、保護和利用方面的資料，按照時間先后排序，從上至下放置到各自的檔案盒內，對古樹名木檔案進行補充，形成完整的古樹名木檔案。每棵古樹名木的檔案包含以下三個方面的內容：

一是該古樹名木的基本信息。如樹名、編號、科屬（種）、樹齡、生長地點、干徑或冠幅、傳說記載等；

二是該古樹名木的生長記錄。管理人員在跟蹤養(yǎng)護時及時記錄的該古樹名木的生長狀況；

三是管理單位針對該古樹名木開展的一系列保護措施記錄。如治蟲、修剪、松土、施肥、疏果、增加防護欄等，以及實施保護工作后該古樹名木狀況記錄和照片，照片編寫情況說明應與保護文字記錄相一致。

古樹名木紙質檔案保管過程中要注意防霉變、防潮、防火、防塵、防蟲蛀鼠咬，確保檔案的安全完整。

2、古樹名木照片檔案的整理

古樹名木照片檔案的整理以單株為單位整理歸檔，照片檔案編號要與古樹名木編號相一致。照片的附帶說明文字一定要在收集時同時錄入或附上，并按株分類歸檔。同時建立古樹名木照片（數(shù)碼圖像）的目錄索引，便于以后查找使用。另外，由于照片檔案制成材料的特殊性，它的保管比其他檔案要求更高。在保管中應注意以下三點：

一是做好古樹名木照片、底片、光盤入庫前的檢查，嚴格把好照片檔案入庫關，對已洗好的照片進行分株分類裝訂成冊，對已在庫內的照片檔案應進行定期檢查。

二是采用良好的檔案裝具。古樹名木照片裝冊后應立即放在箱柜中，底片、光盤要裝進特制的底片袋、光盤盒。且確保檔案裝具溫濕度環(huán)境符合照片檔案保存要求。

三是古樹名木紙質照片要確保永久的珍藏，檔案人員在照片的收集歸檔時，最好先掃描儲存在電腦，待數(shù)量適宜時刻錄到光盤一式三套進行存儲。這樣既有利于古樹名木照片資料的安全保管，也方便以后查找利用。

（三）加強古樹名木檔案資料的開發(fā)利用工作

古樹名木檔案的利用，是將靜態(tài)的古樹名木檔案信息通過多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為開展古樹名木保護工作,為地方的歷史文化、教育和科研服務。就目前而言,古樹名木檔案資料的開發(fā)利用工作，可從以下幾個途徑進行：

1、建立古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫

古樹名木檔案管理工作要適應時代的發(fā)展，應用先進的計算機技術,建立完整的古樹名木信息數(shù)據(jù)庫,為管理部門和相關單位查詢、利用古樹名木檔案開辟一條便捷的渠道。

創(chuàng)建古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫，首先要求管理單位加大投入，將檔案現(xiàn)代化管理需求的硬件設施如計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等配置到位。其次要借助檔案管理系統(tǒng)軟件對古樹名木檔案信息進行目錄或全文管理。

通過建立古樹名木信息數(shù)據(jù)庫，利用者可直接通過古樹名木檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能找到所需的古樹名木檔案信息，這樣可節(jié)省大量的調卷時間，達到最佳的檔案利用服務效果。

2、建設古樹名木檔案信息網(wǎng)

古樹名木管理部門還可以古樹名木為主題,以需要了解古樹名木情況的相關單位及社會公眾為利用對象，建立古樹名木的專門網(wǎng)站。在網(wǎng)上發(fā)布古樹名木信息簡介、利用指南、法律法規(guī)和保護動態(tài)等，既方便用戶直接在網(wǎng)上進行檢索，同時也能讓廣大老百姓了解和參與古樹名木的保護工作，從而進一步引起全社會對古樹名木保護的關注，更好地為城市綠化和經(jīng)濟建設服務。

3、開展古樹名木檔案編研工作

古樹名木管理部門可以將本市范圍內的古樹名木文字、圖片資料和相關法律法規(guī)，兼顧本市歷史名人、古跡和民間傳說進行集中整理，通過編研、加工，編纂高質量的以圖為主、圖文并茂的集藝術性、知識性、觀賞性和趣味性于一體的《古樹名木匯編》，同時也可以根據(jù)不同的利用對象編制《古樹名木保護匯編》、《古樹名木知識匯編》等。開展古樹名木檔案編研工作有利于對古樹名木的宣傳和保護，有利于喚起人們的綠色意識、環(huán)保意識和生態(tài)意識。同時也為專家學者和后人研究本地的林業(yè)物種、氣候變化等提供重要資料。

此外，做好古樹名木檔案的管理和開發(fā)利用工作，還需要進一步提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質。加強管理人員在計算機應用、數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、古樹名木專業(yè)知識等方面的學習和培訓，注意學科專業(yè)的交叉互補，讓檔案管理人員既懂得檔案信息管理，又能掌握相關的古樹名木專業(yè)知識，切實將業(yè)務檔案工作抓出實效。

總之，隨著科學技術的發(fā)展，整個社會的網(wǎng)絡化、信息化程度不斷提高，原有的古樹名木檔案信息已經(jīng)遠遠不能滿足人們的需求。作為檔案管理人員，必須順應時代的潮流，轉變觀念，強化信息意識，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，積極開發(fā)古樹名木檔案信息資源，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供更有效的服務。